Le urgenze e le sollecitazioni non smettono di moltiplicarsi per i quadri e per i dirigenti d’impresa. Saper definire i propri compiti in funzione del loro grado d’importanza per utilizzare al meglio le proprie risorse è diventata quindi una priorità.
Il concetto di ʺprioritàʺ è entrato in modo dirompente nel vocabolario quotidiano di dirigenti e manager. Dovendo far fronte a una quantità di compiti sempre crescente e a un flusso d’informazioni divenuto incessante, in particolare a causa del moltiplicarsi dei canali di comunicazione (e-mail, messaggistica del tipo di WhatsApp, telefono, riunioni online), come porre delle gerarchie ai diversi compiti da compiere? Come attenersi alla propria agenda? Cinque consigli pratici da applicare nel quotidiano.
1. Stimare correttamente il proprio tempo
Prevedere un’ora per svolgere un compito che ne richiede due, ecco una delle cattive abitudini da correggere secondo Fabienne Revillard. Coach, formatrice e ʺbusiness mentorʺ presso lo studio AAA+ di Ginevra, raccomanda di definire la proprie priorità per iscritto e di verificare in seguito se il tempo stimato per ogni missione fosse effettivamente realistico. ʺL’obbiettivo è di regolarsi se necessario per migliorare la propria organizzazione – per esempio delegando alcune missioni che non potranno essere realizzate a causa delle tempistiche – e guadagnare rapidamente del tempo.ʺ
2. Definire degli obbiettivi limitati
L’accumulo di compiti diviene talvolta una montagna invalicabile che può generare timori e la tendenza a procrastinare. Per poter contrastare queste difficoltà Fabienne Revillard incoraggia la sua clientela a ʺiniziare solamente col leggere le prime righe dell’incarto messo da parte. Quando il compito ha inizio, i timori si diradano.ʺ Un altro modo di sormontare questo problema consiste nel concentrarsi e mantenere l’attenzione su di un solo vero obbiettivo da raggiungere nel corso della propria giornata, consiglia Christian Sartorius, coach e consulente presso la società Servus a Rüti (ZH): ʺprendersi tra i cinque e i sette minuti prima di rientrare a casa per definire quale sarà la missione principale del giorno successivo può rivelarsi liberatorio. Ciò permette di assumere il controllo della propria agenda, invece che di subirla.ʺ
3. Rinunciare a esigere la perfezione
Di fronte a una domanda urgente della direzione o a una telefonata inattesa da parte di un cliente, anche un’agenda ben ripartita non garantisce sempre di poter svolgere tutti i compiti secondo il livello di esigenza definito in partenza. Christian Sartorius sottolinea in questo caso l’importanza di non ostinarsi a voler andare oltre ciò che è realisticamente possibile fare, col rischio di scoraggiarsi progressivamente. ʺSi tratta di fare bene secondo quanto è necessario, piuttosto che di fare il meglio possibile, consiglia. Apprendere costantemente dalle proprie esperienze e rallegrarsi delle proprie vittorie.ʺ
4. Servirsi di strumenti di analisi e di gestione del tempo
Disponibili ormai in formato digitale, i principi fondamentali di analisi e di gestione del tempo definiti per esempio nella matrice di Eisenhower (vedi riquadro) sono rimasti gli stessi dalla loro creazione. Christian Sartorius rimanda alle diverse applicazioni digitali che esistono sul mercato, come ad esempio Trello. Disponibile in francese, tedesco, italiano e inglese, permette di visualizzare i compiti da portare a termine, in corso e terminati. ʺQuesto tipo di strumento è molto utile in particolare per non perdere il filo quando un compito viene interrotto da un imprevisto.ʺ
5. Preservare le energie e la propria capacità di resilienza
Una fonte di perdita di energia è il tempo passato a rimandare i compiti più ingrati, secondo Fabienne Revillard. ʺConsiglio di affrontare i compiti l’uno dopo l’altro, senza giudizi di valoreʺ. La specialista invita inoltre a concedersi delle pause di dieci minuti ogni ora al fine di prevenire lo sfinimento del cervello. ʺPiù la pressione aumenta, più la nostra capacità di resilienza diminuisce, aggiunge Christian Sartorius. È fondamentale potersi concedere dei momenti per prendersi cura di sé e rifocillarsi quotidianamente: alzarsi 15 minuti più presto per leggere, fare una passeggiata alla fine della giornata…Non avere tempo per le proprie attività può essere pericoloso per la salute a lungo termine e non è dunque un’opzione percorribile.ʺ
Informazione
Sul tema
Guadagnare chiarezza grazie alla matrice di Eisenhower
Ispirato dalle dichiarazioni del 34esimo presidente degli Stati Uniti Dwight David Eisenhower, questo strumento si basa su due assi principali: l’importanza e l’urgenza.
Ripartiti in quattro zone, i compiti da realizzare dovranno essere
- Trattati immediatamente (importanti + urgenti),
Esempio: telefonare a un cliente che ha chiesto di essere richiamato in relazione alla conclusione di un contratto.
- Delegati (non importanti + urgenti),
Esempio: redigere un verbale da inviare direttamente dopo una riunione (possibile delegare a un collaboratore)
- Trattati più tardi (importanti + non urgenti),
Esempio: presentare un progetto di revisione del sistema informatico dell’impresa prima della fine del mese (con l’avvicinarsi della scadenza, il compito può passare nella categoria urgente).
- Eliminati (non importanti + non urgenti).
I compiti classificati come importanti conferiscono un valore aggiunto ai progetti da realizzare e sono essenziali alla progressione degli obbiettivi di chi utilizza la matrice. I compiti urgenti sono definiti dai propri termini di scadenza e concernono molto spesso gli obbiettivi di un'altra persona.
Fonte: Prioriser les tâches: Fixer les priorités avec la matrice d’Eisenhower (Article Weka.ch, 22 juin 2020)
Ultima modifica 03.08.2022
