Fünf Tipps, um seine Aufgaben zu priorisieren und sich daran zu halten

Führungskräfte und CEOs werden ständig mit neuen dringenden Problemen konfrontiert und müssen auf eine Vielzahl von Anfragen reagieren. Seine Aufgaben nach Wichtigkeit ordnen zu können, um seine Ressourcen bestmöglich zu nutzen, ist daher selbst zu einer Priorität geworden.

Eine Person trägt Termine in ihren Kalender ein.

Manchmal muss man Prioritäten setzen – was im Privaten gern mit einem Augenzwinkern gesagt wird, kann für den Erfolg eines Unternehmens und die Zufriedenheit von Führungskräften eine massgebliche Rolle spielen. Doch wie soll man angesichts der Vielzahl von Aufgaben und eines unaufhörlichen Informationsflusses, besonders aufgrund der vielen unterschiedlichen Kommunikationskanäle (E-Mails, Messengerdienste wie WhatsApp, Telefon, Online-Meetings) all die Dinge, die zu tun sind, in eine sinnvolle Rangfolge bringen? Und wie schafft man es, seinen Zeitplan einzuhalten? Fünf praktische Tipps für den Alltag.

1. Die verfügbare Zeit realistisch einschätzen

Eine Stunde für eine Aufgabe einzuplanen, die eigentlich zwei Stunden dauert, ist eine der schlechten Angewohnheiten, die man laut Fabienne Revillard unbedingt ablegen sollte. Sie arbeitet in Genf bei der Agentur AAA+ als Coach, Seminarleiterin und Business-Mentorin und empfiehlt, die eigenen Prioritäten schriftlich festzuhalten und später zu überprüfen, ob die für eine einzelne Aufgabe angesetzte Zeit auch realistisch war. "Das Ziel ist, bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen, um sich langfristig besser zu organisieren – indem man beispielsweise bestimmte Aufgaben, die mit diesem geschätzten Zeitaufwand nicht zu bewältigen sind, delegiert – und damit rasch Zeit zu sparen."

2. Sich kleine Ziele setzen

Wenn sich immer mehr Aufgaben anhäufen, scheinen sie manchmal zu einem unüberwindlichen Berg anzuwachsen, was zu Ängsten und zu einem Hang zum Aufschieben bzw. "Prokrastinieren" führen kann. Um diese Schwierigkeiten zu überwinden, rät Fabienne Revillard ihren Klienten, sie sollten "zunächst nur die ersten Zeilen der beiseitegelegten Unterlagen lesen. Wenn man erst einmal mit einer Aufgabe begonnen hat, lässt die Angst nach." Eine andere Möglichkeit, mit diesem Problem umzugehen, besteht darin, konzentriert zu bleiben, indem man sich für den jeweiligen Tag nur ein wirklich wichtiges Ziel setzt, das es zu erreichen gilt, empfiehlt Christian Sartorius, Coach und Berater bei der Servus GmbH in Rüti (ZH): "Sich vor dem Heimweg fünf bis sieben Minuten Zeit zu nehmen, um festzulegen, welche Aufgabe für den nächsten Tag am wichtigsten sein wird, kann eine befreiende Wirkung haben. So kann man selbst die Kontrolle über seinen Terminplan erlangen, anstatt sich von ihm steuern zu lassen."

3. Sich vom Perfektionismus verabschieden

Bei einer dringenden Bitte der Geschäftsführung oder einem unerwarteten Anruf eines Kunden kann selbst ein perfekt erstellter Zeitplan nicht garantieren, dass man bei allen Aufgaben dem ursprünglich festgelegten Anspruch gerecht wird. Christian Sartorius betont dabei, wie wichtig es ist, nicht darauf zu beharren, mehr machen zu wollen als das, was realistisch möglich ist, da man sonst nach und nach frustriert wird. "Man sollte alles so gut wie nötig und nicht so gut wie möglich machen", lautet sein Rat. "Es geht darum, beständig aus seinen Erfahrungen zu lernen und sich über die Erfolge zu freuen."

4. Analyse- und Zeitmanagement-Tools nutzen

Heute machen digitale Formate vieles leichter, doch die Grundprinzipien des Zeitmanagements, die beispielsweise der Eisenhower-Matrix (s. Infokasten) zugrundeliegen, sind seit ihrer Erfindung gleich geblieben. Christian Sartorius verweist auf die verschiedenen Apps, die derzeit auf dem Markt sind, beispielsweise Trello. Die App ist auf Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch verfügbar und dient unter anderem dazu, sich die Aufgaben anzeigen zu lassen, die noch ausstehen, in Bearbeitung oder abgeschlossen sind. "Solche Tools sind sehr nützlich, besonders um nicht den Faden zu verlieren, wenn eine Aufgabe durch ein unvorhergesehenes Ereignis unterbrochen wurde."

5. Energie und Resilienzfähigkeit aufrechterhalten

Ein typischer Energiefresser ist die Zeit, die man damit verbringt, unliebsame Aufgaben auf später zu verschieben, weiss Fabienne Revillard. "Ich empfehle, eine Aufgabe nach der anderen abzuarbeiten, ohne eine Wertung vorzunehmen." Die Expertin rät auch dazu, sich pro Stunde zehn Minuten Pause zu genehmigen, damit das Gehirn nicht zu schnell erschöpft ist. "Je höher der Druck ist, desto mehr sinkt unsere Resilienzfähigkeit", fügt Christian Sartorius hinzu. "Es ist unheimlich wichtig, dass man im Alltag Zeitfenster einplant, in denen man sich um sich kümmert und die Batterien wieder auflädt: 15 Minuten früher aufstehen, um zu lesen, ein Spaziergang zum Feierabend ... Keine Zeit für solche Aktivitäten zu haben, kann langfristig schädlich für die Gesundheit sein und ist daher keine Option."


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Zum Thema

Mehr Klarheit mit der Eisenhower-Matrix

Das Instrument, das von den Erklärungen des 34. Präsidenten der USA, Dwight David Eisenhower inspiriert ist, beruht auf zwei Hauptachsen: Wichtigkeit und Dringlichkeit.

Die Aufgaben werden so auf vier Felder verteilt, sodass sich für ihre Bearbeitung vier Varianten ergeben:

  • Sofort bearbeiten (wichtig + dringlich),

Beispiel: Einen Kunden anrufen, der im Rahmen eines Vertragsschlusses um Rückruf gebeten hat.

  • Delegieren (nicht wichtig + dringlich),

Bsp.: Ein Protokoll schreiben, das direkt nach einer Sitzung verschickt werden soll (kann an einen Mitarbeiter delegiert werden)

  • Später bearbeiten (wichtig + nicht dringlich),

Bsp.: Bis Ende des Monats einen Entwurf für die Umstrukturierung des IT-Systems der Firma vorlegen (wenn das Datum näher rückt, kann die Aufgabe in die Kategorie "dringlich" aufrücken).

  • Streichen (nicht wichtig + nicht dringlich).

Die als wichtig eingestuften Aufgaben bringen den geplanten Projekten einen Mehrwert und sind entscheidend für die eigenen Ziele der Person, die sich auf diese Matrix stützt. Die dringlichen Aufgaben werden aufgrund ihrer Bearbeitungsfrist als solche definiert und haben sehr häufig mit den Zielen einer anderen Person zu tun.

Quelle: Zeitplanung: Priorisieren mit der Eisenhower-Matrix (Artikel auf weka.ch, 20.10.2022)

Letzte Änderung 03.08.2022

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