Les urgences et les sollicitations ne cessent de se multiplier pour les cadres et dirigeants d’entreprises. Savoir définir ses tâches en fonction de leur degré d’importance pour utiliser au mieux ses ressources est ainsi devenu une priorité.
Qualifié de barbarisme par l’Académie française en 2018, le terme "prioriser" semble toutefois être entré dans le langage courant. Face à des tâches toujours plus nombreuses et à un flux d’informations devenu incessant, notamment en raison de la multiplication des canaux de communication (e-mails, messagerie de type WhatsApp, téléphone, réunions en ligne), comment hiérarchiser les différentes missions à accomplir? Comment se tenir à son calendrier? Cinq conseils pratiques à appliquer au quotidien.
1. Estimer son temps avec justesse
Prévoir une heure pour effectuer une tâche qui en demande deux, voici l’une des mauvaises habitudes à corriger selon Fabienne Revillard. Coach, formatrice et "business mentor" au sein du cabinet AAA+ à Genève, elle recommande de définir ses priorités à l’écrit et de vérifier ensuite si le temps estimé pour chaque mission était effectivement réaliste. "L’objectif est de réajuster si nécessaire, pour améliorer son organisation – en déléguant par exemple certaines missions qui ne pourront être effectuées au vu de cette estimation – et gagner rapidement du temps."
2. Définir de petits objectifs
L’accumulation des tâches s’apparente parfois à une montagne infranchissable, qui peut générer de l’appréhension et une tendance à procrastiner. Afin de contrer ces difficultés, Fabienne Revillard encourage sa clientèle à "ne lire tout d’abord que les premières lignes des dossiers mis de côté. Lorsque la tâche est commencée, l’appréhension tombe." Une autre façon de surmonter ce problème consiste à rester concentré en ne se fixant que sur un seul véritable objectif à atteindre au cours de sa journée, préconise Christian Sartorius, coach et conseiller au sein de la société Servus à Rüti (ZH): "prendre cinq à sept minutes avant de rentrer chez soi pour définir quelle sera la mission principale du lendemain peut se révéler libérateur. Ceci permet de prendre le contrôle de son calendrier, plutôt que de le subir."
3. Renoncer à l’exigence de perfection
Face à une demande urgente de la direction, un téléphone inattendu d’un client, même un calendrier parfaitement établi ne garantit pas toujours de pouvoir accomplir toutes les tâches selon le degré d’exigence fixé au départ. Christian Sartorius souligne ici l’importance de ne pas s’obstiner à vouloir aller au-delà de ce qu’il est réellement possible de faire, au risque de se décourager progressivement. "Il s’agit de faire aussi bien que nécessaire, plutôt qu’aussi bien que possible, préconise-t-il. Apprendre continuellement de ses expériences, et se réjouir de ses victoires."
4. Se servir des outils d’analyse et de gestion du temps
Déclinés aujourd’hui dans des formats digitalisés, les principes fondamentaux d’analyse et de gestion du temps tels qu’ils ont par exemple été définis dans la matrice d’Eisenhower (lire en encadré) sont restés les mêmes depuis leur création. Christian Sartorius renvoie aux différentes applications numériques existant sur le marché, par exemple Trello. Disponible en français, allemand, italien et anglais, elle permet de visualiser les tâches à faire, en cours et terminées. "Ce type d’outils est très utile notamment pour ne pas perdre le fil lorsqu’une tâche a été interrompue par un imprévu."
5. Préserver son énergie et sa capacité de résilience
Une source de perte d’énergie est le temps passé à repousser les tâches plus ingrates, selon Fabienne Revillard. "Je conseille de prendre les tâches les unes après les autres, sans jugement de valeur." La spécialiste invite aussi à s’accorder des pauses de dix minutes par heure afin de prévenir l’épuisement du cerveau. "Plus la pression augmente, plus notre capacité de résilience baisse, ajoute Christian Sartorius. Il est fondamental de pouvoir s’aménager des plages pour prendre soin de soi et se ressourcer au quotidien: se lever 15 minutes plus tôt pour lire, aller se balader en fin de journée… Ne pas avoir de temps pour ces activités peut être dangereux pour la santé à long terme et n’est donc pas une option viable."
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Gagner en clarté grâce à la matrice d’Eisenhower
Inspiré par les déclarations du 34e président des Etats-Unis, Dwight David Eisenhower, l’outil repose sur deux axes principaux: l’importance et l’urgence.
Réparties en quatre zones, les tâches à réaliser devront être:
- soit traitées immédiatement (importantes + urgentes),
Exemple: téléphoner à un client qui a demandé à être rappelé dans le cadre de la conclusion d’un contrat.
- soit déléguées (non-importantes + urgentes),
Ex: rédiger un procès-verbal à envoyer directement après une séance (possible de déléguer à un collaborateur)
- soit traitées plus tard (importantes + non urgentes),
Ex: présenter un projet de restructuration du système informatique de l’entreprise avant la fin du mois (à l’approche de la date de rendu, la tâche peut passer dans la catégorie urgente).
- soit supprimées (non importantes + non urgentes).
Les tâches classées comme importantes apportent une valeur ajoutée aux projets à réaliser et sont essentielles à la progression des propres objectifs de celui ou celle qui utilise la matrice. Les tâches urgentes se définissent par leur délai de traitement, et concernent très souvent les objectifs d’une autre personne.
Source: Prioriser les tâches: Fixer les priorités avec la matrice d’Eisenhower (Article Weka.ch, 22 juin 2020)
Dernière modification 03.08.2022
