Qu’ils aient lieu en début ou en fin d’année, les entretiens individuels restent un moment d’échange indispensable au sein des entreprises. Deux experts livrent leurs conseils.
C’est un incontournable au sein des entreprises: l’entretien de fin d’année. Ce moment d’évaluation et de partage permet à l’employeur et à ses collaborateurs d’effectuer une rétrospective de l’année écoulée et de définir les objectifs à atteindre pour l’an prochain. Afin d’être menées dans les meilleures conditions possibles, ces discussions doivent toutefois être préparées consciencieusement. "Il ne s’agit pas de planifier ces rencontres juste par principe, insiste Dörte Resch, directrice de l’Institut de recherche et de développement de la coopération à la FHNW, la Haute école spécialisée du Nord-Ouest de la Suisse. Chaque entreprise devrait réfléchir aux raisons qui la poussent à organiser un entretien, et ce pour chacun de leurs employés."
Habituellement, ces rencontres sont intégrées dans un processus de gestion des performances. Il est donc important de déterminer à l'avance la stratégie afin de spécifier les compétences attendues des collaborateurs et les indicateurs permettant leur évaluation. Les objectifs de l'entreprise, de l'équipe et de l'individu ainsi que la manière dont ce processus doit être organisé devront également être définis en amont. "Il s'agit d'évaluer la satisfaction de l’employé par rapport au cadre, aux supérieurs, à la culture d'équipe et aux tâches, précise Matthias Mölleney, fondateur de peopleXpert et directeur du Centre de management en ressources humaines et leadership à la Haute école d’économie de Zurich (HWZ). Cette démarche permet de créer les conditions nécessaires à un développement réciproque".
Satisfaction de l’employé
Au-delà de l’évaluation des performances passées et de la détermination des objectifs futurs, l’entretien de fin ou de début d’année représente également un moment idéal pour l’employeur de connaître les revendications éventuelles de ses collaborateurs. Les salariés doivent ainsi s’impliquer et réfléchir à la manière dont ils ont vécu l'année précédente. Ils peuvent faire le point sur leurs performances et les objectifs qu'ils s’étaient fixés, tout en réfléchissant aux évolutions visées pour l'année à venir.
Pour Dörte Resch: "L’employeur devrait toujours se demander comment ses équipes se sentent et quelles thématiques les préoccupent. L’entretien permet d’échanger mutuellement et de mesurer la satisfaction générale de la situation de travail. L’atmosphère doit donc toujours rester ouverte, afin que les participants puissent aborder et exprimer les thèmes qui leur tiennent à cœur."
La tâche de l’employeur consiste ainsi à ouvrir le dialogue et permettre un véritable échange. "Une attitude constructive et de soutien est importante, confirme Matthias Mölleney. Il ne s'agit pas de régler ses comptes mais de trouver l’équilibre entre le fait d’exiger et d’encourager. Un chef d’équipe devrait s'inspirer des trois principes suivants: respect, confiance et estime. Le collaborateur mérite le même respect que celui que l'on attend de lui. La confiance constitue le capital le plus important dans une équipe et doit absolument se trouver au centre du travail de direction."
L’importance des entretiens réguliers
Bien que ces rencontres aient habituellement lieu une fois par an, il n’est pas nécessaire de s’en contenter. Un employeur aura même intérêt à prévoir une série d’évaluations tout au long de l’année. "Les entretiens de fin d'année devraient être les plus ennuyeux de tous, pointe Matthias Mölleney. Un supérieur et un collaborateur qui débriefent régulièrement sur les performances et les réalisations n’auront en effet pas de surprise quant au contenu de cette rencontre annuelle. En d'autres termes, si les employés se trouvent nerveux avant l’entretien de fin d'année et ne savent pas à quoi s'attendre, cela traduit un manquement de la direction en matière de suivi des collaborateurs."
Alors que les modes de travail ne cessent d’évoluer, ces rencontres doivent aussi s’adapter à la réalité de l’entreprise. "Tout dépend de la structure de l'organisation ainsi que de la manière dont le leadership est compris, détaille Dörte Resch. Dans une société où la gestion se veut davantage auto-organisée, il faut d’autres types d’entretiens que dans une entreprise qui fonctionne avec des structures hiérarchiques plus marquées." Pour Matthias Mölleney, les rencontres de fin d’année nécessiteraient parfois d’être repensées: "Dans les organisations très modernes et flexibles, les collaborateurs travaillent rarement toute l'année exclusivement pour un seul et même supérieur, analyse-t-il. La question se pose alors de savoir qui doit mener l'entretien de fin d'année. D’autres formes d’évaluation semblent ici nécessaires, en incluant par exemple des retours entre collègues."
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Choisir le système de feedback adapté à son entreprise
Le management distingue quatre méthodes types pour permettre aux entreprises d’évaluer les compétences de leurs collaborateurs et de leurs dirigeants. Du plus pragmatique au plus englobant, ces systèmes constituent aussi une aide précieuse pour les entreprises afin d’améliorer non seulement l’environnement de travail mais aussi les services proposés.
90°: de haut en bas ou de base en haut
Ce système consiste pour les salariés à évaluer leurs supérieurs, et inversement. L’employeur et les collaborateurs s’autoévaluent ensuite sur la base des questions posées par les fournisseurs du feedback.
180°: de haut en bas et de bas en haut
Les supérieurs directs effectuent une évaluation des collaborateurs, tandis que des employés sont aussi choisis pour évaluer leurs supérieurs. Cette perspective fonctionne notamment dans les sociétés où le responsable dirige un groupe d’employés défini.
270°: demander le retour des collègues
Ce système inclut une dimension supplémentaire et permet une évaluation différenciée et donc plus fine du destinataire du feedback. Il s’agit toutefois pour le responsable RH de définir la manière dont seront désignés les collègues fournisseurs du retour.
360°: inclure l’avis des clients
De nombreuses études ont prouvé le lien entre l’engagement interne et la satisfaction de la clientèle. Un feedback à 360° implique de développer notamment des questionnaires à destinations des clients afin d’évaluer les cadres. Précieux mais délicat, ce type de retour devra être systématisé afin d’en garantir l’aspect constructif.
Sources: Systèmes de feedback: Progresser ensemble grâce au feedback (Article Weka.ch, 20 septembre 2022)
Dernière modification 02.11.2022
