La libertà di circolazione all’interno dei paesi dell’Unione europea (UE) e dell’Associazione europea di libero scambio (AELS) offre, in teoria, la possibilità ai lavoratori residenti in Svizzera di svolgere la loro attività in telelavoro da molti paesi europei.
Nella pratica però, il datore di lavoro deve informarsi in modo appropriato sulle condizioni legali che regolano il telelavoro di un impiegato all’estero, in modo da evitare conseguenze potenzialmente indesiderate. Occorre soprattutto prendere in considerazione le implicazioni concernenti il regime d’imposizione, di affiliazione alle assicurazioni sociali e delle prestazioni che ne derivano, di protezione dei dati, nonchè le specificità applicabili ai lavoratori distaccati.
Si raccomanda inoltre di stipulare nel contratto di lavoro quale diritto del lavoro si applica alla relazione impiegato-datore di lavoro e in che misura è praticabile il telelavoro dall’estero.
Condizioni d’imposizione
Nel momento in cui una persona impiegata e residente in Svizzera decide di lavorare a distanza da uno Stato membro dell’UE o dell’AELS, essa resta soggetta all’ imposta in Svizzera, nel cantone e comune di residenza, a condizione che non trascorra più di 183 giorni consecutivi nello Stato ospite – giorni non feriali e giorni di vacanza compresi.
Dovrà inoltre continuare a risiedere ufficialmente in Svizzera e a percepire il salario versato dal suo datore di lavoro con sede in Svizzera. Trascorso questo termine, lo Stato ospite ha il diritto di tassare la rendita dell’impiegato che soggiorna sul suo territorio secondo la sua legislazione.
Per i dirigenti di una piccola impresa, il soggiorno prolungato – la cui soglia varia da un paese all’altro – in un altro Stato può portare a rimettere in discussione il luogo effettivo in cui la società ha sede. Lo Stato ospite potrà considerare che l’impresa eserciti nella sua giurisdizione e questo può comportare conseguenze fiscali importanti, come ad esempio la tassazione di una parte degli utili nello Stato ospite piuttosto che nello Stato abituale di residenza. Questa ipotesi è invece praticamente da escludere nel caso di una grande azienda.
Inoltre, la Segreteria di Stato per le questioni finanziarie internazionali raccomanda ai datori di lavoro di valutare con precisione ogni caso, avvalendosi di giuristi esperti in materia di fiscalità internazionale prima di autorizzare il telelavoro dall’estero di impiegati o di quadri residenti e attivi abitualmente in Svizzera.
Contributi sociali
La Svizzera, così come gli Stati dell’UE e dell’AELS, partecipa al sistema europeo di coordinamento dei sistemi di sicurezza sociale che si applicano ai cittadini svizzeri e degli Stati dell’UE e dell’AELS. In linea di principio, per quanto concerne l’assoggettamento, il regolamento in vigore prevede che:
- Il lavoratore è soggetto a un solo sistema di sicurezza sociale, di regola quello dello Stato nel cui territorio egli lavora (regolamento (CE) No 883/2004 del Parlamento europeo e del Consiglio del 29 aprile 2004, art. 11, cpv. 1);
- Il lavoratore che risiede abitualmente in Svizzera e vi effettua almeno il 25% del suo tempo di lavoro resta soggetto alle assicurazioni sociali svizzere (regolamento (CE) No 883/2004 del Parlamento europeo e del Consiglio del 29 aprile 2004, art. 13);
- la quota del 25% è, in generale, determinata in proporzione al tempo di lavoro totale;
- il calcolo si effettua sulla base della situazione prevista per il periodo dei 12 mesi successivi.
Da notare che, quando un dipendente si trova in una situazione in cui le condizioni di affiliazione alle assicurazioni sociali svizzere non sono soddisfatte o non lo sono più, il datore di lavoro svizzero dovrà versare i contributi sociali all’ente competente all’estero. In particolare, dovrà conoscere l’ammontare dei contributi e l’organizzazione del sistema di sicurezza sociale del paese in questione, in modo da adempire ai propri obblighi legali. Questo può generare un onere di lavoro supplementare non trascurabile.
I contributi sociali all’estero possono rivelarsi più elevati che in Svizzera. Pur se involontaria, un’affiliazione non regolamentare può comportare gravi conseguenze per l’impresa e per il dipendente.
Per maggiori informazioni, i datori di lavoro possono rivolgersi alle loro casse di compensazione AVS, che costituiscono l’ente competente in materia di assoggettamento alle assicurazioni sociali.
Lavoro ridotto
Il telelavoro transfrontaliero non ha a priori nessuna incidenza sull’indennità in caso di riduzione dell’orario di lavoro (ILR), purché siano soddisfatte le condizioni abituali.
Nel caso in cui il richiedente lavoro rientri nella giurisdizione dello Stato ospite – ovvero se vi ha effettuato una parte sostanziale del suo tempo di lavoro (più del 75%) o vi ha generato una parte sostanziale del suo reddito – egli è invitato a registrarsi presso le istituzioni preposte nello Stato ospite.
Riconoscimento dei contributi di disoccupazione all’estero
Per far riconoscere i periodi di contribuzione in Svizzera da parte dello Stato ospite, il richiedente lavoro è tenuto a rivolgersi alla cassa di disoccupazione svizzera competente (quella che ha gestito la sua pratica, o anche a una cassa a scelta), utilizzando il modulo PD U1.
Siccome le indennità di disoccupazione solitamente non vengono versate retroattivamente, ma solo a partire dalla data d’iscrizione, si raccomanda di inoltrare il modulo in anticipo.
Secondo il regolamento europeo in vigore, l’istituzione incaricata delle prestazioni di disoccupazione tiene conto dell’insieme dei periodi di contribuzione maturati dal richiedente lavoro, compresi quelli compiuti in un altro paese dell’UE, dell’AELS o in Svizzera (regolamento (CE) No 883/2004 del Parlamento europeo e del Consiglio del 29 aprile 2004, art. 61, cpv. 1).
Indennità per insolvenza
A determinate condizioni, il lavoratore licenziato o che ha posto fine al suo contratto a seguito di un preavviso formale per mancato versamento dei salari può, in caso di insolvenza del suo datore di lavoro, richiedere un’indennità alla cassa di disoccupazione pubblica competente. Se il lavoratore versa dei contributi a un sistema di assicurazione sociale svizzero, il telelavoro all’estero non ha alcuna incidenza sulle prestazioni di indennità per insolvenza alle quali egli ha diritto.
Se invece il lavoratore esercita una parte sostanziale della propria attività in un altro paese (generalmente oltre la soglia del 25%, o addirittura del 50% in alcuni paesi, vedi nuovo accordo), egli risulta affiliato al sistema di assicurazioni sociali locali e le prestazioni offerte dipendono pertanto dal paese ospite, secondo la legislazione in vigore nel suddetto paese.
Responsabilità nell’ambito della protezione dei dati
Secondo la nuova Legge sulla protezione dei dati (nLPD), che può applicarsi in maniera extraterritoriale nel momento in cui viene stabilito un legame con la Svizzera, è responsabilità del datore di lavoro assicurare la protezione e la sicurezza dei dati che detiene (impresa, impiegati, clienti, ecc.) attraverso misure tecniche e organizzative adeguate. Se un impiegato lavora all’estero, il datore di lavoro è considerato responsabile della sicurezza dell’informazione e della protezione dei dati.
In quest’ottica, è il datore di lavoro che ha il dovere di installare un software sufficientemente affidabile e adeguato ai bisogni della sua azienda. Nel caso del telelavoro all’estero, il trattamento dei dati confidenziali detenuti in Svizzera può avvenire soltanto attraverso una connessione sicura su una rete privata virtuale (VPN). Inoltre, ci si aspetta dall’impiegato che non divulghi o non renda accessibile nessun dato confidenziale durante il suo soggiorno all’estero. Fintanto che questi principi vengono rispettati, il trattamento dei dati nell’ambito del telelavoro non viene considerato come una comunicazione transfrontaliera e, di conseguenza, il diritto applicabile resta lo stesso che nel caso di un trattamento di dati effettuato nei locali dell’impresa in Svizzera.
La legislazione in vigore non prevede sanzioni penali in caso di errori dovuti a negligenza. Tuttavia, gli errori intenzionali possono essere oggetto di una procedura penale che può dar luogo a una multa fino a 250'000 franchi, in linea di principio contro la persona fisica responsabile. In aggiunta, ogni violazione della legge può comportare procedure di diritto pubblico e privato.
Applicazione del diritto svizzero e del diritto europeo in merito alla protezione dei dati
La nLPD si applica a livello extraterritoriale nel momento in cui i dati trattati riguardano persone o imprese che lavorano o hanno sede in Svizzera.
Le imprese svizzere e gli enti federali sono in linea di principio soggetti al diritto svizzero e, di conseguenza, devono rispettare la nLPD. In determinati casi, può essere applicabile anche il diritto europeo (Regolamento generale sulla protezione dei dati, RGPD), in particolare per quanto concerne i dati di persone fisiche trattati sul territorio dell’Unione europea (UE), indipendentemente dalla loro nazionalità o dal loro luogo di residenza.
Nel caso in cui le persone implicate nel trattamento dei dati si trovano sul territorio dell’UE, viene applicato il RGPD. Il fatto che la persona responsabile del trattamento (la persona in telelavoro) si trovi o meno sul territorio dell’UE, o che il suo contratto di lavoro sia o meno regolato dal diritto svizzero, non modifica la situazione legale in questo caso.
Tuttavia, il RGPD non si applica, in linea di principio, al trattamento dei dati di persone residenti in Svizzera da parte di aziende svizzere, anche nel caso in cui tale trattamento venisse effettuato – a causa del telelavoro – sul territorio dell’UE.
In altri termini, il telelavoro dall’UE di un impiegato il cui posto di lavoro è abitualmente situato in Svizzera non costituisce, per ora, un criterio sufficiente per l’applicazione del RGPD di per sé.
Diritto del lavoro
In caso di soggiorno prolungato all’estero, si raccomanda vivamente di precisare in maniera esplicita quale diritto del lavoro si applica. In assenza di menzione del diritto del lavoro applicabile nel contratto, se una parte importante del lavoro viene svolta all’estero, l’applicazione del diritto del lavoro svizzero può essere messa in discussione.
Tuttavia, in caso di menzione esplicita del diritto del lavoro applicabile, questo si applicherà anche ai dipendenti in telelavoro all’estero.
