Non solo le PMI del settore dei servizi ma anche le aziende artigianali necessitano di un’infrastruttura di base per l’amministrazione del proprio ufficio.
Le imprese non devono sempre acquistare l'infrastruttura d'ufficio; a volte il noleggio o il leasing possono risultare più vantaggiosi. Anche gli oggetti usati possono essere utili, sebbene occorra prestare particolare attenzione ai prodotti di seconda mano fuori garanzia. Per quanto riguarda la comune infrastruttura d'ufficio, oggigiorno non vale più la pena riparare gli articoli rotti o difettosi, a condizione che sia ancora possibile effettuare la rispettiva riparazione.
È possibile trovare mobilia d'occasione tramite gli annunci economici pubblicati, oppure tramite le liquidazioni aziendali. Anche le liquidazioni aziendali offrono merce di buona qualità. Le relative date sono solitamente rese note tramite avvisi ufficiali o tramite annunci nelle sezioni dei giornali contenenti i comunicati ufficiali.
Apparecchi multifunzionali
A volte l'acquisto di un cosiddetto apparecchio multifunzionale può rivelarsi più idoneo dell'acquisto di una macchina fotocopiatrice. Gli apparecchi multifunzionali possono ridurre massicciamente le spese necessarie per l'acquisto di stampanti, fotocopiatrici e scanner. Inoltre gli apparecchi multifunzionali collegabili alla rete permettono alle imprese di rispondere meglio a un eventuale ampliamento dell'azienda e a un conseguente aumento del numero dei collaboratori.
Sistema d'archiviazione
Le imprese necessitano di un sistema d'archiviazione. Non solo per motivi d'ordine e d'efficienza, ma anche perché richiesto dalla legge. Ai sensi dell'articolo 957 ss. del Codice delle obbligazioni svizzero, gli imprenditori sottostanno infatti all'obbligo di conservare gli atti aziendali. Il materiale può essere archiviato sotto forma cartacea, elettronica o simile. Se i documenti vengono archiviati elettronicamente, devono essere sempre accessibili e leggibili. Obbligando gli imprenditori a conservare la documentazione aziendale, il legislatore intende assicurarsi che, in caso di eventuali problemi legali, il tribunale possa ricorrere a prove scritte.
