Les pièces comptables doivent être conservées conformément aux dispositions du Code des obligations.
L’article 958f du Code des obligations prescrit que les livres et pièces comptables ainsi que le rapport de gestion et le rapport de révision doivent être conservés pendant dix ans. Ce délai court à partir de la fin de l’exercice. Un exemplaire imprimé et signé du rapport de gestion et du rapport de révision doivent être conservés.
Les livres et les pièces comptables peuvent être conservés sur papier, sur support électronique ou sous toute forme équivalente, pour autant que le lien avec les transactions et les autres faits sur lesquels ils portent puisse être garanti et que leur lecture reste possible en toutes circonstances. Le Conseil fédéral a édicté dans l’ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico) des dispositions y-relatives.
Supports électroniques non modifiables
L’article 9 Olico prescrit que les supports électroniques sont autorisés, sans exigences supplémentaires, s’ils sont non modifiables, c’est-à-dire lorsqu’ils ne peuvent plus être modifiés ou effacés sans que l’opération soit détectable sur le support de données lui-même (p.ex. des CD ou DVD non modifiables).
Jusqu’à la fin du délai de conservation, toute personne autorisée doit pouvoir, en tout temps et dans un délai raisonnable, consulter et vérifier les livres et pièces comptables. Les appareils et programmes nécessaires doivent donc pouvoir être mis à disposition.
Certains formats de fichiers sont plus adaptés que d’autres à la conservation sur le long terme. A titre d’exemple, les Archives fédérales ont défini pour leurs propres besoins des formats adaptés à l’archivage permettant de garantir la lisibilité des documents numériques à long terme.
La plupart des logiciels de comptabilité, de facturation, de gestion des salaires etc. permettent de générer des fichiers adaptés à l’archivage (p.ex. des PDF/A – Portable Document Format Archive), qui peuvent ensuite être gravés sur des supports de données non modifiables (CD, DVD, etc.). La sauvegarde en cloud ne remplit pas cette condition et est soumise aux exigences plus strictes relatives aux supports électroniques modifiables.
Supports électroniques modifiables
L’ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes prescrit que les supports d’information modifiables sont à certaines conditions également autorisés. Dans ces cas des procédés techniques, comme par exemple la signature électronique, doivent garantir l’intégrité des informations enregistrées. Le moment où les informations ont été enregistrées doit pouvoir être prouvé sans possibilité de falsification (p. ex. grâce à un système d’horodatage). Les informations comme par exemple les protocoles, journaux de bord des connexions (log files) doivent également être conservés. Un certain nombre de logiciels sur le marché intègrent ces fonctionnalités.
Critères imposés par la loi régissant la taxe sur la valeur ajoutée (TVA)
Voir:
