Les factures doivent être élaborées en respectant tous les critères formels imposés par la loi.
Une facture (créancier/fournisseur/prestations) qui remplit les critères formels de facturation TVA, permet généralement la déduction de l'impôt préalable. Il est donc recommandé de toujours demander aux prestataires de services (fournisseurs) une facture correcte.
En règle générale, une facture doit contenir les éléments suivants:
- Nom et adresse du fournisseur ainsi que son Numéro de TVA. Depuis le 1er janvier 2014, il s'agit du numéro d'identification des entreprises (IDE) avec l'ajout de la TVA;
- Nom et adresse du destinataire (pour des tickets de caisse dépassant CHF 400, état 2012);
- Date de livraison ou de fourniture de la prestation (si elle n'est pas identique à celle de la facture);
- Description précise du bien ou du service;
- Prix (contre-prestation) de la livraison ou du service;
- Taux de TVA appliqué (par ex. "8,1% de TVA en sus") et montant de TVA s’il n’est pas inclus dans le prix;
- Signature (voir les notes explicatives dans le paragraphe suivant).
Signature électronique facultative
Pour une entreprise, il est essentiel de pouvoir prouver l'authenticité et l'intégrité des données qui sont transmises et conservées sur papier ou sous forme électronique. Cela concerne notamment les documents qui ont une incidence sur la déduction de l'impôt préalable ou sur la perception ou le recouvrement de l'impôt.
Pour les données électroniques, cette preuve peut notamment être apportée par la signature électronique des données. Cette signature offre la meilleure protection contre des modifications non identifiables. En revanche, si la signature numérique fait défaut, la preuve de l'authenticité et de l'intégrité de la facture électronique n'est pas apportée et la facture ne constitue pas une preuve incontestable.
En vertu du principe de la libre appréciation des preuves, il est cependant possible d'apporter la preuve requise au moyen d'autres justificatifs ou documents. Il peut s'agir de bons de commande ou de livraison, d’écritures comptables, de preuves de paiement, etc. La force probante de ces justificatifs ou documents doit être appréciée au cas par cas. La tenue des livres comptables selon les principes régissant le droit commercial (art. 957a CO) et selon les règles définies dans l'Ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (voir les informations y-relatives) permet en règle générale de démontrer les faits pertinents pour la TVA.
Par conséquent, si les factures électroniques ne sont pas munies d’une signature électronique, elles ouvrent tout de même le droit à la déduction de l’impôt préalable si d’autres preuves peuvent être apportées. Les exigences légales relatives à la tenue de la comptabilité doivent être respectées. Les faits et le fil conducteur doivent être vérifiables.
Les entreprises qui ont un système de contrôle interne (SCI) peuvent également l’utiliser comme moyen de preuve. Le SCI doit pour ce faire présenter une traçabilité des opérations commerciales fiable entre la facture électronique et les prestations sur lesquelles elle porte et être conçu dans son ensemble pour garantir l'authenticité de la provenance et l'intégrité du contenu. Il doit être possible dans chaque cas de juger, dans le cadre de la libre appréciation des preuves, si le SCI satisfait à ces conditions. Attention, en fonction de leur conception et de leur qualité, tous les SCI ne sont pas appropriés.
