Buchungsbelege müssen gemäss den Bestimmungen des Obligationenrechts aufbewahrt werden.
Gemäss Artikel 958f des Obligationenrechts sind die Geschäftsbücher, die Buchungsbelege, der Geschäftsbericht und der Revisionsbericht zehn Jahre lang aufzubewahren. Diese Frist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres. Von dem Geschäftsbericht und dem Revisionsbericht müssen je ein gedrucktes und unterschriebenes Exemplar aufbewahrt werden.
Die Geschäftsbücher und Rechnungsbelege können auf Papier, auf einem elektronischen Datenträger oder in vergleichbarer Form aufbewahrt werden, soweit dadurch die Übereinstimmung mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen und Sachverhalten gewährleistet ist und wenn sie jederzeit wieder lesbar gemacht werden können. Der Bundesrat hat in der Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher (GeBüV) diesbezüglich Regelungen erlassen.
Unveränderbare elektronische Datenträger
Artikel 9 der GeBüV schreibt vor, dass elektronische Datenträger ohne zusätzliche Anforderungen zulässig sind, wenn sie unveränderbar sind, das heisst, wenn die Daten nicht geändert oder gelöscht werden können, ohne dass dieser Vorgang auf dem Datenträger selbst nachweisbar ist (z.B. unveränderbare CD oder DVD).
Bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist muss jede berechtigte Person in der Lage sein, jederzeit innert angemessener Frist die Geschäftsbücher und Buchungsbelege einzusehen und zu prüfen. Die dafür erforderlichen Geräte und Programme sind daher verfügbar zu halten.
Einige Dateiformate sind für die langfristige Aufbewahrung besser geeignet als andere. Das Bundesarchiv hat beispielsweise für seine eigenen Bedürfnisse archivtaugliche Formate definiert, mit denen die langfristige Lesbarkeit der digitalen Unterlagen gewährleistet ist.
Mit den meisten Programmen für die Buchhaltung, Rechnungsstellung, Lohnverwaltung usw. lassen sich archivtaugliche Dateien (z.B. PDF/A – Portable Document Format Archive) erstellen, die anschliessend auf unveränderbare Datenträger (CD, DVD usw.) gebrannt werden können. Die Speicherung in der Cloud erfüllt diese Bedingung nicht und unterliegt den strengeren Anforderungen für veränderbare elektronische Datenträger.
Veränderbare elektronische Datenträger
Die Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher schreibt vor, dass veränderbare Informationsträger unter bestimmten Bedingungen ebenfalls zulässig sind. In diesen Fällen müssen technische Verfahren wie beispielsweise die elektronische Signatur die Integrität der gespeicherten Informationen gewährleisten. Der Zeitpunkt der Speicherung der Informationen muss unverfälschbar nachweisbar sein (z. B. durch "Zeitstempel"). Informationen wie zum Beispiel Protokolle oder Log Files müssen ebenfalls aufbewahrt werden. Auf dem Markt gibt es diverse Software-Programme, die diese Funktionen integriert haben.
Kriterien nach dem Bundesgesetz über die Mehrwertsteuer (MWST)
Siehe:
