Molti dirigenti fanno fatica a liberarsi di alcune responsabilità. Eppure, una delega strutturata, basata sulla fiducia e sulla chiarezza, permette di risparmiare tempo prezioso e rafforzare la motivazione del personale. Ecco alcuni consigli pratici.
"Saper delegare in modo efficace compiti e responsabilità rappresenta una leva fondamentale per lo sviluppo dell’attività di un’azienda", osserva Oliver Mattmann, direttore della società Peter Beglinger Training, specializzata nella formazione dei quadri e dei responsabili commerciali. Tuttavia, in molte PMI i dirigenti faticano ancora a farlo, arrivando a soffrire di sovraccarico di lavoro e ritardi nei progetti, secondo uno studio recente del centro Qualinsight di Losanna.
L’esperto constata che gli imprenditori pensano troppo spesso di svolgere meglio i compiti da soli, o che delegare richieda troppo tempo. "Ma affidare alcune delle proprie mansioni ai collaboratori è un investimento che vale la pena. Si tratta di liberarsi di tutto ciò che non è al centro del ruolo del dirigente. Ad esempio, la mia assistente personale gestisce l’organizzazione delle formazioni, la contabilità, i creditori, i bilanci annuali, la pianificazione degli appuntamenti, e addirittura tratta l’80% delle mie e-mail. Questo mi permette di concentrarmi sulla mia missione principale: offrire formazioni di qualità e incontrare i nostri clienti."
Oliver Mattmann individua tre punti fondamentali per organizzare una distribuzione efficace del lavoro. "Il dirigente deve saper lasciare andare il controllo e accettare che altri svolgano alcune mansioni altrettanto bene, anche se in modo diverso. Poi c’è la fiducia nei collaboratori, che si costruisce con il tempo. Infine, una volta delegato un compito, questo resta in capo al collaboratore: non bisogna riprenderselo, salvo in caso di problemi maggiori."
Autonomia senza micromanagement
"Delegare significa accordarsi su un quadro di lavoro comune, non semplicemente liberarsi di un compito", aggiunge André Hefti, mentore in leadership. La sfida sta nel creare una base chiara e solida per incoraggiare la responsabilità personale di ciascuno.
L’esperto propone sei punti per aiutare i collaboratori a diventare autonomi: "Si inizia ricordando lo scopo della missione e la sua importanza. Bisogna definire il risultato atteso e il livello di qualità, le priorità, soprattutto se il tempo dovesse mancare, le regole e i processi da osservare, la modalità di condivisione dell’avanzamento del progetto e le risorse disponibili. Una volta stabilito il quadro, il collaboratore deve approvare ogni punto. In caso contrario, si discute insieme per chiarire le incertezze."
Definire obiettivi e grado di autonomia in anticipo permette di accompagnare i collaboratori senza cadere nel micromanagement. "Una volta attribuito il compito, il dirigente non deve interferire. È quindi importante stabilire fin dall’inizio cosa non è negoziabile (come la scadenza, il budget o la qualità prevista) e cosa invece lo è (metodo, workflow, ecc.). Questo permette di distinguere il ruolo del leader da quello del collaboratore."
Scegliere le persone giuste
Ma in base a quali criteri scegliere i collaboratori a cui affidare i compiti? "Bisogna basarsi sui punti di forza dei membri del proprio team", sottolinea Oliver Mattmann. "Molti dirigenti non chiedono quasi mai ai propri collaboratori quali siano le loro principali qualità. Ecco perché consiglio almeno un colloquio all’anno sui punti di forza attuali e in sviluppo di ciascuno."
La delega può inoltre agire come leva di motivazione e di sviluppo delle competenze dei collaboratori. "Poter contribuire, partecipare ed esprimere la propria opinione dà significato al lavoro, un fattore di motivazione enorme nell’attuale ambiente professionale", afferma André Hefti.
E cosa fare se il compito delegato non procede come previsto? "È importante tornare al quadro iniziale e identificare cosa non ha funzionato", spiega il mentor in leadership. "Non si tratta di cercare un colpevole, ma soluzioni. Una sana cultura dell’errore è una forza per migliorarsi. Il collaboratore deve poter proporre due o tre possibili soluzioni. Molti dirigenti vogliono offrire loro stessi la soluzione, ma questo può risultare demotivante. Dare la possibilità di proporre alternative aiuta il collaboratore a evolversi e sviluppare le proprie competenze."
Sul tema
Motivare per evitare il fallimento
Una causa frequente di fallimento è la mancanza di chiarezza al momento della trasmissione. "Delegare tra una porta e l'altra o via e-mail comporta grandi rischi", spiega Oliver Mattmann, direttore della società Peter Beglinger Training.La chiave del successo della delega risiede soprattutto in un primo colloquio strutturato. "Si tratta di motivare il collaboratore, iniziando con un’accoglienza calorosa." Dopo aver chiarito l’obiettivo e ottenuto la sua adesione, il passo successivo consiste nel chiedergli come intende affrontare la missione. "Il dirigente facilita così la riflessione, invece di imporre la propria visione. Si passa poi all’accordo concreto su dettagli, scadenze e risorse, idealmente lasciando che il collaboratore proponga il proprio calendario. Il colloquio deve concludersi con un messaggio di gratitudine, che rafforza l’impegno e la relazione."
Ultima modifica 03.12.2025
