Aucune firme ne peut se permettre de ne pas disposer d'une connexion à internet. Certaines opteront même pour un intranet ou un programme d'e-mail.
Internet
Peu importe la taille de l'entreprise, une connexion à internet est indispensable. Celui qui n'est pas présent sur internet aura du mal à connaître le succès, surtout à notre époque. Lorsque vous choisissez votre fournisseur internet, vérifiez surtout la fiabilité de la ligne de données, la rapidité du transfert de données et les frais de connexion. Pour les petites entreprises, une connexion ADSL à bande large constitue le standard (ADSL étant l'abréviation de Asymmetric Digital Subscriber Line). Elle devrait largement couvrir les besoins d'une PME. En outre, la prestation est facturée à un prix forfaitaire, ce qui permet de planifier les coûts de l'internet.
Si cela ne suffit pas, vous pouvez également louer une ligne SDSL (SDSL étant l'abréviation de Symmetrical Digital Subscriber Line), mais le coût est nettement plus élevé qu'une connexion ADSL. Toutefois, la disponibilité est meilleure. Des forfaits basés sur le temps de connexion comme on en trouve parmi les offres ADSL peuvent être intéressants pour les entrepreneurs individuels. Toutefois, ils sont uniquement rentables si le temps passé sur internet reste très court.
Mais la solution la plus rapide est la fibre optique, qui s’est généralisée ces dernières années. Auparavant réservée aux grandes entreprises, elle est désormais aussi accessible aux PME. Le réseau s’est considérablement développé en Suisse et de nombreux opérateurs la proposent, à des tarifs abordables. En plus d’une vitesse supersonique, idéale pour transférer de gros paquets de données, la fibre optique a l’avantage d’offrir une grande stabilité de connexion.
Intranet
L'intranet est un réseau de calcul, basé sur les mêmes techniques qu'internet, mais qui ne peut être utilisé que par un groupe précis d'une organisation. Dans bon nombre d'entreprises, l'intranets a remplacé "le tableau noir" et permet l'accès à des données propres à l'entreprise telles que la liste de téléphone, la liste des absences, les informations sur l'entreprise, etc.
L'objectif d'un intranet est de faciliter l'accès aux informations pour les collaborateurs dans l'entreprise. En règle générale, lorsque l’on démarre le navigateur, l'intranet démarre automatiquement aussi. Les informations publiées sur l'intranet sont confidentielles et généralement réservées aux collaborateurs. Les entreprises de petite taille utilisent, en toute connaissance de cause, d'autres canaux de communication pour les collaborateurs. L'intranet est donc plus répandu dans les entreprises ayant un personnel plus important.
Les avantages d'un intranet:
- Les flux d'informations internes à l'entreprise sont plus rapides.
- Le risque d'erreur est réduit.
- Le travail est facilité car tous les départements de l'entreprise ont accès à la banque de données commune et ne doivent pas consulter différentes listes ou fiches.
- Certaines applications peuvent être automatisées.
- Il existe une multitude d'utilisations possibles.
Extranet
L'extranet présente un élément de plus que l'intranet interne à l'entreprise et qui peut uniquement être utilisé par un groupe déterminé d'utilisateurs externes. Les extranets servent à publier des informations destinées aux entreprises, aux clients ou aux partenaires commerciaux, par exemple, mais non au grand public.
De manière générale, l'extranet se base sur la même technologie que l'intranet. Ce sont surtout les entreprises qui souhaitent collaborer étroitement avec leurs partenaires qui se connectent à un extranet ou qui en programment un.
Infrastructure e-mail
L'échange d'e-mails sans cesse plus important et la taille toujours croissante des contenus impliquent des attentes plus grandes de la part des utilisateurs pour le courrier électronique: si vous envoyez un message confidentiel à l'autre bout de la Terre, vous voulez qu'il arrive à destination. Les pannes d'e-mail peuvent vite se solder par une catastrophe: mauvaise publicité pour l’entreprise, utilisateurs frustrés, productivité en baisse et - élément décisif – impact négatif sur le commerce.
L'e-mail, le calendrier commun, les contacts et l'accès rapide au webmail devraient être aussi courants que téléphoner. Pour répondre aux attentes sans cesse plus complexes des utilisateurs, les petites entreprises doivent faire face aux défis suivants:
- L'accès à l'e-mail devient plus complexe (POP, IMAP, webmail, accès sans fil).
- La solution devrait toujours être accessible (à 99,9%) et offrir une grande sécurité.
- La solution doit être adaptable à la croissance future.
Le taux de changement élevé, le traitement complexe des données ainsi que la multitude d'accès différents (POP3, IMAP4, webmail, FSI, etc.), qui doivent tous être soutenus, rendent une évaluation du système e-mail difficile. Les différents fournisseurs de services internet (SFI) tels que Bluewin, Sunrise, Green, GMX, etc. proposent aux petites entreprises des paquets de base tout prêts avec lesquels il n'est pas nécessaire d'installer une infrastructure de serveur. Dans la phase de démarrage, cela peut constituer une solution idéale. Après une forte croissance de l'entreprise, il faut, tôt ou tard, installer sa propre infrastructure de serveur e-mail.
Programme d'application d'e-mail
Celui qui désire rédiger et envoyer des e-mails de façon plus efficace et plus sûre a forcément besoin d'un programme d'application simple et fiable (client e-mail) aux fonctions proches de la pratique. Outre les programmes standard payants destinés à la majorité des systèmes d'exploitation tels que Lotus Notes d'IBM ou Outlook de Microsoft, il existe aussi des programmes d'e-mail gratuits qui fonctionnent très bien comme Thunderbird ou Outlook Express de Microsoft.
Toutefois, les programmes gratuits n'offrent généralement pas le même confort que les programmes payants. Il ne faut pas oublier que chaque entreprise doit conserver sa correspondance électronique pendant 10 ans. C'est pourquoi les e-mails devraient être sauvegardés régulièrement et conservés. Pour sécuriser les e-mails, il existe plusieurs programmes de sécurité qui sont, en général, même disponibles gratuitement sur internet.
