Le fatture devono essere elaborate rispettando tutti i criteri formali imposti dalla legge.
Una fattura (creditori/spese) che rispetta i criteri formali di fatturazione dell’IVA, permette generalmente la deduzione dell’imposta precedente. Si consiglia quindi di esigere sempre una fattura corretta presso l'erogatore di prestazioni (fornitori).
Di regola in una fattura devono figurare i seguenti elementi:
- Nome e indirizzo del fornitore nonché il suo Numero IVA. Dal 1° gennaio 2014, questo è il numero di identificazione della società (IDI) con l'aggiunta di IVA;
- Nome e indirizzo del destinatario (per scontrini di cassa a partire da CHF 400, stato 2012);
- Data di consegna o di erogazione della prestazione (purché non identica alla data della fattura);
- Descrizione precisa della consegna o del servizio;
- Prezzo (remunerazione) della consegna o del servizio;
- Tasso IVA impiegato (ad esempio "più 8,1% IVA") e importo dell’IVA quando non incluso nel prezzo;
- Firma (si vedano le note esplicative al paragrafo successivo).
La firma elettronica non è obbligatoria
Per un'impresa è essenziale poter dimostrare l'autenticità e l'integrità dei dati trasmessi e conservati in forma cartacea o elettronica. Ciò vale in particolare per i documenti che sono rilevanti ai fini della deduzione dell’imposta precedente, della determinazione o della riscossione dell’imposta.
In caso di dati elettronici la prova è considerata fornita in particolare se essi sono provvisti di una firma elettronica. Questa firma offre la miglior tutela contro modifiche non accertabili. Se invece la firma elettronica manca, la prova dell’autenticità e dell’integrità della fattura elettronica non viene fornita e la fattura non costituisce una prova incontestabile.
In virtù del principio della libertà dei mezzi di prova, è però possibile fornire la prova richiesta tramite altri giustificativi o documenti. Può trattarsi di ordini d’acquisto o di consegna, scritture contabili, giustificativi di pagamento, ecc. L’efficacia probatoria di questi giustificativi o documenti deve essere verificata caso per caso. La tenuta dei libri di commercio, secondo i principi che disciplinano il diritto commerciale (articolo 957a CO) e secondo le regole stabilite nell’Ordinanza sulla tenuta e la conservazione dei libri di commercio (vedi relative informazioni), permette generalmente di dimostrare i fatti pertinenti concernenti l’IVA.
Di conseguenza, se le fatture elettroniche non sono munite di una firma elettronica, esse possono comunque dar diritto alla deduzione dell’imposta precedente qualora possano essere apportate altre prove. Le esigenze legali relative alla tenuta della contabilità devono essere rispettate. I fatti e il filo conduttore devono essere verificabili.
Le imprese che hanno un sistema di controllo interno (SCI) possono anche utilizzarlo come mezzo di prova. A tal fine, l’SCI deve presentare una tracciabilità affidabile delle operazioni commerciali tra la fattura elettronica e le prestazioni sulle quali verte ed essere concepito nel suo insieme per garantire l’autenticità della provenienza e l’integrità del contenuto. Deve essere possibile in ogni caso giudicare, nell’ambito del libero apprezzamento delle prove, se l’SCI soddisfa queste condizioni. Bisogna però fare attenzione perché, a seconda della loro concezione e della loro qualità, non tutti gli SCI sono da ritenersi appropriati.
