In questo periodo di cambiamenti di modello e di carenza di manodopera, le imprese devono ripensare l’organizzazione degli spazi di lavoro per continuare ad attrarre i migliori profili.
Lo smart working e le forme di lavoro ibride sembrano destinate a durare. Da uno studio condotto da Deloitte nel 2021 è emerso che l’88% delle persone interpellate desidererebbe integrare almeno in parte il lavoro da casa nella propria routine professionale. Inoltre, le motivazioni addotte dagli impiegati per recarsi negli spazi del proprio datore di lavoro si sono evolute. Secondo lo studio di consulenza Gallup, le interazioni umane e l’uso di tecnologie non disponibili a domicilio costituiscono ormai le ragioni principali di questi spostamenti. Incontriamo Samuel Dumelin, co-fondatore di Novu Office, un’azienda zurighese che offre soluzioni di arredamento e di progettazione di spazi di lavoro su misura, adeguati alle nuove realtà del mondo del lavoro.
Perché può essere vantaggioso per un’azienda ripensare l’allestimento dei propri spazi di lavoro?
Samuel Dumelin: Lo smart working si è imposto in molti settori e una buona parte dei compiti può ormai essere svolta da casa. In precedenza, l’allestimento degli uffici era pensato per consentire ai collaboratori di concentrarsi sul loro lavoro. Ma alla luce dei cambiamenti in atto, la ragione principale della presenza in ufficio risiede oggi nel mantenimento delle interazioni con i collaboratori o i clienti. L’ufficio è diventato un luogo d’incontro e le imprese devono adeguarsi a questa nuova realtà per garantire la motivazione dei loro impiegati e per restare competitive sul mercato del lavoro.
Quali sono le principali sfide per le imprese i cui dipendenti lavorano da casa?
Dumelin: Senza dubbio permettere lo smart working continuando comunque a suscitare l’interesse dei dipendenti per il loro luogo di lavoro, in modo da preservare un senso di comunità e di confort sociale propizio all’innovazione. Le idee innovative faticano infatti a vedere la luce quando i collaboratori interagiscono soltanto in videoconferenza. Pertanto, se un impiegato decide di recarsi in ufficio ma non vi trova nessun altro membro del suo team, questo aspetto sociale non è più garantito. È possibile rimediarvi stabilendo, ad esempio, collettivamente dei calendari di presenza per ogni team. Un’altra possibile soluzione consiste nel rendere i locali dell’azienda dei luoghi dove le interazioni sociali sono facilitate grazie a una disposizione più ariosa. Incitare la presenza dei dipendenti offrendo vantaggi in natura – come la colazione gratuita per i primi arrivati – costituisce un’opzione supplementare.
Com’è l’ufficio perfetto per le forme di lavoro ibride?
Dumelin: È importante permettere una certa modularità e flessibilità. Vanno privilegiati gli uffici aperti con meno pareti, senza però trascurare gli spazi chiusi, che permettono di ritirarsi per concentrarsi meglio sul proprio lavoro. Anche le sale conferenze dovrebbero essere allestiti ed equipaggiati in modo da poter accogliere delle riunioni ibride: le persone presenti in ufficio dovrebbero potersi sedere allo stesso tavolo per poter dialogare e quelle a distanza seguire le discussioni e parteciparvi senza ostacoli. È anche possibile considerare l’uso dei locali aziendali a scopi non professionali, mettendoli ad esempio a disposizione per delle serate cinema.
Per quanto concerne lo smart working, le imprese dovrebbero fornire il materiale di lavoro ai propri impiegati?
Dumelin: Alcuni datori di lavoro scelgono di partecipare ai costi dello smart working (mobili, elettricità, internet, riscaldamento, ecc.) con una somma di CHF 50 o 100 al mese. In questo modo, gli impiegati non devono pagare di tasca propria spese che, in ufficio, sarebbero a carico dell’azienda. È un passo nella giusta direzione, ma non è sufficiente. L’ergonomia dello spazio di lavoro a casa è fondamentale, in quanto permette ai dipendenti di svolgere i loro compiti nelle migliori condizioni possibili. Troppo spesso dei collaboratori lavorano a casa dal tavolo del salotto otto ore al giorno, il che può portare a un calo della produttività a lungo termine. Attrezzare e organizzare completamente un ufficio a domicilio non solo permette di ricordare all’impiegato che l’impresa ha a cuore il suo benessere, ma garantisce anche una maggior soddisfazione verso il datore di lavoro.
Come sostenere gli impiegati che non vogliono o non possono lavorare da casa?
Dumelin: La sfida consiste nel comprendere bene i bisogni dei propri collaboratori. Eliminare una postazione di lavoro fissa per delle persone che si recano in ufficio 4 o 5 volte a settimana non è la soluzione. Un’idea potrebbe essere, ad esempio, quella d’instaurare un sistema di categorie, che distingua un modello quasi esclusivamente in presenza, un modello ibrido e un modello in cui si lavori quasi esclusivamente da casa. Per coloro i quali il lavoro non può essere svolto a distanza, come i commessi, alcune soluzioni come la ripartizione delle ore settimanali su quattro giorni o la possibilità di lavorare in un’altra succursale per avvicinarsi ai propri centri d’interesse e ai propri cari possono rivelarsi particolarmente interessanti.
