Organiser les tâches et les fonctions des collaborateurs est indispensable pour une PME. Dans cette optique, il convient de prendre en compte différents paramètres internes et externes.
Au sein d’une PME, il est important de réaliser une évaluation du nombre d’employés disposant des compétences nécessaires, pour répondre aux tâches actuelles et futures de l’entreprise.
En règle générale, la planification des ressources humaines se divise en trois sections:
- Le besoin de remplacer des collaborateurs
- Le besoin d’engager de nouveaux collaborateurs
- La diminution du personnel
La planification de la main-d’œuvre consiste en un ensemble d’activités dont l’objectif est d’évaluer la demande et l’offre de travail. Dans un premier temps, l’entrepreneur doit donc évaluer les besoins en personnel de son entreprise à court, moyen et long termes.
Il faut se projeter dans l’avenir et se demander où se situera l’entreprise dans deux, cinq ou dix ans. Une analyse de l’environnement externe, mais aussi interne est nécessaire.
Il s’agit de savoir quelle clientèle est visée, évaluer les forces et les faiblesses de l’entreprise, prendre en compte d’éventuels départs planifiés, mais aussi l’état du marché du travail, la concurrence, les attentes des clients et, bien sûr, le profil de la main-d’œuvre.
Evaluer les compétences
Une fois cette analyse réalisée, il faut se demander de quelles compétences l’entreprise a besoin et combien de collaborateurs sont nécessaires pour réaliser le travail.
Avant d’engager de nouveaux collaborateurs, il est utile de se demander combien de personnes peuvent réaliser ce travail parmi l’effectif actuel de l’entreprise, soit directement, soit après une formation adéquate.
Il est par conséquent nécessaire de connaître les compétences précises de tous les collaborateurs de l’entreprise, mais aussi les expériences, les formations, les intérêts, les aspirations ou les domaines d’expertise des uns et des autres. Cette analyse peut être menée lors d’un entretien d’évaluation annuel avec chaque employé.
Evaluer les écarts
S’il existe un écart entre les disponibilités et les besoins, il faut songer à engager un ou plusieurs nouveaux collaborateurs. Mais il est aussi possible de constater un surplus de main-d’œuvre ou une inadéquation des compétences et donc la nécessité de se séparer d’un ou de plusieurs employés.
L’engagement ou le licenciement de collaborateurs ne sont pas les seules options possibles. On peut envisager de réaffecter les effectifs en fonction des profils, mettre sur pied des programmes de perfectionnement, voire réduire le temps de travail de manière temporaire ou permanente.
Des inadéquations entre les profils à disposition et les besoins peuvent survenir dans le cas de l’ouverture d’une filiale à l’étranger. Des connaissances spécifiques, notamment en termes linguistiques, juridiques ou liés au marché peuvent alors devenir nécessaires, voire indispensables.
Le même type de questions peut se poser si l’entreprise diversifie ses activités dans de nouveaux secteurs ou si elle est rachetée par une société tierce par exemple.
