Questi strumenti contabili consentono di rafforzare un’azienda. Essi permettono di aumentare i fondi propri in caso di difficoltà.
Il principio di cautela e le diverse esigenze d’informazione da parte della direzione d'azienda e del pubblico hanno portato a conti di chiusura interni ed esterni:
- Il bilancio esterno serve per informare creditori, azionisti o pubblico. Esso si attiene alle disposizioni di valutazione volte alla tutela del creditore e pertanto mostra di norma una situazione patrimoniale e un risultato di esercizio peggiori rispetto alla realtà.
- Il bilancio interno serve come fondamento decisionale e strumento di controllo. Pertanto esso è allestito il più precisamente possibile e presenta i valori il più realmente possibile.
Dunque, nel bilancio esterno il capitale proprio risulta minore rispetto a quello nel bilancio interno. La differenza tra il capitale proprio del bilancio esterno e il capitale proprio effettivo viene chiamata riserve latenti. Le riserve latenti dunque si creano ad esempio attraverso ammortamenti su merci che, a causa della situazione di mercato, non sarebbero richieste o attraverso accantonamenti su averi che non sono pregiudicati in misura corrispondente.
Con lo scioglimento di riserve latenti, nel bilancio esterno si indicano delle spese troppo basse (o un profitto troppo elevato) e da ultimo un utile troppo alto.
Il Codice delle obbligazioni autorizza le riserve latenti praticamente in maniera illimitata, poiché esse rafforzano l'impresa sotto svariati aspetti:
- Siccome l'utile diviene più piccolo, possono essere distribuite meno quote di utili. Gli utili ripagati sono a disposizione dell'impresa come mezzi propri per il finanziamento di investimenti o per la riduzione di debiti (autofinanziamento).
- Le riserve latenti di anni conclusi con buoni risultati possono essere sciolte in anni peggiori, cosa che permette una politica dei dividendi equilibrata.
- Le riserve latenti costituiscono una riserva di capitale per tempi difficili. Mediante il loro scioglimento si possono evitare delle perdite, cosa che servirebbe anche all'immagine e infine anche alla capacità creditizia dell'impresa. Affinché i fornitori di capitale e i collaboratori non siano ingannati sul reale andamento dell'attività, le società anonime devono presentare lo scioglimento delle riserve latenti in allegato qualora queste abbiano influito sostanzialmente sul successo conseguito. L'organo di revisione provvede inoltre che queste indicazioni non cadano semplicemente nell'oblio.
A differenza delle riserve latenti, le riserve palesi vengono indicate nel bilancio esterno e sono quindi riconoscibili per persone esterne. Esse sono composte dalle riserve legali e da eventuali riserve libere.
Gli accantonamenti rappresentano una sorta di riserve palesi o libere. Questi ultimi costituiscono una specie di risparmio anticipato che permette di non incappare in difficoltà nei pagamenti qualora dovesse succedere qualcosa. Gli accantonamenti sono sempre legati a un rischio concreto:
- Un rischio frequente è costituito ad esempio da riscossioni posticipate dell'AVS e dell'IVA, nel caso in cui il fatturato o la massa salariale dovessero essere state valutate troppo poco.
- Anche le richieste di garanzia o eventuali rischi di processo dovrebbero essere assicurati mediante accantonamenti.
Le autorità fiscali accettano una deduzione del 2% sul fatturato con obbligo di garanzia.
