"Spediamo soltanto QR-fatture ai nostri clienti"

Christian Renold, direttore di E. Thomann, spiega perché l’impresa famigliare fa parte dei precursori dell’emissione di fatture con codice QR.

La società E. Thomann rappresenta 75 anni di esperienza, con soluzioni di falegnameria per cucine, finestre e porte e, al contempo, di innovazione. L’impresa tradizionale non soltanto ospita una scuola di cucina che propone in tempi normali dei corsi di cottura a vapore, di teppan yaki e di wok, ma innova anche nel settore della contabilità.

Cosa vi ha spinti a passare così rapidamente alla QR-fattura per l’emissione delle vostre fatture?

Christian Renold: All’inizio, chiaramente, eravamo un po’ scettici, in quanto le polizze di versamento precedenti facevano parte della vita quotidiana e tutti i nostri clienti sapevano come utilizzarle. Inoltre, avevo l’impressione che il codice QR fosse piuttosto riservato ai giovani, permettendo loro di ottenere rapidamente alcune informazioni. Ma il mondo bancario ha fatto sapere chiaramente che le fatture con codice QR dovevano obbligatoriamente essere introdotte in futuro. Per questa ragione abbiamo colto l’occasione di partecipare a un evento informativo organizzato dalla nostra banca. Ciò che ci è stato spiegato ha dissolto le nostre inquietudini ed incertezze e abbiamo poi optato per un cambiamento coerente a partire dal 1° luglio 2020.

Quante fatture inviate con polizze di versamento e quanti QR-fatture?

Renold: Dal 1° luglio 2020 spediamo soltanto QR-fatture ai nostri clienti. Dato che le informazioni finora correnti, come l’IBAN, figurano anche sulla fattura, i nostri clienti non incontrano nessuna difficoltà con il nuovo formato. Solo una donna non più giovanissima di recente ha voluto sapere come pagare questo tipo di fattura, non possedendo un computer.

Secondo uno studio della Scuola universitaria professionale della Svizzera nordoccidentale FHNW, l’emissione di una fattura cartacea costa più di quattro franchi a una PMI. In quale misura la QR-fattura risulta meno cara per voi?

Renold: Abbiamo vissuto più o meno le stesse esperienze per quanto concerne i costi di emissione di una fattura indirizzata a un cliente. Ciononostante, non prevediamo di risparmiare significativamente con le QR-fatture, in quanto le stampiamo in bianco e nero su carta da lettera prestampata. La sua presentazione è più elegante e dovrebbe mettere in evidenza il nostro savoir-faire e la nostra qualità.

Qual è il rapporto tra i costi di cambiamento affrontati e i vantaggi riscontrati?

Renold: Vediamo un vantaggio maggiore per la nostra azienda nelle fatture in entrata dei fornitori. A partire dal codice QR che figura su queste fatture, possiamo trasferire automaticamente tutte le informazioni di fatturazione nella contabilità dei creditori grazie a un lettore e questo rappresenta un risparmio di tempo notevole nel processo di gestione. I costi di questo cambiamento sono stati contenuti, in quanto abbiamo già lavorato in precedenza con un modulo creditore nella contabilità. Per questa ragione, i vantaggi vincono nettamente a lungo termine. Non traiamo nessun beneficio finanziario diretto dalle fatture destinate ai clienti. Ciononostante, penso che l’uso della QR-fattura ci permetta di proiettare un’immagine innovativa dell’impresa sui nostri clienti.

Qual è l’importanza della digitalizzazione per la vostra impresa in generale?

Renold: La digitalizzazione sta diventando sempre più importante anche nella nostra impresa. In particolare, le circostanze difficili durante la pandemia di COVID-19 hanno mostrato chiaramente che i dati digitali presentano un grande vantaggio. La distribuzione ha dovuto adattarsi parzialmente al telelavoro ed era difficilmente possibile usufruire di momenti espositivi. Da un lato, abbiamo potuto beneficiare dell’infrastruttura esistente e, dall’altro, abbiamo ingrandito ulteriormente i nostri metodi digitali di lavoro. Ad esempio, i nostri clienti possono ormai spostarsi virtualmente attraverso la loro nuova cucina o il loro guardaroba attraverso una soluzione cloud.

E qual è l’importanza della digitalizzazione del traffico dei pagamenti?

Renold: La vedo come un pezzo di un puzzle per l’incremento generale dell’efficacia amministrativa. Mira a semplificare il nostro lavoro quotidiano e a renderlo più rapido, in modo che più tempo possa essere consacrato ad altri compiti. Acquisiremo un nuovo sistema ERP in autunno, grazie al quale l’integrazione della contabilità dei creditori apporterà anche dei vantaggi nel monitoraggio del processo. In futuro, le fatture saranno tutte attribuite direttamente ai progetti, in modo che i calcoli intermediari, il calcolo retrospettivo e i conteggi di progetto possano essere eseguiti più semplicemente e più rapidamente.

Quando e in che modo siete stati informati del fatto che sarebbe stata introdotta la QR-fattura?

Renold: Se non vado errato, la nostra banca accreditata e la stampa finanziaria ci avevano già informati del cambiamento all’incirca un anno fa. Dopo di che, abbiamo chiesto occasionalmente alle banche a che punto era la cosa, in modo da non giungere in ritardo. Come già detto, l’evento informativo della nostra banca accreditata su questo tema ci è stata molto utile.

Come avete preparato i vostri processi e i sistemi per la QR-fattura?

Renold: Nel contesto preliminare, abbiamo già acquisito un lettore di fatture che possa interpretare il codice QR. In seguito, la società che gestisce il sistema contabile ha connesso i conti dei creditori di conseguenza. Prima del 1° luglio, abbiamo già ricevuto dalla banca delle "polizze di versamento QR" per le nostre fatture destinate alla clientela. Non abbiamo dovuto adattare altri processi per il momento. In generale, il cambiamento non ci ha richiesto molto tempo.

Come ricevete le fatture?

Renold: Al momento, riceviamo sempre circa il 95% di fatture in formato tradizionale (cartaceo e polizza di versamento), mentre il resto ci viene inviato via e-mail. Purtroppo stampiamo sempre le fatture ricevute via e-mail perché teniamo i nostri archivi contabili con copie fisiche e le fatture devono essere vidimate dall’autore della comanda. Stranamente, abbiamo ricevuto ancora poche QR-fatture in luglio. Questo potrebbe essere dovuto alle giacenze residue di "vecchie" polizze di versamento presso i nostri creditori.

Fonte: Intervista di Gabriel Juri, SIX products & services, 09.2020, Magazine Clearit