"Nous n’envoyons plus que des QR-factures à nos clients"

Christian Renold, directeur de E. Thomann, explique pourquoi l’entreprise familiale fait partie des précurseurs de l’émission de QR-factures.

La société E. Thomann AG représente 75 ans d’expérience, avec des solutions de menuiserie pour cuisines, fenêtres et portes et, en même temps, de l’innovation. L’entreprise traditionnelle abrite non seulement une école de cuisine proposant en temps normal des cours de cuisson à la vapeur, au teppan yaki et au wok, mais elle innove également dans le domaine comptable.

Qu’est-ce qui vous a incité à passer si rapidement à la QR-facture en tant qu’émetteur de factures?

Christian Renold: Au début, bien sûr, nous étions un peu sceptiques, car les bulletins de versement précédents faisaient partie de la vie quotidienne et tous nos clients savaient comment les traiter. En outre, j’avais l’impression que le code QR était plutôt réservé aux jeunes, leur permettant d’obtenir rapidement certaines informations. Mais le monde bancaire a clairement fait savoir que la QR-facture devait obligatoirement être introduite à l’avenir. Pour cette raison, nous avons profité de l’occasion de participer à un évènement d’information organisé par notre banque. Ce que nous y avons entendu a balayé nos inquiétudes et incertitudes et nous avons ensuite opté pour un changement cohérent à compter du 1er juillet 2020.

Combien de factures envoyez-vous avec des bulletins de versement et combien en tant que QR-factures?

Renold: Depuis le 1er juillet 2020, nous n’envoyons plus que des QR-factures à nos clients. Etant donné que les informations courantes jusqu’ici, comme l’IBAN, figurent également sur la facture, nos clients ne rencontrent aucun problème avec le nouveau format. Seule une femme moins jeune a récemment voulu savoir comment payer cette facture, ne possédant pas d’ordinateur.

Selon une étude de la Haute Ecole du Nord-Ouest de la Suisse FHNW, l’émission d’une facture papier revient à plus de quatre francs à une PME. Dans quelle mesure la QR-facture est-elle moins chère pour vous?

Renold: Nous avons vécu à peu près les mêmes expériences en ce qui concerne les coûts d’émission d’une facture adressée à un client. Cependant, nous ne prévoyons pas d’économies significatives avec la QR-facture, car nous imprimons aujourd’hui déjà en noir et blanc sur du papier à lettres préimprimé. Sa présentation est plus élégante et devrait mettre en évidence notre savoir-faire de qualité.

Quel est le rapport entre les coûts de changement encourus et les avantages escomptés?

Renold: Nous voyons le plus grand avantage pour notre entreprise dans les factures entrant des fournisseurs. A partir du code QR figurant sur ces factures, nous pouvons transférer automatiquement toutes les informations de facturation dans la comptabilité créditeurs à l’aide d’un lecteur, ce qui représente un gain de temps appréciable dans le processus de traitement. Les coûts de ce changement ont été limités, car nous avons déjà travaillé auparavant avec un module créancier dans la comptabilité. Pour cette raison, les avantages l’emportent clairement sur le long terme. Nous ne retirons aucun avantage financier direct des factures destinées aux clients. Cependant, je pense que l’utilisation de la QR-facture nous permet de projeter une image innovante de l’entreprise sur nos clients.

Quelle est l’importance de la numérisation pour votre entreprise en général?

Renold: La numérisation devient également de plus en plus importante dans notre entreprise. En particulier, les circonstances difficiles durant la pandémie de COVID-19 ont montré clairement que les données numérisées présentent un grand avantage. La distribution a dû s’accommoder en partie du télétravail et des dates d’exposition n’étaient que très difficilement possibles. D’une part, nous avons pu bénéficier de l’infrastructure existante et, d’autre part, nous avons encore élargi nos méthodes de travail numériques. Par exemple, nos clients peuvent désormais se déplacer virtuellement à travers leur nouvelle cuisine ou dressing via une solution cloud.

Et quelle est l’importance de la numérisation du trafic des paiements?

Renold: Je vois cela comme une pièce de puzzle pour l’augmentation générale de l’efficacité dans l’administration. Elle vise à simplifier notre travail quotidien et à le rendre plus rapide, afin que du temps puisse être consacré à d’autres tâches. Nous ferons l’acquisition d’un nouveau système ERP à l’automne, par lequel l’intégration de la comptabilité créditeurs apportera également des avantages dans le suivi des projets. A l’avenir, les factures seront attribuées directement aux projets, de sorte que les calculs intermédiaires, le calcul rétrospectif et les décomptes de projet puissent être exécutés plus simplement et plus rapidement.

Quand et par qui avez-vous été informé que la QR-facture serait introduite?

Renold: Pour autant que je me souvienne, notre banque attitrée et la presse financière nous ont déjà informés du changement il y a environ une année. Après cela, nous avions demandé à l’occasion aux banques quelle était la situation, afin de ne rien manquer. Comme déjà évoqué, l’évènement d’information de notre banque attitrée sur ce sujet nous a été très utile.

Comment avez-vous préparé vos processus et systèmes pour la QR-facture? Dans le contexte Renold: préliminaire, nous avions déjà acquis un lecteur de factures pouvant interpréter le code QR. Par la suite, la société qui gère le système comptable a connecté les comptes créditeurs en conséquence. Avant le 1er juillet, nous avons reçu de la banque des "bulletins de versement QR" pour nos factures destinées à la clientèle. Nous n’avons pas eu à adapter d’autres processus pour le moment. Dans l’ensemble, le changement ne nous a pas pris beaucoup de temps.

Comment recevez-vous les factures?

Renold: A l’heure actuelle, nous recevons toujours environ 95 pour cent des factures au format traditionnel (papier et bulletin de versement), tandis que le reste nous est envoyé par e-mail. Malheureusement, nous imprimons toujours les factures reçues par e-mail, car nous tenons nos archives comptables avec des copies physiques, les factures devant être visées par l’auteur de la commande. Etonnamment, nous avons encore reçu très peu de QR-factures en juillet. Cela pourrait être lié au stock résiduel d’ "anciens" bulletins de versement chez nos créanciers.

Source: Interview de Gabriel Juri, SIX products & services, Septembre.2020, Magazin Clearit