"Wir versenden ausschliesslich QR-Rechnungen an unsere Kunden"

Christian Renold, Geschäftsleiter von E. Thomann, erläutert, warum der Traditionsbetrieb mit dem Ausstellen von QR-Rechnungen zu den First Movern gehört.

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Die E. Thomann AG steht für 75 Jahre Erfahrung mit Schreinerlösungen für Küchen, Fenster und Türen und zugleich für Innovation. Nicht nur weil der Traditionsbetrieb eine Kochschule beherbergt, die in normalen Zeiten Dampfgarer- sowie Teppan-Yaki- und Wok-Kurse anbietet. Auch im Rechnungswesen geht das Familienunternehmen neue Wege.

Herr Renold, was hat Sie bewogen, als Rechnungssteller so schnell auf die QR-Rechnung umzustellen?

Christian Renold: Am Anfang waren wir natürlich etwas skeptisch, da die bisherigen Einzahlungsscheine zum Alltag gehörten und all unsere Kunden wussten, wie man mit ihnen umgehen muss. Zudem hatte ich das Gefühl, dass der QR-Code eher jüngeren Leuten vorbehalten ist, um schnell an gewisse Informationen zu gelangen. Dann haben wir aber an einer Informationsveranstaltung unserer Hausbank teilgenommen, wo uns die Vorteile der QR-Rechnung aufgezeigt wurden. Ausserdem erklärte die Bank, dass die bisherigen Einzahlungsscheine nach einer Übergangsfrist sowieso durch die QR-Rechnung abgelöst werden. Das dort Gehörte hat unsere Bedenken und Unsicherheiten beseitigt und so haben wir haben uns anschliessend dann für eine konsequente Umstellung per 1. Juli 2020 entschieden.

Wie viele Rechnungen verschicken Sie mit Einzahlungsscheinen und wie viele als QR-Rechnungen?

Christian Renold: Seit dem 1. Juli 2020 versenden wir ausschliesslich QR-Rechnungen an unsere Kunden. Da auch die bisher geläufigen Angaben wie beispielsweise die IBAN auf der Rechnung aufgeführt sind, haben unsere Kunden keine Probleme mit dem neuen Format.

Gemäss einer Studie der Fachhochschule Nordwestschweiz FHNW kostet ein KMU die Ausstellung einer Papierrechnung mehr als vier Franken. Inwieweit kommt Sie die QR-Rechnung günstiger?

Christian Renold: Bezüglich Kosten für die Ausstellung einer Kundenrechnung haben wir etwa die gleichen Erfahrungen gemacht. Wir erwarten von der QR-Rechnung jedoch keine wesentlichen Kosteneinsparungen, da wir bereits jetzt schwarz-weiss auf einen vorbedruckten Briefbogen drucken. Dies sieht etwas edler aus und soll unser Qualitätshandwerk hervorheben.

In welchem Verhältnis steht der entstandene Umstellungsaufwand zum erwarteten Nutzen?

Christian Renold: Wir sehen den grössten Nutzen für unsere Firma bei den eingehenden Lieferantenrechnungen. Vom QR-Code auf diesen Rechnungen können wir mithilfe eines Lesegeräts sämtliche Rechnungsinformationen automatisch in die Kreditorenbuchhaltung übertragen, was eine deutliche Zeitersparnis im Verarbeitungsprozess bedeutet. Die Kosten für diese Umstellung hielten sich in Grenzen, da wir in der Buchhaltung bereits vorher mit einem Kreditorenmodul gearbeitet haben. Aus diesem Grund überwiegt auf Dauer ganz klar der Nutzen. Bei den ausgehenden Kundenrechnungen haben wir keinen direkten finanziellen Vorteil. Ich denke aber, dass wir mit der Verwendung der QR-Rechnung ein innovatives Image gegenüber unseren Kunden ausstrahlen können.

Welche Bedeutung hat die Digitalisierung für Ihr Geschäft im Allgemeinen?

Christian Renold: Die Digitalisierung wird auch in unserem Unternehmen immer wichtiger. Vor allem die herausfordernden Umstände während der Coronazeit haben deutlich gemacht, dass digitalisierte Daten einen grossen Vorteil haben. Der Vertrieb musste zum Teil im Homeoffice arbeiten und Ausstellungstermine waren nur sehr umständlich möglich. Da konnten wir einerseits von der bereits vorhandenen Infrastruktur profitieren und haben andererseits unsere digitale Arbeitsweise weiter ausgebaut. Unsere Kunden können so zum Beispiel neu über eine Cloud-Lösung virtuell durch ihre neue Küche oder Ankleide spazieren.

Und welchen Stellenwert hat die Digitalisierung des Zahlungsverkehrs?

Christian Renold: Ich sehe das als Puzzleteil für die generelle Effizienzsteigerung in der Administration. Es soll uns die tägliche Arbeit vereinfachen und sie schneller machen, damit Zeit für andere Aufgaben frei wird. Wir werden im Herbst ein neues ERP-System anschaffen, durch das die Anbindung der Kreditorenbuchhaltung auch bei der Projektüberwachung Vorteile bringen wird. So sollen zukünftig die Rechnungen direkt den Projekten zugeteilt werden, so dass die Zwischenkalkulationen, die Nachkalkulationen und die Projektabrechnungen einfacher und schneller ausgeführt werden können.

Wann und von wem wurden Sie darüber unterrichtet, dass die QR-Rechnung eingeführt wird?

Renold: Soweit ich mich erinnern kann, wurden wir durch unsere Hausbank und durch die Finanzpresse bereits vor rund einem Jahr über die bevorstehende Umstellung informiert. Danach hatten wir bei den Banken zwischendurch nachgefragt, wie der Stand sei, um nichts zu verpassen. Wie bereits erwähnt, war dann vor allem die Infoveranstaltung unserer Hausbank zu diesem Thema sehr nützlich für uns.

Wie haben Sie Ihre Prozesse und Systeme auf die QR-Rechnung vorbereitet?

Renold: Wir haben bereits im Vorfeld ein Rechnungslesegerät angeschafft, das den QR-Code lesen kann. Danach hat die Firma, die das Buchhaltungssystem administriert, die Kreditorenbuchhaltung entsprechend verknüpft. Vor dem 1. Juli haben wir von der Bank die "QR-Einzahlungsscheine" für unsere Kundenrechnungen erhalten. Weitere Prozesse mussten wir im Moment nicht anpassen. Alles in allem war die Umstellung für uns zeitlich nicht aufwendig.

 

Wie erhalten Sie die Rechnungen?
Renold
: Im Moment erhalten wir immer noch ca. 95 Prozent der Rechnungen im traditionellen Format (Papier und Einzahlungsschein), während uns der Rest als E-Mail- Rechnung zugestellt wird. Leider drucken wir die E-Mail- Rechnungen immer noch aus, da wir unser Buchhaltungsarchiv mit physischen Kopien führen und die Rechnungen vom Besteller visiert werden müssen. Erstaunlicherweise erhielten wir im Juli erst sehr wenige QR-Rechnungen. Dies könnte mit dem Restbestand an "alten" Einzahlungsscheinen bei unseren Lieferanten zusammenhängen.

Quelle: Interview von Gabriel Juri, SIX products & services, September 2020, Clearit


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Letzte Änderung 30.09.2020

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