Il rilascio di atti pubblici o di autenticazioni elettronici, ad esempio per conto di un’impresa, varia ancora a dipendenza dei cantoni e degli ambiti del diritto.
Le PMI svizzere devono, a diversi momenti del loro sviluppo, domandare il rilascio di atti pubblici o far autenticare dei documenti. Sono gli ufficiali pubblici (notai) che realizzano questi procedimenti.
Secondo il diritto attuale, l’originale dell’atto pubblico, o minuta (secondo la terminologia di alcuni cantoni), che mette per iscritto il risultato della procedura principale svolta davanti all’ufficiale pubblico, deve essere realizzato su carta. L’art. 55a capoverso 4, titolo finale, del codice civile permette a un ufficiale pubblico di realizzare un invio elettronico dell’atto redatto su carta, in una seconda fase, o di eseguire un’autenticazione in forma elettronica. Uno degli obiettivi del Consiglio federale per il 2019 è la promozione degli atti notarili realizzati in modalità elettronica.
I vantaggi del digitale
"Quando tutti gli atti pubblici e le autenticazioni si potranno eseguire elettronicamente e gli attori implicati saranno abituati agli strumenti digitali che lo consentono, dovrebbe verificarsi un guadagno di tempo e di efficacia per tutti: l’autorità cantonale responsabile, l’ufficiale pubblico e l’impresa", spiega Rahel Müller, capo dell’Ufficio federale per il diritto del registro fondiario e del diritto fondiario (UFRF), incaricato del dossier presso la Confederazione. L’archiviazione digitale degli atti pubblici elettronici dovrebbe ugualmente risparmiare alle amministrazioni cantonali la gestione di chilometri di incarti in formato cartaceo.
Atro vantaggio, gli standard di sicurezza sono più elevati seguendo il percorso elettronico, sottolinea Rahel Müller. Lo strumento informatico, messo a disposizione dei cantoni dalla Confederazione e battezzato RegUP (per Registro svizzero degli ufficiali pubblici), ne è un esempio. "Per effettuare un invio o un’autenticazione elettronica valida, l’ufficiale pubblico deve ottenere una conferma di ammissione rilasciata del RegUP, spiega Christian Bütler dell’Unità informatica giuridica dell’Ufficio federale di giustizia. Non può tuttavia ottenere questa conferma di ammissione se non dispone del diritto accordato dal cantone di esercitare il suo ministero in quel cantone".
Undici cantoni iscritti al registro RegUp
Per realizzare elettronicamente l’invio di un atto pubblico o di un’autenticazione, il notaio deve conformarsi a due condizioni. Deve innanzi tutto essere iscritto al RegUP e inoltre avere una firma elettronica (SuisseID in vigore).
Per quanto riguarda l’iscrizione del notaio al RegUP, undici cantoni (UR, NW, FR, NE, BE, SZ, SO, AG, VD, BS e TG) permettono l’iscrizione degli ufficiali a questo registro. Secondo il diritto svizzero, sono infatti le autorità cantonali che hanno la competenza di nominare le persone abilitate a redigere gli atti pubblici. Più di un terzo dei cantoni han dunque già fatto il passo dell’utilizzo del RegUP per dare ai notai del loro territorio la possibilità di ottenere una "conferma di ammissione".
Delle modifiche legali necessarie
Il Consiglio federale vuole accelerare la digitalizzazione degli atti pubblici e delle autenticazioni. Ha domandato all’UFRF di porre in consultazione una nuova legge in questo senso. "Con questo progetto posto in consultazione il 30 gennaio scorso, l’insieme dei cantoni sarà obbligato a permettere la realizzazione degli atti pubblici e delle autenticazioni elettroniche, sottolinea Rahel Müller. La "conferma di ammissione" sullo strumento RegUP sarà così accessibile a tutti gli ufficiali pubblici in Svizzera. Le autorità cantonali continueranno ancora a nominare le persone abilitate a redigere gli atti pubblici, ma dovranno anch’esse farlo per via elettronica, in particolare attraverso lo strumento messo a disposizione dalla Confederazione."
Questo progetto di legge federale sulla realizzazione di atti pubblici e autenticazioni in forma elettronica (LAPuE) intende introdurre due novità. Non saranno permesse soltanto l’autenticazione e l’invio di atti pubblici elettronici, ma anche la realizzazione immediata dell’atto pubblico in formato digitale. Il notaio avrà dunque il diritto di realizzare l’originale dell’atto pubblico direttamente in forma elettronica. Per quanto concerne l’invio elettronico già possibile, il notaio non potrà rifiutarlo al cliente che ne faccia espressamente domanda.
Informazione
Sul tema
Definizioni : Atto pubblico vs. Autenticazione
Anja Risch, capo supplente dell’UFRF, spiega la differenza tra atto pubblico e autenticazione elettronici*.
Atto pubblico: Per alcune transazioni giuridiche, è richiesta la forma dell’atto pubblico. "Nell’ambito del registro di commercio ad esempio, gli imprenditori hanno bisogno di un atto pubblico per la creazione di una Sagl o di una SA", afferma Anja Risch.
Autenticazione: L’autenticazione di una firma fornisce la prova che la firma presente sul documento provenga effettivamente dalla persona citata nel testo autenticato. Nell’ambito dell’autenticazione di una copia, l’ufficiale pubblico autentifica la conformità della copia con il documento originale a cui si riferisce.
*la terminologia può variare a seconda dei cantoni.
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Ultima modifica 06.03.2019
