La digitalisation touche aussi les actes notariés

L’établissement d’actes authentiques ou de légalisations électroniques, pour le compte d’une entreprise par exemple, varie encore selon les cantons et les domaines du droit.

Un homme en costume écrit sur une tablette avec un stylet.

Les PME suisses doivent, à plusieurs étapes de leur développement, demander l’établissement d’actes authentiques ou faire légaliser des documents. Ce sont les officiers publics (notaires) qui réalisent ces démarches.

Selon le droit actuel, l’original de l’acte authentique, à savoir la minute (selon la terminologie de certains cantons), qui consigne par écrit le résultat de la procédure principale qui s’est déroulée devant l’officier public, doit être établi sur papier. L’art. 55a alinéa 1, dernier titre, du code civil permet à l’officier public d’établir une expédition électronique de l’acte dressé sur papier, dans une phase postérieure, ou de faire une légalisation électronique. L’un des objectifs affichés par le Conseil fédéral en 2019 est de promouvoir les démarches notariées réalisées par voie électronique.

Les avantages du numérique

"Lorsque l’ensemble des actes authentiques et légalisations pourront se faire électroniquement et que les acteurs impliqués seront habitués aux outils numériques le permettant, il devrait y avoir un gain de temps et d’efficacité pour tous: l’autorité cantonale responsable, l’officier public et l’entreprise", explique Rahel Müller, cheffe de l’Office fédéral chargé du droit du registre foncier et du droit foncier (OFRF), en charge du dossier à la Confédération. L’archivage numérique des actes authentiques électroniques devrait également épargner aux administrations cantonales la tenue de kilomètres de dossiers au format papier.

Autre avantage, les standards de sécurité sont plus élevés en suivant la voie électronique, souligne Rahel Müller. L’outil informatique, mis à la disposition des cantons par la Confédération et baptisé RegOP (pour Registre suisse des officiers publics), en est un exemple. "Pour établir une expédition ou une légalisation électronique valide, l’officier public doit obtenir une confirmation d’admission délivrée par le RegOP, explique Christian Bütler de l’Unité informatique juridique de l’Office fédéral de la justice. Il ne peut cependant obtenir cette confirmation d’admission que s’il dispose du droit accordé par le canton d’exercer son ministère dans ce canton."

Onze cantons inscrits sur e registre RegOP

Pour établir électroniquement l’expédition d’un acte authentique ou une légalisation, le notaire doit remplir deux conditions. Il doit, d’une part, être inscrit au RegOP et, d’autre part, avoir une signature électronique (SuisseID en vigueur).

Concernant l’inscription du notaire au RegOP, onze cantons (UR, NW, FR, NE, BE, SZ, SO, AG, VD, BS et TG) permettent l’inscription des officiers publics à ce registre. En droit suisse, ce sont en effet les autorités cantonales qui ont la compétence de nommer les personnes habilitées à dresser les actes authentiques. Plus du tiers des cantons a donc déjà fait le pas d’utiliser RegOP pour donner aux notaires de leur territoire la possibilité d’apposer une "confirmation d'admission".

Des ajustements légaux nécessaires

Le Conseil fédéral veut accélérer la numérisation des actes authentiques et des légalisations. Il a demandé à l’OFRF de mettre en consultation une nouvelle loi en ce sens. "Avec cet avant-projet mis en consultation le 30 janvier dernier, l’ensemble des cantons sera obligé de permettre l’établissement d’actes authentiques et de légalisations électroniques, souligne Rahel Müller. La ‘confirmation d'admission’ sur l’outil RegOP sera ainsi accessible à tous les officiers publics de Suisse. Les autorités cantonales continueront toujours de nommer elles-mêmes les personnes habilitées à dresser des actes authentiques, mais elles devront aussi le faire électroniquement, notamment au travers de l’outil mis à disposition par la Confédération."

Ce projet de loi fédérale sur l’établissement d’actes authentiques électroniques et la légalisation électronique (LAAE) entend introduire deux nouveautés. Ce ne seront plus seulement la légalisation et l’expédition des actes authentiques électroniques qui seront permises, mais aussi l’établissement immédiat de l’acte authentique au format numérique. Autrement dit, le notaire aura le droit d’établir l’original de l’acte authentique directement électroniquement. Quant à l’expédition électronique déjà possible, le notaire ne pourra pas la refuser à un client qui en a fait expressément la demande.


Informations

Sur le thème

Définitions: Acte authentique vs. Légalisation

Anja Risch, cheffe suppléante de l’OFRF, explique la différence entre acte authentique et légalisation électroniques*.

Acte authentique: Pour certaines transactions juridiques, la forme authentique est requise. "Dans le domaine du registre du commerce par exemple, les entrepreneurs ont besoin d’un acte authentique pour la création d’une Sàrl ou d’une SA", cite Anja Risch

Légalisation: La légalisation d’une signature apporte la preuve que la signature présente dans le document provient effectivement de la personne citée dans le texte de légalisation. Dans le cadre de la légalisation d’une copie, l’officier public authentifie la conformité de la copie avec le document original s’y rapportant.

*la terminologie peut varier selon les cantons.

Dernière modification 06.03.2019

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