"La conservazione delle fatture e dei documenti contabili elettronici deve rispettare regole precise"

Le fatture elettroniche danno diritto alla deduzione dell’imposta precedente IVA unicamente a determinate condizioni. I documenti contabili elettronici devono inoltre essere conservati rispettando precise esigenze. Spiegazioni con l’esperta fiduciaria Sandra Maurer.

Per un’impresa è essenziale poter provare l’autenticità e l’integrità dei dati che sono trasmessi e conservati su carta o in formato elettronico. Nell’ambito dell’Imposta sul valore aggiunto (IVA), questa prova può essere fornita tramite la firma elettronica o per mezzo di altri giustificativi e documenti. Può trattarsi di ordini d’acquisto, di bolle di consegna, di scritture contabili, di giustificativi di pagamento, ecc. La tenuta dei libri contabili secondo i principi che regolamentano il diritto commerciale e secondo le regole definite dall’Ordinanza sulla tenuta e la conservazione dei libri di commercio permette in linea generale di dimostrare i fatti pertinenti. Sandra Maurer, esperta fiduciaria e direttrice di Tax&Company a Männedorf (ZH), ci spiega come le PMI possono adempiere ai propri obblighi in questo ambito in modo semplice e pratico.

Quali supporti di dati sono autorizzati per la conservazione delle fatture e dei documenti contabili?

Sandra Maurer: Di principio tutti i supporti di dati attualmente disponibili sul mercato sono autorizzati. Se si tratta di una conservazione a lungo termine e i dati devono essere salvati conformemente al Codice delle obbligazioni e all’Ordinanza sulla tenuta e la conservazione dei libri di commercio (Olc), si pongono diversi quesiti:

  • Come garantire per esempio l’integrità e l’autenticità dei dati registrati su supporti di memoria modificabili?
  • Come impedire perdite premature o accidentali?
  • Come si esegue un’adeguata documentazione dei procedimenti?

È inoltre consigliato il rispetto delle regole seguenti:

  • I dati devono essere conservati per 10 anni.
  • L’autenticità e l’integrità devono poter essere provate.
  • Il momento in cui le informazioni sono state registrate deve poter essere provato senza possibilità di modifiche o di falsificazioni.
  • Le leggibilità dei dati deve essere garantita.
  • I dati devono poter essere recuperati con tempistiche ragionevoli.
  • Le informazioni sottoposte a protezione dei dati devono essere conservate sotto forma criptata.
  • La responsabilità è in primo luogo della direzione.

Queste esigenze possono essere soddisfatte solamente con l’uso di un software appropriato. L’acquisto e la manutenzione di questa tipologia di software sono onerosi. Le PMI devono pertanto essere consapevoli che la digitalizzazione dell’archiviazione delle fatture e dei documenti contabili in generale, conformemente all’Olc, necessita di una buona pianificazione, sia in termini di risorse umane sia finanziarie. È sicuramente una delle ragioni per cui numerose PMI continuano a optare per uno stoccaggio fisico.

Come può agire una piccola impresa che desidera ridurre al minimo le spese e i costi in materia di conservazione di libri dei conti?

Maurer: L’articolo 9 Olc prescrive che i supporti elettronici sono autorizzati, senza esigenze supplementari, se non sono modificabili, cioè se non possono più essere modificati o cancellati senza che l’operazione sia reperibile sul supporto stesso dei dati. Le PMI possono anche generare file non modificabili, come i PDF/A, a partire dai propri documenti contabili elettronici (libri contabili, fatture, certificati di salario, ecc.) e registrarli in seguito su supporti di dati non modificabili (CD-ROM, DVD-ROM, ecc.).

Esistono formati di file più adatti di altri alla conservazione a lungo termine? Quali sono i termini di conservazione?

Maurer: Il formato file PDF/A è ideale per la conservazione a lungo termine dei documenti elettronici. Adempie delle condizioni essenziali quali la dimensione ridotta del file e la possibilità di ricerca integrale del testo, inoltre nella famiglia PDF è il formato che contiene più strumenti e soluzioni.

Come indicato in precedenza, la durata di conservazione è di 10 anni. L’articolo 958 f del Codice delle obbligazioni definisce la base legale in relazione a questo aspetto.

Se un’impresa registra i propri dati su supporti elettronici modificabili (p. es. in un cloud), cosa deve fare?

Maurer: Deve domandare al fornitore cloud di confermare che i dati conservati in quel modo possono essere facilmente recuperati per 10 anni. È inoltre utile osservare che una soluzione cloud non adempie alle esigenze dell’articolo 9, cpv. 1, lett. a Olc. Siccome il cloud non è un supporto di dati non modificabile, la conservazione dei dati su cloud è sottoposta a esigenze più severe, relative ai supporti digitali modificabili, definite dall’art. 9, cpv. 1, lett. b, e cpv. 2 Olc. Si raccomanda di verificare che l’utilizzo di un software di gestione dati (in inglese DMS) basato sul cloud possa garantire l’archiviazione adeguata dei documenti, oppure, come già menzionato, di registrare i documenti contabili elettronici su supporti di dati non modificabili.

Per ciò che concerne l’IVA, quali sono le esigenze da rispettare per le fatture in caso di assenza di firma elettronica?

Maurer: In caso di dati trasmessi e conservati che hanno un’incidenza sulla deduzione dell’imposta precedente o sul prelievo e il recupero dell’imposta, che siano disponibili su carta o in formato elettronico, deve essere fornita la prova della loro origine e della loro integrità. Questa prova è ritenuta valida se sono rispettati i principi della contabilità ai sensi dell’articolo 957 ss CO. Le fatture cartacee, le fatture cartacee scannerizzate e le fatture elettroniche sono trattate allo stesso modo, poiché i principi della contabilità si applicano a tutti i tipi di documenti contabili.

La ʺdigitalizzazioneʺ interessa a livello politico. Quale dossier politico è attualmente importante per le PMI?

Maurer: Con la mozione 22.3004 ʺFavorire la digitalizzazione della contabilitàʺ, la consigliera nazionale e presidente di FIDUCIARI|SUISSE, Daniela Schneeberger, ha avuto una larga eco. Il 2 marzo 2022 il Consiglio nazionale ha adottato all’unanimità la mozione ʺFavorire la digitalizzazione delle fattureʺ. Con questa mozione il Consiglio federale (ndr: che ha proposto nel febbraio 2022 di respingere la mozione) ha incaricato di modificare l’Ordinanza sulla tenuta e la conservazione dei libri di commercio e altri atti pertinenti per facilitare il processo di digitalizzazione della tenuta dei conti. I documenti devono poter essere conservati su supporti di dati modificabili senza firma elettronica o dispositivi simili, a condizione che l’autenticità e l’integrità dei dati possano essere stabiliti in virtù dei principi di regolarità dei conti previsti agli artt. 957 ss CO. Il ricorso alla firma elettronica o a dispositivi simili deve essere facoltativo.

L’adozione di questa mozione da parte del Consiglio federale permetterebbe di facilitare considerevolmente la digitalizzazione della contabilità per le PMI. L’epoca dell’incertezza giuridica terminerebbe e le PMI potrebbero tranquillamente accettare i documenti elettronici. Ciò potrebbe portare a una riduzione dei costi e aumentare l’efficienza dei procedimenti interni. La mozione passa ora al Consiglio degli Stati. Dapprima sarà la Commissione degli affari giuridici del Consiglio degli Stati a prendere posizione su questa mozione che poi sarà trattata dal Consiglio degli Stati. Ciò avverrà al più presto nell’estate del 2022, ma forse non prima dell’autunno.


Informazione

Ultima modifica 06.04.2022

Inizio pagina

Notizie e informazioni per imprenditori e futuri imprenditori
https://www.kmu.admin.ch/content/kmu/it/home/attualita/interviste/2022/la-conservazione-delle-fatture-e-dei-documenti-contabili-elettronici-deve-rispettare-regole-precise.html