La tenue de comptes, qui répertorient tous les mouvements, représente une étape indispensable dans la vie de l'entreprise. Mode d'emploi.
Selon les directives juridiques, il faut tenir une comptabilité financière. Tenir des comptabilités auxiliaires peut être utile, mais cela dépend en définitive de la taille de l'entreprise, du nombre de justificatifs et des besoins de l'entreprise. Par comptabilité auxiliaire, on entend la gestion de plusieurs états de fait, dans un cercle comptable différent. Exemples: comptabilité débiteurs/créditeurs, des salaires, des placements, ainsi que la comptabilité des titres et de l'immobilier.
Dans la comptabilité débiteurs/créditeurs, les clients et les fournisseurs ont tous un compte. Y sont comptabilisés tous les mouvements (factures, paiements). Le total est ensuite consigné dans le grand livre de la comptabilité financière.
Dans la comptabilité des postes ouverts, les factures ne sont pas comptabilisées. Les opérations ne sont comptabilisées qu'à partir du moment où le paiement est reçu. Le contrôle des paiements se fait en dehors de la comptabilité sur la base des justificatifs qui sont déposés en tant que "factures non payées". Lors de la clôture, la position est ajustée à l'aide des factures effectivement non payées. Pour des quantités de données plus petites, une comptabilité des postes ouverts peut s'avérer utile. Par contre, si le nombre de factures et de paiements à comptabiliser est considérable, il est conseillé de tenir une comptabilité débiteurs/créditeurs.