Viele Schweizer Unternehmen beschäftigen Grenzgänger, die manchmal von zu Hause aus arbeiten möchten. Die geltenden Gesetze lassen ihnen dabei allerdings nur einen begrenzten Spielraum. Fragen im Hinblick auf die Sozialversicherungen, das Steuerrecht und das Arbeitsrecht müssen geklärt werden, damit es für Arbeitgeber und Arbeitnehmer keine negativen Konsequenzen gibt. Empfohlen wird insbesondere, im Arbeitsvertrag festzulegen, welches Arbeitsrecht für die Beziehung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer gilt und in welchem Masse Homeoffice im Ausland in Betracht kommt.
Sozialbeiträge
Genau wie die Staaten der EU und der EFTA nimmt die Schweiz am europäischen System zur Koordinierung der Sozialversicherungen teil, das für Bürgerinnen und Bürger aus der Schweiz und den EU-/EFTA-Staaten gilt. Grundsätzlich sieht die geltende Regelung für die Unterstellung Folgendes vor:
- Der Beschäftigte ist nur einem einzigen Sozialversicherungssystem unterstellt, in der Regel dem System des Staates, in dem er arbeitet (Verordnung (EG) Nr. 883/2004 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 29. April 2004, Art. 11 Abs. 1);
- Beschäftigte, die in der Schweiz arbeiten und einen wesentlichen Teil (25% oder mehr) ihrer Arbeit im Wohnsitzland in der EU/EFTA leisten, müssen im Sozialversicherungssystem dieses Landes angemeldet sein und nicht bei den Schweizer Sozialversicherungen (Verordnung (EG) Nr. 883/2004 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 29. April 2004, Art. 13);
- Der Anteil von 25% wird in der Regel im Verhältnis zur Gesamtarbeitszeit bestimmt;
- Die Berechnung erfolgt auf der Grundlage der zu erwartenden Situation für die kommenden 12 Monate.
Für ausführlichere Informationen lesen Sie bitte das Merkblatt 2.12 "Versicherungsunterstellung" der Informationsstelle AHV/IV.
Ab dem 1. Juli 2023 ermöglicht jedoch eine neue multilaterale Vereinbarung den Grenzgängerinnen und Grenzgängern in bestimmten Staaten, die Zuständigkeit für die Sozialversicherungen nicht wechseln zu müssen, wenn der Anteil der Telearbeit weniger als 50% (der Gesamtarbeitszeit) beträgt (siehe neue Vereinbarung).
Die Liste der betroffenen Staaten und Erläuterungen zu den Bedingungen für die Anwendung der Vereinbarung finden Sie auf der Website des Bundesamtes für Sozialversicherungen (BSV).
Wenn sich ein Arbeitnehmer in einer Situation befindet, in der die Voraussetzungen für die Unterstellung unter die Schweizer Sozialversicherungen nicht oder nicht mehr erfüllt sind, muss der Schweizer Arbeitgeber die Sozialbeiträge an die zuständige Stelle im Ausland abführen. Dafür muss er insbesondere die Höhe der Beiträge und die Organisation des Sozialversicherungssystems in dem betreffenden Land kennen, um seinen gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen. Das kann zu einer erheblichen zusätzlichen Arbeitsbelastung führen.
Die Sozialbeiträge können im Ausland höher sein als in der Schweiz. Selbst wenn sie unabsichtlich erfolgt, kann eine nicht ordnungsgemässe Anmeldung schwere Folgen für das Unternehmen und den Beschäftigten haben.
Für ausführlichere Informationen können sich Arbeitgeber an ihre AHV-Ausgleichskassen wenden, die die zuständige Behörde für die Unterstellung unter die Sozialversicherungen sind.
Besteuerung des Einkommens
Die Schweiz und Frankreich haben eine dauerhafte Vereinbarung über die Telearbeit von Grenzgängern geschlossen. Seit dem 1. Januar 2023 ist es auf beiden Seiten der französisch-schweizerischen Grenze möglich, bis zu 40% der Arbeitszeit im Homeoffice zu leisten, ohne dass dadurch die gewöhnliche Steuerregelung der Grenzgänger in Frage gestellt wird.
In Deutschland kann bei einer Vollzeitbeschäftigung der Grenzgängerstatus erhalten bleiben, sofern sich der Beschäftigte mindestens einmal pro Woche an seinen Schweizer Arbeitsplatz begibt.
Die Besteuerung von Grenzgängern mit Wohnsitz in Italien (in einem Umkreis von 20 km um die Schweizer Grenze) wird per 1. Januar 2024 Gegenstand eines neuen Abkommens sein, das im Mai 2023 von den beiden Seiten abgeschlossen wurde. Das Abkommen sieht vor, dass die zuständigen Behörden der beiden Länder die Bedingungen für die grenzüberschreitende Telearbeit regelmässig überprüfen (siehe Abkommen zwischen der Schweizerischen Eidgenossenschaft und der Italienischen Republik).
Nach dem derzeitigen Stand (August 2023) müssen die Grenzgängerinnen und Grenzgänger ihre Arbeit an ihrem Arbeitsplatz in der Schweiz leisten, damit für sie die Besteuerung für Grenzgänger gilt. Die Einkünfte, die während einer möglichen Arbeitsphase im Homeoffice erzielt werden (selbst wenn diese nur einen Tag andauert), müssen in Italien besteuert werden.
Mit dem Ende der während der Pandemie eingeführten Sonderreglung für die Besteuerung gibt es für Grenzgängerinnen und Grenzgänger mit Wohnsitz in Österreich zum jetzigen Zeitpunkt keine besondere Steuerregelung in Bezug auf das Arbeiten im Homeoffice.
Sämtliche an ihrem Wohnsitz erzielten Einkünfte aus der Erwerbstätigkeit bleiben der Besteuerung in ihrem Wohnsitzstaat unterstellt.
Arbeitsrecht
Es wird dringend empfohlen, im Arbeitsvertrag explizit zu regeln, welches Arbeitsrecht gelten soll. Findet sich im Vertrag kein Hinweis auf das anwendbare Arbeitsrecht und wird ein grosser Teil der Arbeit im Ausland geleistet, so kann die Anwendung des Schweizer Arbeitsrechts in Frage gestellt werden.
Ist jedoch im Arbeitsvertrag festgelegt, dass das anwendbare Arbeitsrecht das Schweizer Recht ist, gilt dieses auch für Grenzgängerinnen und Grenzgänger, selbst im Fall von Homeoffice in ihrem Wohnsitzstaat.
