Delle app che promettono di aumentare la produttività

Le applicazioni collaborative sono in pieno slancio. Come si contraddistinguono? Quali sono i punti essenziali da prendere in considerazione prima di adottarne una? Testimonianze e consigli.

Durante una riunione, dei collaboratori consultano i propri laptop e smartphone, ecc.

Aumentare le produttività, motivare i collaboratori o aumentare le vendite: migliaia di applicazioni e di piattaforme online promettono ora di migliorare il funzionamento delle imprese. Un mercato che pesa già USD 9,5 miliardi e che dovrebbe più che raddoppiare entro il 2027, secondo lo studio americano Grandview Research.

Tra le più popolari figurano in particolare degli strumenti di gestione di progetti come Trello o Basecamp, dei software di monitoraggio come Toggl o Clockify o ancora piattaforme di comunicazione collaborativa Microsoft Teams e Slack. Quest’ultima soluzione è stata adottata in primavera da Remy Buser, CEO e cofondatore di Bloom Biorenewables, che sviluppa una tecnologia per produrre delle molecole analoghe alla petrolchimica tramite scarti vegetali o di legno.

"Slack è una sorta di WhatsApp per imprese, che permette di dividere facilmente le discussioni tra collaboratori in diversi gruppi", spiega il giovane imprenditore. I sette collaboratori della sua start-up, che ha sede a Marly (FR), hanno cominciato a usare questo software a causa del telelavoro imposto dal confinamento. Da allora, Remy Buser non può fare a meno di questo strumento. "Slack ha permesso di ovviare alle discussioni che avevamo durante la pausa caffè o durante le nostre riunioni settimanali. Con il vantaggio di offrire un monitoraggio dei progetti in corso più fine e strutturato." L’intoppo? La quantità limitata di dati offerti dal software nella sua versione gratuita. Una volta raggiunta, i vecchi messaggi vengono man mano cancellati. "Il costo della versione a pagamento è di circa CHF 7 al mese per ogni utente. Oggi si tratta di una piccola spesa, ma immaginate i costi tra due anni, quando avremo 20 collaboratori."

Fare dei test preventivamente

"Le piattaforme online propongono in generale dei salvataggi automatici così come dei piani di continuità e di sicurezza direttamente integrati e questo può dare l’impressione che siano meno costose rispetto all’acquisto di un sistema di server appositi", osserva Yan Borboën, responsabile digital assurance e cybersicurezza presso PwC a Ginevra. L’esperto sottolinea l’importanza di capire in partenza ciò che è incluso nel servizio di base e come vengono fatturate le funzionalità supplementari, ad esempio secondo il numero degli utenti o dei dati consumati. "Con questo tipo di acquisti smaterializzati si aumenta il rischio di ricevere una brutta sorpresa al momento della fattura mensile." Ancor più una volta che si è adottato il software, dato che il passaggio verso un’altra soluzione concorrente non risulta sempre facile, se non addirittura impossibile.

Fortunatamente, la maggior parte delle applicazioni destinate alle imprese propone delle versioni dimostrative. Pertanto Remy Buser, di Bloom Biorenewables, è anche un utente convinto della versione gratuita di Podio, una soluzione di gestione del lavoro collaborativo. "Si possono ricreare diversi flussi di lavoro, ad esempio dedicati alla raccolta di fondi, alla R&S o ali collaboratori esterni, spiega il dirigente dell’impresa. Per ognuno di questi ambiti si possono poi assegnare dei compiti ai membri del gruppo di lavoro, così come le scadenze richieste per portarli a termine." L’imprenditore sottolinea il vantaggio della tracciabilità dei progetti offerta da questa piattaforma. "Si tratta di un punto molto importante per i nostri investitori e la piattaforma permette di condividere i nostri progressi in modo ben più professionale di una semplice tabella Excel."

Microsoft, l’impresa all’origine del celebre software da ufficio, non deve però farsi problemi. Il numero di visitatori della sua piattaforma collaborativa online, denominata Microsoft Teams, è progredita del 943% tra maggio 2019 e maggio 2020. "Noi usiamo Teams con alcuni dei nostri partner e il numero di funzionalità che offre è impressionante, osserva Remy Buser. Non mi stupirebbe che diventasse uno dei programmi più popolari dell’azienda americana."

E i software di tracciamento?

I software di tracciamento e di feedback dell’attività degli impiegati sono un’altra faccia di questo mercato che suscita oggi un forte interesse. "C’è stata una corsa precipitosa verso questi programmi negli Stati Uniti a causa della crisi sanitaria, ma non è stato così in Svizzera", spiega Antoinette Weibel, professoressa di risorse umane all’Università di San Gallo e co-responsabile del progetto di ricerca "Big Brother nelle imprese svizzere? Fiducia, dati e sfera privata al lavoro" condotta nell’ambito del PNR75.

Per chi fosse interessato a questo tipo di software, Antoinette Weibel raccomanda di riflettere bene ai loro pro e contro. "Non bisogna credere a tutte le promesse delle imprese tecnologiche e non bisogna esitare a chiedere loro spiegazioni. Vi è un altro punto da considerare: proporre agli impiegati di non partecipare di default a questo tipo di procedura induce spesso meno pressione."


Informazione

Sul tema

Produttività in aumento in Svizzera

La produttività delle imprese è aumentata fino al 16% durante la crisi da coronavirus, secondo uno studio realizzato dall’Unione svizzera delle arti e mestieri (USAM) nel giugno 2020 e citata dal giornale NZZ am Sonntag. In questi ultimi anni, la progressione si aggirava sull’1% soltanto.

Secondo l’associazione mantello, l’incremento è dovuto in particolar modo al calo più grande del volume di lavoro rispetto alla performance economica. "La riorganizzazione del lavoro (ad esempio attraverso il telelavoro), una maggior flessibilità degli orari e lo stop dei tragitti dei pendolari hanno reso l’economia più produttiva" ha spiegato Henrique Schneider, economista responsabile dell’USAM.

Ultima modifica 02.09.2020

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