Ces apps qui promettent d’augmenter la productivité

Les applications collaboratives sont en plein essor. Comment se distinguent-elles? Quels sont les points essentiels à prendre en compte avant d’en adopter une? Témoignages et conseils.

Lors d’une réunion, des collaborateurs consultent leurs laptop, smartphone, etc.

Augmenter la productivité, motiver les collaborateurs ou augmenter les ventes: des milliers d’applications et de plateformes en ligne promettent aujourd’hui d’améliorer le fonctionnement des entreprises. Un marché qui pèse déjà USD 9,5 milliards, et qui devrait plus que doubler d’ici à 2027, selon le cabinet américain Grandview Research.

Parmi les plus populaires d’entre elles, on compte notamment des outils de gestion de projet comme Trello ou Basecamp, des logiciels de suivi de temps tels que Toggl ou Clockify ou encore les plateformes de communication collaborative Microsoft Teams et Slack. Cette dernière solution a été adoptée ce printemps par Remy Buser, CEO et cofondateur de Bloom Biorenewables, qui développe une technologie pour produire des molécules analogues à la pétrochimie à l’aide de déchets végétaux ou de bois.

"Slack est une sorte de WhatsApp pour entreprise, qui permet de diviser facilement les discussions entre collaborateurs en différents groupes", détaille le jeune entrepreneur. Les sept collaborateurs de sa start-up, basée à Marly (FR), ont commencé à utiliser ce logiciel en raison du télétravail imposé par le confinement. Pour autant, Remy Buser ne se voit pas se passer d’un tel outil aujourd’hui. "Slack a permis de pallier aux discussions que nous avions lors de la pause-café ou de nos séances hebdomadaires. Avec l’avantage d’offrir un suivi des projets en cours plus fin et structuré." Le hic? La quantité limitée de données offertes par le logiciel dans sa version gratuite. Une fois celle-ci atteinte, les anciens messages sont effacés au fur et à mesure. "Le coût de la version payante est d’environ CHF 7 par utilisateur par mois. Cela reste une petite dépense aujourd’hui, mais imaginez les frais lorsque nous compterons 20 collaborateurs dans deux ans."

Mener des tests en amont

"Les plateformes en ligne proposent en général des sauvegardes automatiques ainsi que des plans de continuité et de sécurité directement intégrés, ce qui peut donner l’impression qu’elles sont moins chères que l’achat d’un système de serveurs dédiés", observe Yan Borboën, responsable digital assurance et cybersécurité chez PwC à Genève. L’expert souligne l’importance de comprendre dès le départ ce qui est inclus dans le service de base, et comment les fonctionnalités supplémentaires sont facturées, par exemple selon le nombre d’utilisateurs ou de données consommées. "Avec ce type d’achats dématérialisés, on augmente le risque d’avoir une mauvaise surprise à la réception de la facture du mois." Un point d’autant plus important qu’une fois un logiciel adopté, la migration vers une solution concurrente n’est pas toujours aisée, voire même possible.

Heureusement, la plupart des applications à destination des entreprises proposent des versions de démonstration. Ainsi Remy Buser, de Bloom Biorenewables, est aussi un utilisateur convaincu de la version gratuite de Podio, une solution de gestion de travail collaborative. "On peut y créer différents flux de travail, par exemple dédiés à la levée de fonds, à la R&D ou aux collaborations externes, explique le chef d’entreprise. Pour chacun de ces volets, on peut ensuite assigner des tâches aux membres de l’équipe, ainsi que les délais requis pour les accomplir." L’entrepreneur souligne le gain de traçabilité des projets offerts par cette plateforme. "C’est un point très important pour nos investisseurs, et la plateforme permet de partager nos progrès de manière bien plus professionnelle qu’un simple tableau Excel."

Microsoft, l’entreprise à l’origine du célèbre logiciel bureautique, n’a cependant guère de soucis à se faire. Le nombre de visiteurs de sa plateforme collaborative en ligne, baptisée Microsoft Teams, a progressé de 943% entre mai 2019 et mai 2020. "Nous utilisons Teams avec certains de nos partenaires, et le nombre de fonctionnalités qu'elle offre est impressionnant, remarque Remy Buser. Je ne serai pas étonné que cela devienne un des programmes les plus populaires de la firme américaine."

Quid des logiciels de tracking

Les logiciels de tracking et de feedback de l’activité des employés sont un autre pan de ce marché qui suscite aujourd’hui un fort intérêt. "Il y a eu une vrai ruée sur ces programmes aux Etats-Unis en raison de la crise sanitaire, mais cela n’a pas été le cas en Suisse", explique Antoinette Weibel, professeure en ressources humaines à l'Université de Saint-Gall et coresponsable du projet de recherche Big Brother dans les entreprises suisses? Confiance, données et sphère privée au travail" menée dans le cadre du PNR75.

Pour qui serait néanmoins intéressée par ce type de logiciels, Antoinette Weibel recommande de bien réfléchir à leurs tenants et aboutissants. "Il ne faut pas croire toutes les promesses des entreprises technologiques et ne pas hésiter à leur demander des comptes. Un autre point à considérer: proposer aux employés de ne pas participer par défaut à ce type de démarche, cela induit souvent moins de pression."


Informations

Sur le thème

Productivité en hausse en Suisse

La productivité des entreprises a augmenté jusqu'à 16% durant la crise de coronavirus, selon une étude réalisée par l'Union suisse des arts et métiers (USAM) en juin 2020 et citée par le journal NZZ am Sonntag. Ces dernières années, la progression avoisinait 1% seulement.

La hausse est notamment due à la baisse plus grande du volume de travail par rapport à la performance économique selon l'organisation faitière. "La réorganisation du travail (par exemple à travers le télétravail), une plus grande flexibilité des horaires et l’arrêt des trajets des pendulaires ont rendu l’économie plus productive", a expliqué Henrique Schneider, économiste en chef de l’USAM.

Dernière modification 02.09.2020

Début de la page

des nouvelles intéressantes et de précieuses informations pour les créateurs d'entreprise et les entrpreneurs.
https://www.kmu.admin.ch/content/kmu/fr/home/actuel/theme-du-mois/2020/ces-apps-qui-promettent-d-augmenter-la-productivite.html