Es gibt immer mehr kollaborative Anwendungen für die Teamarbeit. Worin unterscheiden sie sich? Welche wichtigen Punkte sollte man berücksichtigen, bevor man sich für ein Tool entscheidet? Erfahrungsberichte und Tipps.
Produktivität erhöhen, Mitarbeiter motivieren oder Umsätze steigern: Heute gibt es Tausende Anwendungen und Online-Plattformen, die versprechen, die Abläufe im Unternehmen zu verbessern. Schon jetzt hat der Markt einen Wert von USD 9,5 Milliarden und bis 2027 dürfte er sich verdoppelt haben, so die Prognose der amerikanischen Agentur Grandview Research.
Zu den beliebtesten zählen insbesondere Projektmanagement-Tools wie Trello oder Basecamp, Zeiterfassungssoftware wie Toggl oder Clockify sowie Plattformen für die Team-Kommunikation wie Microsoft Teams und Slack. Für letztere entschied sich im Frühjahr Remy Buser, CEO und Mitgründer von Bloom Biorenewables, die eine Technologie für die Herstellung von erdölähnlichen Molekülen aus Pflanzenabfällen oder Holz entwickelt.
"Slack ist eine Art WhatsApp für Unternehmen. Gespräche zwischen den Mitarbeitern lassen sich leicht in verschiedene Gruppen aufteilen", erklärt der Jungunternehmer. Die sieben Mitarbeiter seines Start-ups mit Sitz in Marly (FR) haben mit der Nutzung dieser Software begonnen, weil sie durch den Lockdown auf Telearbeit angewiesen waren. Heute will Remy Buser aber nicht mehr ohne ein solches Tool arbeiten. "Slack konnte einen Ersatz für unsere Gespräche in der Kaffeepause oder bei unseren wöchentlichen Meetings bieten. Mit dem Vorteil, dass das Monitoring der laufenden Projekte genauer und strukturierter erfolgt." Minuspunkt? In der Gratisversion der Software ist die Datenmenge begrenzt. Sobald das Limit erreicht ist, werden alte Nachrichten schrittweise gelöscht. "In der kostenpflichtigen Version fallen monatlich etwa CHF 7 pro Nutzer an. Das ist jetzt noch ein kleiner Betrag, aber stellen Sie sich vor, was es kosten wird, wenn wir in zwei Jahren 20 Mitarbeiter haben werden."
Vorher testen
"Die Online-Plattformen bieten in der Regel automatische Speicherungen sowie direkt integrierte Kontinuitäts- und Sicherheitspläne, was den Eindruck vermitteln kann, dass sie günstiger sind als der Kauf eines Systems mit eigenen Servern", bemerkt Yan Borboën, Leiter Risk Assurance und Cybersecurity bei PwC in Genf. Der Experte unterstreicht, wie wichtig es ist, von Anfang an zu verstehen, was in der Basisversion enthalten ist und wie die zusätzlichen Funktionen in Rechnung gestellt werden, also zum Beispiel nach der Anzahl der Nutzer oder der verbrauchten Datenmenge. "Bei dieser Art von Käufen steigt das Risiko, beim Erhalt der Monatsrechnung eine böse Überraschung zu erleben." Dieser Punkt ist umso wichtiger, da nach der Einführung einer Software der Wechsel zu einem Konkurrenzprodukt nicht immer leicht oder überhaupt möglich ist.
Zum Glück bieten die meisten Anwendungen, die sich an Unternehmen richten, Demoversionen an. So ist Remy Buser von Bloom Biorenewables auch ein überzeugter Nutzer der Gratisversion von Podio, einem Tool für kollaboratives Arbeitsmanagement. "Man kann darin verschiedene Workflows einrichten, zum Beispiel für Kapitalbeschaffung, F&E oder externe Kollaborationen", erklärt der Firmenchef. "Für jeden dieser Bereiche kann man dann den Teammitgliedern Aufgaben zuweisen sowie Fristen, bis wann diese erledigt sein müssen." Der Unternehmer betont, dass sich die Projekte dank dieser Plattform viel besser nachverfolgen lassen. "Das ist für unsere Investoren ein sehr wichtiger Punkt und mit Hilfe der Plattform können wir unsere Fortschritte viel professioneller mitteilen als mit einer einfachen Excel-Tabelle."
Microsoft, das Unternehmen hinter der berühmten Office-Software, muss sich allerdings keine Sorgen machen. Die Besucherzahlen auf seiner Online-Plattform namens Microsoft Teams haben sich zwischen Mai 2019 und Mai 2020 um 943% erhöht. "Wir nutzen Microsoft Teams mit einigen unserer Partner. Die Auswahl an Funktionen, die dort zur Verfügung stehen, ist beeindruckend", sagt Remy Buser. "Ich würde mich nicht wundern, wenn es eines der beliebtesten Programme des US-Unternehmens wird."
Was ist mit Tracking-Software?
Tools, die dazu dienen, die Arbeitszeit und -leistung der Beschäftigten zu kontrollieren und ihnen Feedback zu geben, sind ein weiteres Element auf diesem stark wachsenden Markt. "Aufgrund der Gesundheitskrise gab es in den USA einen regelrechten Run auf diese Programme, aber in der Schweiz war das nicht der Fall", erklärt Antoinette Weibel, Professorin für Human Resources an der Universität St. Gallen und Co-Leiterin des Forschungsprojekts "Big Brother in Schweizer Unternehmen? Vertrauen, Daten und Privatsphäre im Job", das im Rahmen des NFP75 durchgeführt wird.
Wer sich dennoch für diese Art von Software interessiert, sollte laut Antoinette Weibel gut über die Hintergründe und Zusammenhänge nachdenken. "Man darf nicht alle Versprechen der Technologie-Unternehmen glauben und sollte nicht zögern, ihnen auf den Zahn zu fühlen. Was man auch in Erwägung ziehen sollte, ist die Möglichkeit, die Beschäftigten nicht standardmässig zur Nutzung dieser Tools zu verpflichten, das erzeugt häufig weniger Druck."
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Produktivität in der Schweiz steigt
Laut einer Studie des Schweizerischen Gewerbeverbands (sgv) vom Juni 2020, die in der NZZ am Sonntag zitiert wird, hat sich die Arbeitsproduktivität der Unternehmen während der Coronavirus-Krise um bis zu 16% erhöht. In den letzten Jahren lag der Zuwachs nur bei etwa 1%.
Der Anstieg gehe insbesondere darauf zurück, dass das Arbeitsvolumen im Vergleich zur Wirtschaftsleistung noch stärker gesunken sei, so der Dachverband. "Die Umstrukturierung der Arbeit, etwa durch Home-Office, flexiblere Arbeitszeiten und das Wegfallen des Pendelns, hat die Wirtschaft produktiver gemacht", erklärte Henrique Schneider, Chefökonom des sgv.
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Letzte Änderung 02.09.2020
