I grandi gruppi utilizzano da tempo dei software informatici che centralizzano la gestione dei loro servizi. Ma solo una PMI svizzera su cinque ha già intrapreso questo passo. Una soluzione di questo tipo vale la pena? Panoramica.
Contabilità, fatturazione, gestione degli ordini e delle forniture, emissione di certificati di salario… Molte PMI gestiscono questi compiti affidandosi a soluzioni burocratiche classiche. Al contrario, i software ERP ("enterprise resource planning") promettono di automatizzarli e di semplificarne il monitoraggio.
Concepito a partire da una serie di moduli legati ad una banca dati comune, un ERP integra diverse funzioni di gestione, dalle più semplici (paga, agenda, fatturazione, gestione delle vacanze) alle più complesse (monitoraggio logistico, controllo giuridico, qualità, fiscalità,…). Ogni nuova immissione alimenta la soluzione comune, facilitando in tal modo il pilotaggio globale dell’attività. "Se i bisogni variano in funzione delle PMI, del loro settore, della loro grandezza o dei loro processi internazionali, l’80% delle loro procedure funziona allo stesso modo", spiega Tobias Ackermann, Country Manager in Svizzera per l’editor Sage.
Dapprima adottati dal settore industriale, gli ERP possono oggi aiutare i commercianti e gli artigiani nello svolgimento dei loro compiti quotidiani con maggior facilità grazie a versioni mobili che permettono di usarli attraverso un semplice smartphone. Gestione facilitata, risparmio di tempo: un buon ERP può permettere ai dirigenti e ai dipendenti di concentrarsi sul fulcro del loro lavoro.
Un’ampia offerta
Molti studio indicano che meno del 20% delle PMI ha attualmente adottato un ERP. Per meglio rispondere ai loro bisogni, le offerte sono andate aumentando e nuovi attori sono giunti a proporre soluzioni attraverso gli editor come il belga Odoo o il francese Divalto, oppure come gli svizzeri Accounto, Klara o Bexio. Quest’ultimo software è concepito specificamente per il mercato delle PMI, come afferma il suo fondatore Jeremias Meier: "Il nostro cliente tipo conta meno di dieci impiegati ed è in generale il direttore stesso che usa il nostro ERP per emettere le fatture o fare la contabilità. I nostri clienti hanno sempre più bisogno di una soluzione semplice dato che sono spesso poco informatizzati: la metà di essi non aveva un altro software prima di rivolgersi a noi."
Svariate funzioni
A questa espansione dell’offerta corrisponde una larga gamma di servizi, più o meno completi e complessi, per rispondere alle specificità delle PMI: i bisogni di un parrucchiere non sono gli stessi di un agricoltore o di un ristoratore. Per gli editor la sfida consiste nel trovare un equilibrio tra una soluzione sufficientemente standardizzata per rispondere alla maggior parte dei bisogni al miglior costo, rivelandosi abbastanza versatile per soddisfare tutti. Per riuscirci, certi editori propongono una soluzione di base, corredata da software complementari pensati per settori specifici: industria, immobiliare, logistica… Altri, come Klara o Bexio, giocano la carta dei partenariati: "I nostri 600 partner sviluppano soluzioni specifiche che si uniscono alla nostra, spiega Jeremias Meier. I nostri clienti possono quindi aggiungere dei moduli adattati al loro modello d’affari.
La questione dell’utilizzo
Alla sfida dell’adattabilità si affianca quella della padronanza di questi software, a lungo temuti per la loro complessità, ma sempre più facili da usare. Oltre ad una concezione user friendly, gli editor assicurano di aver creato delle risposte adeguate: supporto telefonico spesso compreso nell’abbonamento, possibilità di lasciare un tecnico occuparsene a distanza, se necessario, finestre di discussione integrate ai software, sedute di formazione, partenariati… "Lavoriamo a stretto contatto con dei fiduciari che possono aiutare i nostri clienti nel parametrare correttamente l’ERP per le funzioni compatibili", spiega infatti Jeremias Meier.
Controllo dei costi
Il costo dell’utilizzo varia chiaramente a seconda della complessità della soluzione o del numero di utenti. Sarebbe meglio evitare, se possibile, gli ERP gratuiti: spesso limitati sul piano funzionale, essi vengono finanziati dalla pubblicità o fatturano la minima operazione supplementare. I grandi editor propongono tariffe spesso comparabili a quelle dei nuovi attori, intorno ai CHF 30 al mese per uno strumento che permette di trattare le offerte, le fatture, la contabilità finanziaria, i salari e il salvataggio dei dati. Per bisogni più complessi, "l’aumento dei costi deve essere valutato in funzione di un ritorno sull’investimento che non si limita ai criteri puramente economici". Ai guadagni di crescita o di produttività attesi si aggiungono la soddisfazione dei clienti e dei collaboratori, fa valere Tobias Ackermann.
Informazione
Sul tema
"Offrire molta flessibilità ai nostri collaboratori"
Bertrand Carcel, direttore della società ginevrina di manutenzione informatica Infologo, utilizzava un ERP da molti anni prima di optare per una nuova soluzione alla fine del 2017. "La dinamica di sviluppo del nostro vecchio partner veniva a calare nel momento in cui noi necessitavamo di poter rispondere a nuovi bisogni. Abbiamo cercato un editor capace di proporci un software completo, in grado di integrare gli strumenti classici di un ERP ma anche la nostra soluzione di gestione delle relazioni con la clientela e la gestione dei biglietti tecnici che ci permettono di rispondere alle problematiche incontrate dai nostri clienti."
Infologo ha scelto l’editore Sellsy per la sua capacità nel proporre una soluzione aperta: "Sellsy offre svariate possibilità d’interconnessioni con strumenti di terzi, che si tratti di software come WordPress o di piattaforme come LinkedIn. Questa caratteristica ci permette di risparmiare tempo e di offrire molta flessibilità ai nostri collaboratori. Oggi, solo la nostra contabilità resta ancora gestita a parte." Utilizzato quotidianamente dai quindici collaboratori di Infologo, l’ERP costa ogni mese CHF 600 franchi all’azienda.
Ultima modifica 05.02.2020
