Les grands groupes utilisent depuis longtemps des logiciels informatiques qui centralisent la gestion de leurs services. Mais seule une PME suisse sur cinq a déjà franchi le pas. Une telle solution en vaut-elle la peine? Tour d’horizon.
Comptabilité, facturation, gestion des commandes et des stocks, édition des feuilles de salaires… Bon nombre de PME gèrent ces tâches en s’appuyant sur des solutions bureautiques classiques. À l’inverse, les logiciels ERP ("entreprise ressource planning") promettent de les automatiser et d’en simplifier le suivi.
Conçu à partir d’une série de modules reliés à une base de données commune, un ERP intègre différentes fonctions de gestion, des plus simples (paie, agenda, facturation, gestion des congés) aux plus complexes (suivi logistique, contrôle juridique, qualité, fiscalité…). Chaque nouvelle saisie alimente la solution commune, facilitant ainsi un pilotage global de l’activité. "Si les besoins varient en fonction des PME, de leur branche, de leur taille ou de leurs processus internationaux, 80% de leurs procédures fonctionnent de la même manière", explique Tobias Ackermann, Country Manager en Suisse pour l’éditeur Sage.
D’abord adoptés par le secteur industriel, les ERP peuvent aujourd’hui soulager le quotidien des commerçants et des artisans avec d’autant plus de facilité que des versions mobiles permettent de les utiliser depuis de simples smartphones. Gestion facilitée, gain de temps: un bon ERP peut permettre aux dirigeants et aux salariés de se concentrer sur leur cœur de métier.
Une multitude d’offres
Pour autant, plusieurs études indiquent que moins de 20% des PME ont adopté un ERP à ce jour. Pour mieux répondre à leurs besoins, les offres se sont multipliées et de nouveaux acteurs sont venus concurrencer les solutions proposées par les éditeurs en place de longue date comme SAP, Oracle, Sage, Abacus… Certains sont étrangers comme le belge Odoo ou le français Divalto, d’autres sont suisses comme Accounto, Klara ou Bexio. Ce dernier logiciel est spécifiquement conçu pour le marché des PME d’après son fondateur, Jeremias Meier: "Notre client-type compte moins de dix employés et c’est en général le directeur lui-même qui utilise notre ERP pour éditer les factures ou faire la comptabilité. Nos clients ont d’autant plus besoin d’une solution simple qu’ils sont en général assez peu informatisés: la moitié d’entre eux n’avaient pas d’autre logiciel avant de venir nous voir."
Des fonctions variées
À ce foisonnement d’offre correspond une large gamme de services, plus ou moins complets et complexes pour répondre aux spécificités des PME: les besoins d’un coiffeur ne sont pas ceux d’un agriculteur ou d’un restaurateur. Pour les éditeurs, le défi consiste à trouver un équilibre entre une solution suffisamment standardisée pour répondre à la majorité des besoins au meilleur coût tout en étant assez souple pour satisfaire chacun. Pour y parvenir, certains éditeurs propose une solution de base, assortie de "briques" logicielles complémentaires pensées pour des secteurs spécifiques: industrie, immobilier, logistique… D’autres, comme Klara ou Bexio, jouent la carte des partenariats: "Nos 600 partenaires développent des solutions spécifiques qui viennent se connecter à la nôtre, explique Jeremias Meier. Nos clients peuvent ainsi ajouter des modules adaptés à leur modèle d’affaires."
La question de la prise en main
Au défi de l’adaptabilité s’ajoute celui de la maîtrise de ces logiciels longtemps redoutés pour leur complexité mais de plus en plus faciles à prendre en main. Au-delà d’une conception user friendly, les éditeurs assurent avoir mis en place des réponses adéquates: support téléphonique souvent compris dans l’abonnement, possibilité de laisser un technicien prendre la main à distance si nécessaire, fenêtres de discussion intégrées aux logiciels, séances de formations, partenariats… "Nous travaillons en lien étroit avec des fiduciaires qui peuvent aider nos clients à paramétrer correctement l’ERP pour ce qui est des fonctions comptables" détaille ainsi Jeremias Meier.
Maîtrise des coûts
Le coût de déploiement varie évidemment en fonction de la complexité de la solution ou du nombre d’utilisateurs. Les ERP gratuits sont si possibles à éviter: souvent limités sur le plan fonctionnel, ils sont financés par la publicité ou facturent la moindre opération supplémentaire. Les grands éditeurs proposent des tarifs souvent comparables à ceux des nouveaux acteurs, autour de CHF 30 par mois pour un outil qui permet de traiter les offres, les factures, la comptabilité financière, les salaires et la sauvegarde des données. Pour des besoins plus complexes, "l’augmentation des coûts doit être évaluée en fonction d’un retour sur investissement qui ne se limite pas aux critères purement économiques". Aux gains de croissance ou de productivité attendus s’ajoutent la satisfaction des clients et des collaborateurs, fait valoir Tobias Ackermann.
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"Offrir beaucoup de souplesse à nos collaborateurs"
Bertrand Carcel, directeur de la société genevoise de maintenance informatique Infologo, utilisait un ERP depuis de nombreuses années avant d’opter pour une nouvelle solution fin 2017. "La dynamique de développement de notre ancien partenaire s’essoufflait à un moment où nous avions besoin de pouvoir répondre à des besoins nouveaux. Nous cherchions un éditeur capable de nous proposer un logiciel complet, capable d’intégrer les outils classiques d’un ERP mais aussi notre solution de gestion des relations clients et la gestion des tickets techniques qui nous permettent de répondre aux problématiques rencontrées par nos clients."
Infologo a retenu l’éditeur français Sellsy pour sa capacité à proposer une solution ouverte: "Sellsy offre de nombreuses possibilités d’interconnections avec des outils tiers, qu’il s’agisse de logiciels comme WordPress ou de plates-formes comme LinkedIn. Cette caractéristique nous permet de gagner du temps et d’offrir beaucoup de souplesse à nos collaborateurs. Aujourd’hui, seule notre comptabilité reste encore gérée à part." Utilisé quotidiennement par les quinze collaborateurs d’Infologo, l’ERP revient chaque mois à CHF 600 à l’entreprise.
Dernière modification 05.02.2020
