Die Organisation der Aufgaben und Funktionen der Mitarbeitenden ist für ein KMU unerlässlich. Dabei sind verschiedene interne und externe Parameter zu berücksichtigen.
In einem KMU ist es wichtig festzustellen, wie viele Mitarbeitende mit den erforderlichen Kompetenzen benötigt werden, um den aktuellen und künftigen Aufgaben des Unternehmens gerecht zu werden.
In der Regel teilt sich die Personalplanung in drei Bereiche:
- Ersatzbedarf
- Neubedarf
- Verkleinerung des Personalbestands
Die Personalplanung umfasst die Summe aller Massnahmen, die eine Beurteilung von Arbeitsangebot und -nachfrage zum Ziel haben. Zunächst muss der Unternehmer also den Personalbedarf seiner Firma auf kurz-, mittel- und langfristige Sicht ermitteln.
Man muss vorausdenken und sich fragen, wo das Unternehmen in zwei, fünf oder zehn Jahren stehen wird. Eine Analyse der externen und internen Einflussfaktoren ist unerlässlich.
Es gilt herauszufinden, welche Kundschaft anvisiert wird, Stärken und Schwächen des Betriebs zu ermitteln, allfällige geplante Abgänge zu berücksichtigen, aber auch den Zustand des Arbeitsmarktes, die Konkurrenz, die Kundenerwartungen und natürlich das Profil der Arbeitskräfte.
Kompetenzen beurteilen
Nach dieser Analyse muss man sich fragen, welche Kompetenzen das Unternehmen braucht und wie viele Mitarbeitende für die Erledigung der Aufgaben benötigt werden.
Bevor man neue Mitarbeitende einstellt, sollte man sich fragen, wie viele Personen aus dem aktuellen Personalbestand diese Arbeit entweder direkt oder nach einer passenden Weiterbildung übernehmen können.
Dafür ist es nötig, die Kompetenzen aller Mitarbeitenden des Betriebs, aber auch ihre Erfahrungen, Weiterbildungen, Interessen, Wünsche oder Spezialgebiete genau zu kennen. Diese Analyse kann bei einem jährlichen Feedback-Gespräch mit jedem Mitarbeiter bzw. jeder Mitarbeiterin erfolgen.
Abweichungen ermitteln
Wenn die Verfügbarkeit und der Bedarf voneinander abweichen, muss man darüber nachdenken, eine oder mehrere neue Personen einzustellen. Es kann aber auch sein, dass man feststellt, dass es zu viel Personal gibt oder die Kompetenzen nicht passen, sodass es nötig wird, sich von einem oder mehreren Mitarbeitenden zu trennen.
Die Einstellung oder Entlassung von Mitarbeitenden sind aber nicht die einzigen Optionen. Man kann in Betracht ziehen, den Personalbestand den Profilen entsprechend anders zu nutzen, Weiterbildungsprogramme auf die Beine zu stellen oder sogar die Arbeitszeit vorübergehend oder dauerhaft zu reduzieren.
Dass die verfügbaren Profile und der Bedarf nicht zusammen passen, kann zum Beispiel passieren, wenn eine Zweigstelle im Ausland eröffnet werden soll. Dann kann spezielles Wissen, insbesondere Sprach- oder Rechtskenntnisse oder marktspezifisches Know-how, erforderlich oder sogar unverzichtbar werden.
Ähnliche Fragen können sich stellen, wenn das Unternehmen beispielsweise seine Aktivitäten durch die Erschliessung neuer Sektoren diversifiziert oder wenn es von einer anderen Firma aufgekauft wird.
