Die administrativen Aufgaben des Personalmanagements dienen nicht nur dazu, die Arbeit der einzelnen bestmöglich zu organisieren. Sie liefern auch nützliche Daten für diverse Entscheidungsprozesse.
Eine gute Personalorganisation muss in der Lage sein, die Arbeit im Unternehmen so zu strukturieren, dass alle Mitarbeitenden in ihrer jeweiligen Abteilung effizient eingesetzt werden und auch das Unternehmen als Ganzes gut funktioniert. Dafür stehen verschiedene nützliche Instrumente zur Verfügung: in der Firma durchgeführte Studien, Stellenbeschreibungen oder auch Anforderungsprofile.
Bestimmung der Löhne
In einigen Unternehmen fliesst die allgemeine Beurteilung auch in das System zur Festlegung der Löhne ein. Damit ein Lohnsystem als gerecht empfunden wird, müssen auch andere Parameter wie die Leistung und das Alter der einzelnen Mitarbeitenden, die Anzahl der Dienstjahre und eventuell die Familiensituation (z. B. die Anzahl der Kinder) berücksichtigt werden.
Die Beurteilungen sind regelmässig an die Entwicklungen des Arbeitsmarktes anzupassen, damit das Unternehmen konkurrenzfähig bleibt und weiterhin qualifizierte Arbeitnehmende anwerben kann.
Personaladministration
Was sind die Aufgaben einer modernen und effizienten Personaladministration? Dazu gehören unter anderem die Kontrolle der Arbeitszeiten, die Ausarbeitung von Arbeitsverträgen, Lohn- und Gehaltszahlungen, das Ausfertigen von Arbeitszeugnissen, aber auch die Pflege der Statistiken im Personalmanagement, insbesondere hinsichtlich Krankenstand und Fluktuation von Mitarbeitenden.
Einhaltung der Gesetze
Ferner ist darauf zu achten, dass verschiedene gesetzliche Regelungen eingehalten werden, beispielsweise die Gesamtarbeitsverträge und alle weiteren Massnahmen oder Vereinbarungen, die das Personal betreffen. Dazu sind fundierte Kenntnisse des Arbeitsrechts sowie aller Verordnungen zu Sozialabgaben oder -versicherungen unerlässlich.
Mehr Informationen zu diesem Thema finden Sie in folgenden Rubriken: Pflichten der Arbeitgebenden; Arbeitsrecht; Gesundheit und Sicherheit
Informationsquellen
Die Arbeit der Personaladministration mündet in eine riesige Datenmenge, die sich für bestimmte Entscheidungen oder als Kontrollinstrument als nützlich erweisen kann. Mit den Statistiken und Angaben (z. B. zum Krankenstand oder zur Fluktuation) ist es möglich, allfällige Schwachstellen in der internen Organisation aufzudecken oder die Wirksamkeit zuvor getroffener Massnahmen zu überprüfen.
Für die Verarbeitung dieser Daten gibt es diverse Softwareprogramme, was insbesondere das Erledigen administrativer Routineaufgaben erleichtert.
Quelle: Personalmanagement, Theorie und zahlreiche Beispiele aus der Praxis, Marc A. Hermann und Clarisse Pifko.
