Rechnungsstellung

Bei der Ausstellung von Rechnungen müssen gesetzliche Vorgaben und formale Kriterien erfüllt werden.  

Eine (Kreditoren- /Aufwand)-Rechnung, welche die formellen Anforderungen zur Rechnungsstellung (MWST) erfüllt, ermöglicht in der Regel den Vorsteuerabzug. Es empfiehlt sich daher, immer eine korrekte Rechnung beim Leistungserbringenden (Lieferanten) zu verlangen.

In der Regel muss eine Rechnung folgende Elemente enthalten:

  • Name und Adresse des Lieferanten sowie seine MWST-Nummer. Seit dem 1. Januar 2014 ist dies die Unternehmens-Identifikationsnummer (UID) mit dem Zusatz MWST;
  • Name und Adresse des Empfängers (bei Kassenzetteln ab CHF 400, Stand 2012);
  • Datum der Lieferung oder der Leistungserbringung (sofern nicht mit dem Rechnungsdatum identisch);
  • Genaue Bezeichnung der Lieferung oder Dienstleistung;
  • Der Preis (Entgelt) der Lieferung bzw. Dienstleistung;
  • Angewandter Mehrwertsteuersatz (z.B. "zuzüglich 7,7% MWST") und MWST-Betrag, sofern dieser nicht im Preis enthalten ist;
  • Signatur (siehe Erläuterungen im nachfolgenden Absatz).

Keine Pflicht zur digitalen Signatur

Für ein Unternehmen ist es entscheidend, dass es die Echtheit und Unverändertheit der Daten, die auf Papier oder elektronisch übermittelt und aufbewahrt werden, bewiesen werden kann. Dies betrifft insbesondere Dokumente, die für den Vorsteuerabzug, die Steuererhebung oder den Steuerbezug relevant sind.

Bei elektronischen Daten ist dieser Nachweis insbesondere dann erbracht, wenn die elektronischen Daten digital signiert sind. Eine digitale Signatur bietet den besten Schutz vor nicht feststellbaren Veränderungen. Fehlt diese hingegen, ist der Beleg für die Echtheit und Integrität der elektronischen Rechnung nicht erbracht und die Rechnung stellt damit keinen eindeutigen Nachweis dar.

Gemäss dem Grundsatz der freien Beweismittelwürdigung ist es dennoch möglich, den geforderten Nachweis durch andere Belege oder Unterlagen zu erbringen. Das können Auftrags- oder Lieferscheine, Buchungssätze, Zahlungsbelege oder Ähnliches sein. Die Beweiskraft dieser Belege oder Dokumente muss für jeden Einzelfall bewertet werden. Die Buchführung nach den Grundsätzen des Handelsrechts (Art. 957a OR) und nach den in der Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher definierten Regeln (mehr Informationen dazu hier) gewährleistet im Allgemeinen, dass die für die Mehrwertsteuer relevanten Sachverhalte belegt werden können.

Das bedeutet, dass auch für elektronische Rechnungen ohne elektronische Signatur das Recht zum Vorsteuerabzug geltend gemacht werden kann, sofern andere Nachweise erbracht werden können. Die gesetzlichen Anforderungen an die Buchführung müssen eingehalten werden. Die Sachverhalte und das Referenzsystem müssen überprüfbar sein.

Unternehmen, die ein internes Kontrollsystem (IKS) haben, können auch dieses als Beweismittel verwenden. Dafür muss im IKS für die Geschäftsvorfälle eine zuverlässige Rückverfolgbarkeit zwischen der elektronischen Rechnung und den Leistungen, auf die sie sich bezieht, gegeben sein und es muss insgesamt so konzipiert sein, dass die Echtheit der Herkunft und die Integrität des Inhalts gewährleistet sind. Im Rahmen der freien Beweismittelwürdigung muss es für jeden Einzelfall möglich sein zu beurteilen, ob das IKS diese Bedingungen erfüllt. Achtung: Nicht alle IKS sind von der Konzeption und der Qualität her geeignet.



Informationen

Letzte Änderung 01.04.2022

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