Mehrwertsteuer-Kontrolle: Prüfungen durch die ESTV

Die Mehrwertsteuer (MWST) ist eine Selbstveranlagungssteuer. Alle 3 (oder pro Monat) beziehungsweise 6 Monate reicht die steuerpflichtige Person ihre MWST-Abrechnungen ein und zahlt die entsprechenden Steuerforderungen.

Kontrollen aufgrund der eingereichten MWST-Abrechnungen erfolgen durch die ESTV stichprobenweise. Eine MWST-Kontrolle vor Ort trägt einerseits zur rechtsgleichen Behandlung der steuerpflichtigen Personen bei, orientieren aber andererseits über die korrekte Anwendung der steuerlichen Vorschriften sowie die zweckmässige Erfassung der Umsätze und der Vorsteuern.

Wie häufige Reaktionen von Unternehmen zeigen, wird es mitunter sogar geschätzt, wenn das Rechnungswesen einmal aus einer anderen Sicht beurteilt wird.

Ablauf einer Kontrolle vor Ort

Der/die Steuerexpert(e)/in MWST (StEx MWST) wird vor der Kontrolle mit der steuerpflichtigen Person telefonisch Kontakt aufnehmen und zusammen mit den zuständigen Personen (auch mit dem Treuhandbüro) den Zeitpunkt, den Revisionsort und die Kontrollperiode und die ungefähre Revisionsdauer der MWST-Kontrolle vereinbaren. Weiter wird der steuerpflichtigen Person mitgeteilt, welche Unterlagen (z.B. Buchhaltung, Jahresabschlüsse, Grundbücher, Doppel der MWST-Abrechnungen, Lohnbücher, Kreditoren- und Debitorenrechnungen, Einfuhr- und Ausfuhrdokumente usw.) bereitzustellen sind.

Anlässlich der telefonischen Unterredung können weitere Informationen wie beispielsweise Abschluss der Buchhaltung, nahestehenden Unternehmen, die mehrwertsteuerpflichtig sind und somit allenfalls auch noch kontrolliert werden müssen usw., ausgetauscht werden. Die telefonisch angekündigte Kontrolle wird der steuerpflichtigen Person noch schriftlich bestätigt (gesetzlich vorgeschrieben).

Zunächst verschafft sich der/die StEx MWST einen Überblick über die Geschäftstätigkeit, Besonderheiten und Spezialitäten des Unternehmens, die Geschäftsführung, die Mitarbeiterzahl und die zuständigen Personen für Buchhaltung und MWST-Abrechnungen.

Dann prüft der/die StEx MWST aufgrund der Buchhaltungen die vollständige Deklaration aller Entgelte wie beispielsweise Umsätze aus Lieferungen und Dienstleistungen, Entgelte aus Verkäufen von Betriebsmitteln; Privatanteile, Bezugsteuer, Eigenverbrauch (nur bei Einzelfirmen), von der Steuer ausgenommene Umsätze, Nichtentgelte (wie Spenden, Dividenden, Schadenersatz). Diese Umsätze werden mit den von der steuerpflichtigen Personen in den MWST-Abrechnungen deklarierten Entgelten (Umsätzen) verglichen. Allfällige Differenzen wird der/die StEx MWST mit der steuerpflichtigen Person besprechen und gegebenenfalls korrigieren.

Danach werden noch folgende Prüfungshandlungen vorgenommen:

  • Prüfung der formellen und materiellen Richtigkeit und Vollständigkeit der Buchhaltung.
  • Prüfung der Umsätze: stichprobenweise Sichtung von Rechnungen und Quittungen, korrekte Anwendung der verschiedenen Steuersätze, Abgleich mit den MWST-Abrechnungen und der Buchhaltungen.
  • Prüfung der Vorsteuern: Stimmen beispielsweise die durch die steuerpflichtige Person getätigten Vorsteuerabzüge? Liegen entsprechende Belege vor (formell korrekt ausgestellt usw.)? Wurden allfällig erforderliche Vorsteuerkorrekturen oder dem Eigenverbrauch unterliegende Tatbestände korrekt abgerechnet?
  • Mit der Prüfung der Aufwandseite werden unter anderem gleichzeitig der Bezugsteuer unterliegenden Sachverhalte kontrolliert. Deshalb wird der/die StEx MWST diese Belege auch dann sichten, wenn die steuerpflichtige Person nach der vereinfachten Methode mittels Saldo- oder Pauschalsteuersätzen abrechnet.
  • Prüfung besonderer Faktoren oder Steuertatbestände wie beispielsweise Leistungsaustausch mit eng verbundenen Personen, Leistungen, die nicht geschäftsmässig begründet sind, Nutzungsänderungen, gemischte Verwendung, Vorauszahlungen, Verträge usw.

Das Gesamtergebnis wird der/die StEx MWST mit der steuerpflichtigen Person am Ende der MWST-Kontrolle besprechen und auch provisorische Aufstellungen und Berechnungen für die Nachbelastung oder Gutschrift der einzelnen Positionen abgeben. Nach Abschluss der MWST-Kontrolle wird der steuerpflichtigen Person eine definitive Einschätzungsmitteilung (Verfügung mit einer 30 tägigen Einsprachefrist) mit Weisung zugestellt.

Die häufigsten Aufrechnungspositionen sind:

  • nicht abgeklärte und nicht nachgewiesene Umsatzdifferenzen;
  • nicht erfolgte Vorsteuerkorrekturen oder -kürzungen;
  • nicht deklarierter Eigenverbrauch (als Vorsteuerkorrektur) bei Einzelfirmen;
  • fehlerhafte oder nicht vorhandene Vorsteuer-, Einfuhr- oder Ausfuhrbelege;
  • nicht geschäftsmässig begründete Aufwendungen.

Empfehlung: Einmal passierte Fehler lassen sich kaum mehr korrigieren. Es lohnt sich daher, regelmässig einen Spezialisten zu konsultieren, der einen auf systematische Fehler aufmerksam macht.

Zu beachten gilt es noch, dass die steuerpflichtige Person ihre Buchhaltung mit den eingereichten MWST-Abrechnungen gemäss MWST-Gesetz abstimmen muss. Dieser Vorgang wird als Finalisierung oder Umsatz- und Vorsteuerabstimmung bezeichnet. Die Finalisierung hat innerhalb von 180 Tagen nach Ablauf des Geschäftsjahres zu erfolgen. Mögliche Differenzen (zu Gunsten oder zu Lasten der steuerpflichtigen Person) sind der MWST mit der 5. Abrechnung (sogenannte Jahresabstimmung oder Berichtigungsabrechnung) schriftlich mitzuteilen.

Informationen

Kontakt

Eidgenössische Steuerverwaltung ESTV
Eigerstrasse 65
3003 Bern

Tel.: +41 58 46 271 06
Fax: +41 58 46 273 49

Letzte Änderung 23.11.2016

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