Wie man die Nachfolge plant

Eine geglückte Nachfolge beruht nicht auf einer Entscheidung, die über Nacht getroffen wurde, sondern ist das Ergebnis langer Überlegungen, in die möglichst viele verschiedene Optionen einbezogen wurden.

Jede Unternehmerin und jeder Unternehmer muss früher oder später über die eigene Nachfolge nachdenken. Welcher Zeitpunkt für die Einleitung dieses Prozesses am geeignetsten scheint, hängt von der individuellen Einschätzung und der allgemeinen Situation des Unternehmens ab sowie von der Frage, ob es eine potenzielle Nachfolgeperson gibt oder nicht. Eine Übergabe kann sogar unpassend sein, wenn das Unternehmen gerade eine schwierige Phase durchmacht, erst kürzlich teure Investitionen getätigt hat oder dabei ist, ein neues Produkt auf den Markt zu bringen.

Die Planung der Nachfolge ermöglicht eine Vorbereitung auf das traurige Szenario, falls der Unternehmenseigner frühzeitig aus dem Unternehmen ausscheiden sollte, zum Beispiel aus Krankheitsgründen oder nach einem Unfall. In einem solchen Fall steht das gesamte Geschäft auf dem Spiel, sofern keine vorausschauenden Massnahmen getroffen wurden.

Rechtzeitig an die Nachfolge denken

In der Schweiz schliesst rund jedes dritte Unternehmen mangels geeigneter Nachfolge. Das zeigt die Studie „KMU Nachfolge - Quo Vadis?“ der Stiftung KMU Next, die 2024 veröffentlicht wurde. Da eine geglückte Firmenübertragung in der Regel mehrere Jahre in Anspruch nimmt, tun Unternehmende gut daran, sich so früh wie möglich Gedanken über die Nachfolge zu machen, um die einzelnen Schritte sorgfältig planen zu können und somit böse Überraschungen zu vermeiden.

Es ist sinnvoll, bereits ab 50 über eine geeignete Nachfolgelösung nachzudenken. Die Übergabe selbst wird mit 60 Jahren als früh, zwischen 62 und 65 als normal und ab 68 als spät angesehen.

In jedem Fall sind für alle, die vor der Herausforderung stehen, ihre eigene Nachfolge zu planen, Vorsicht und gründliches Nachdenken angesagt. Es ist ratsam, alle Nachfolgeoptionen aufmerksam zu prüfen und bereit zu sein, die Strategie gegebenenfalls auf halber Strecke zu ändern (zum Beispiel wenn ein familieninterner Nachfolger im Laufe des Übertragungsprozesses einen Rückzieher macht).

Mehrere Etappen

Ist der Entschluss zur Einleitung der Nachfolgeregelung gefasst, geht es um die Formulierung der Wünsche und Ziele aus Sicht der Unternehmenden und ihrer Familien. Anschliessend wird empfohlen, in der Regel mit Beizug externer Beraterinnen oder Berater, eine Analyse der aktuellen Unternehmenssituation durchzuführen. Die Ergebnisse dieser Analyse werden den definierten Wünschen und Zielen gegenübergestellt und daraus mögliche Handlungsoptionen abgeleitet, um Struktur und Unternehmenskultur frühzeitig auf die Nachfolge auszurichten. Dafür ist es erforderlich zu bestimmen, ob die Nachfolge intern, innerhalb der Familie, geregelt werden kann oder ob eine externe Lösung nötig ist.

Wenn nicht schon eine familieninterne Nachfolgerin oder ein familieninterner Nachfolger verfügbar ist, steht die Suche nach einer geeigneten Nachfolgeperson an. Um die Übergabe an Dritte zu erleichtern, können Vorbereitungs- und Umstrukturierungsmassnahmen wie eine Firmenspaltung, eine Ausschüttung von Substanzdividenden zwecks Erleichterung des Unternehmens und Sicherung der Altersvorsorge, die Änderung der Rechtsform oder eine Neuorganisation des Managements getroffen werden. Den Abschluss bildet die konkrete Umsetzung der Nachfolge in rechtlicher, steuerlicher und finanzieller Hinsicht.

Eine gute Kommunikation ist Gold wert

Ist der Übertragungsprozess eingeleitet, so muss dies allen betroffenen Parteien, ob firmenintern oder extern, mitgeteilt werden. Eine wirkungsvolle und transparente Kommunikation spielt für den Erfolg der Übertragung und die Akzeptanz seitens der Mitarbeitenden eine Schlüsselrolle. Sie hilft auch dabei, Gerüchte aus der Welt zu räumen, die die Kaderleute, die Mitarbeitenden sowie die Kundinnen und Kunden beunruhigen und dazu führen, dass sie sich Sorgen um die Zukunft des Unternehmens machen. Wichtig ist, dass die Informationen über den Ablauf der Nachfolge zunächst intern und dann öffentlich kommuniziert werden. Andernfalls kann es verheerende Folgen für die Beschäftigten haben, die sich von ihrem Unternehmen verraten fühlen können. Nichts ist für ein Unternehmen auf dem Weg zu einer Übernahme schlimmer, als wenn Führungskräfte und vertrauenswürdige Mitarbeitende das Schiff verlassen.

Dieses Prinzip von Klarheit und Transparenz entbindet die betroffenen Parteien wohlgemerkt nicht von der nötigen Verschwiegenheit in Bezug auf finanzielle oder sonstige Details der Übertragung, die Gegenstand einer schriftlichen Vertraulichkeitserklärung sein können.

Wie man den Wert des Unternehmens optimiert

Die Vorbereitung der Nachfolge schliesst auch Aspekte der Finanzierung und des Managements ein. Ein Unternehmen wird umso leichter eine Person finden, die es übernimmt, wenn es über gesunde Finanzen, eine vorbildliche Organisation und eine tadellose Buchführung verfügt. Zudem ist es die Pflicht verantwortungsvoller Unternehmender, sich zu versichern, dass sie ihr Unternehmen so übergeben, dass die Nachfolgeperson die Führung unter bestmöglichen Bedingungen übernehmen kann. In dem Moment, wo die Nachfolge vorbereitet wird, ist es auf jeden Fall ratsam, die Organisation und das Management des Unternehmens noch einmal zu prüfen und die Abläufe gegebenenfalls zu verbessern, vor allem, wenn das Unternehmen eher informell geführt wurde. Ein Unternehmen, das einen neuen Inhaber oder eine neue Inhaberin sucht, benötigt des Weiteren eine klare Buchhaltung und aussagekräftige Indikatoren über seinen guten Zustand. Diese Faktoren spielen eine entscheidende Rolle, wenn es darum geht, den Wert des Unternehmens auszuhandeln.

Steuerliche Aspekte berücksichtigen

Im Zusammenhang mit der Nachfolge wird man natürlich mit vielen steuerlichen Fragen konfrontiert. Dieses Thema sollte rechtzeitig vor der eigentlichen Übergabe angegangen werden. Wenn es rechtmässige Erben (Ehepartner/-in, Kinder usw.) gibt, müssen diese Fragen unbedingt innerhalb der Familie diskutiert werden, damit man Kompromisse finden kann, die für alle betroffenen Parteien akzeptabel sind.

Es lohnt sich, mindestens folgende Aspekte zu prüfen:

Darlehen für die Übernahmefinanzierung. Erfolgt die Übernahme des Unternehmens über Darlehen, so ist deren Verzinsung und Rückzahlung (Amortisation) bei der Nachfolgeperson (Darlehensnehmer) voll steuerbar. Reichen die Einnahmen des übernommenen Unternehmens dafür aus, dass die Übernehmenden ihre Schulden tilgen, die Steuern bezahlen und ihren Privatbedarf decken können, ohne dass dem Unternehmen zu viele Mittel entzogen und somit Investitionen blockiert werden?
Doppelbesteuerung. Bei Kapitalgesellschaften werden Gewinne, die im Unternehmen anfallen, zweimal besteuert. Einmal als Gewinnsteuer im Unternehmen selbst, ein zweites Mal als Einkommensteuer bei der Unternehmensleitung. Als Konsequenz dieser Doppelbesteuerung werden Gewinne tendenziell seltener ausgezahlt, sondern eher wieder in die Firma investiert. Damit kommt es zu "substanzschweren" Unternehmen. Häufig können diese früher investierten Gewinne dann über den Verkaufspreis für das Unternehmen nicht wieder herausgelöst werden, weil sie nur selten zum Ertragswert beitragen.
Indirekte Teilliquidation / Erbenholding / Transponierung. Bei der Gründung fremdfinanzierter Gesellschaften zum Zweck der Übernahme eines Unternehmens ist grosse Vorsicht geboten. Es ist zwingend eine Beratung durch Steuerexpert:innen erforderlich.
Erbschafts- und Schenkungssteuern (Kantonalrecht). Übertragungen an nicht direkte Nachkommen können erhebliche Steuerbelastungen (bis 40% des Unternehmenswertes!) zur Folge haben. Da Steuern sofort bezahlt werden müssen, kann sich daraus erheblicher Liquiditäts- und damit Finanzierungsbedarf ergeben.
Umstrukturierung des Vermögens. Die Verschiebung von Teilen des Firmenvermögens in das Privatvermögen und umgekehrt kann steuerlich relevante Folgen haben, wenn sie weniger als 5 Jahre vor dem Tag der offiziellen Übertragung des Unternehmens erfolgt. Es empfiehlt sich, solche Massnahmen weit im Voraus zu planen.
Übernahmegesellschaft. Wenn Nachfolgende oder Erben eine Gesellschaft gründen wollen, die den Betrieb übernehmen soll, sollten unbedingt Steuersachverständige beigezogen werden.

Die eigene Zukunft sichern

Das Leben von Unternehmenden ist mit der erfolgreichen Übertragung des Unternehmens nicht zu Ende. Wer in Rente geht, muss gründlich darüber nachdenken, mit welchen Mitteln die eigene Existenz gesichert werden kann. Häufig reichen die Zahlungen aus der AHV und die Renten der Pensionskasse oder Lebensversicherung nicht aus, um den gewohnten Lebensstandard aufrechtzuerhalten. Bestimmte Vermögenswerte, die für das Unternehmen nicht unentbehrlich sind, können in das Privatvermögen der Übergebenden überführt werden. Hierfür sollte ein erfahrener Finanzexperte zurate gezogen werden, der individuelle Anlageoptionen oder interessante Steueroptimierungen vorschlagen kann.