Quasi un quarto dei lavoratori svizzeri ha esercitato nel 2017 una parte della propria attività al di fuori dal suo luogo di lavoro. Una pratica che richiede una gestione adeguata.
Qui è presente in ufficio al giorno d’oggi? Deborah lavora da casa sua o è in congedo? Gli orari di Michele sono compatibili con quelli di Giacomo? Talvolta, un dirigente o un responsabile delle risorse umane, queste domande se le pone quando deve organizzare il lavoro dei suoi collaboratori in telelavoro. Se mal organizzato a monte, questo funzionamento può diventare un calvario. Qualche consiglio per attuare una modalità di lavoro flessibile, senza subirne le conseguenze.
1. Procedere per tappe
Cambiare funzionamento e offrire ai propri impiegati la possibilità di lavorare a distanza avviene in diverse fasi. Per informarsi, l’iniziativa Work Smart propone un modello organizzativo diviso in cinque tappe successive. Come spiega Barbara Josef, fondatrice dell’agenzia di risorse umane 5to9 a Brütten (ZH) e implicata nell’organizzazione Work Smart: "Nella fase 1, quando gli impiegati restano sul loro luogo di lavoro e dipendono fortemente dalla gerarchia, il telelavoro non deve superare il 30% del tempo globale. Nella fase 5, la più prossima alla completezza, i ritmi si invertono e il telelavoro può occupare il 70%."
2. Apprezzare i vantaggi
Win-win: il lavoro flessibile avvantaggia sia i dipendenti che il datore di lavoro. Un dirigente può sperare in un miglioramento della motivazione dei lavoratori che possono seguire il loro ritmo personale. Da questo benessere deriva spesso un incremento della produttività.
Meno personale presente significa anche una riduzione delle spese di funzionamento e l’ottimizzazione dello spazio attraverso la condivisione degli uffici, ad esempio. "Tuttavia, l’aspetto finanziario non deve essere il motore dell’instaurazione di una flessibilità di lavoro. Per portare a termine con successo questa transizione importante per l’organizzazione e la cultura di un’impresa, le convinzioni di ognuno devono essere più sincere", reputa Barbara Josef.
Altro aspetto interessante, nell’ambito di un programma durevole, il telelavoro contribuisce a ridurre il traffico e le emissioni di CO2.
3. Compensare gli inconvenienti con un management adeguato
Per un dirigente, l’instaurazione di forme di lavoro flessibili implica una gestione ottimale. Quando dei lavoratori sono fisicamente assenti, basarsi su un conteggio orario per valutare il loro lavoro sembra inappropriato. Per Jorge Kühni, vicedirettore dell’Ufficio federale del personale a Berna, dove il lavoro a domicilio è stato liberalizzato da qualche mese, "un management per obiettivi corrisponde meglio a questo tipo di funzionamento. Soprattutto quando i dipendenti hanno completa libertà nella scelta dei loro orari e l’ampiezza del lavoro diventa molto larga".
4. Pianificare senza controllare
Gestire dei dipendenti presenti, mobili, a casa o in congedo, può diventare un rompicapo. L’instaurazione di intervalli o di giorni di telelavoro fissi può rivelarsi una soluzione per evitare troppe complicazioni nell’organizzazione. L’utilizzo di un piano e la possibilità di consultare le agende di ognuno permettono inoltre di sapere dove si trova ogni collaboratore e con il giusto anticipo, a seconda delle esigenze di un posto di lavoro. "Questi strumenti non sono instaurati per controllare gli impiegati, ricorda Barbara Josef. Essi permettono di facilitare l’organizzazione."
5. Instaurare delle direttive
Fidarsi dei propri impiegati e reciprocamente dei propri manager è pure una regola di base quando si sta instaurando la flessibilità. "Una buona cultura d’impresa che ricorda i suoi valori e il suo funzionamento, così come la redazione di un documento su ‘come lavorare insieme’ permettono di instaurare delle direttive chiare e estendibili anche fuori dalle mura dell’azienda", suggerisce Barbara Josef. Tuttavia, regole troppo severe possono rivelarsi controproducenti. "Come far funzionare il tutto deve essere deciso tra impiegati e datore di lavoro, con flessibilità reciproca, in funzione degli obblighi legati a una professione."
Al contrario, l’assenza totale di direttive potrebbe sfociare negli abusi o addirittura in una destabilizzazione dell’impiegato lasciato a sé stesso. Si può essere oberati di lavoro anche se si lavora da casa.
6. Preservare dei momenti comuni
Il telelavoro non deve portare all’isolamento. Programmare delle riunioni in un momento preciso alle quali presenziare e attenersi a questi appuntamenti consolida lo spirito di squadra e facilita il lavoro comune. "La nostra squadra di sette persone si ritrova ogni martedì mattina nei nostri spazi di coworking ginevrini, afferma Guillaume Ruelle, consulente presso l’istallatore di software di gestione d’imprese Systeo. Il resto del tempo, siamo spesso fuori ufficio o in telelavoro. Questo momento di interazione con i miei colleghi è molto importante per me."
7. Adattarsi all’evoluzione
Nell’ambito delle assunzioni, la flessibilità può risultare attrattiva. "Dieci anni fa soltanto, era originale proporre un altro modo di lavorare, reputa Barbara Josef. Ora, è normale offrire diverse alternative."
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Sul tema
Il lavoro da casa esplode in Svizzera
Il numero di lavoratori che esercitano una parte della loro attività in telelavoro tra il 2001 e il 2017 è passata da 248'000 persone a oltre un milione. Questo dato rappresenta in totale il 22,6% della popolazione attiva.
Più della metà degli attivi nel ramo dell’informazione e comunicazione ha effettuato del telelavoro nel 2017, seguiti da coloro i quali lavorano nell’insegnamento (44,3%). In coda al gruppo vi sono le attività che necessitano di contatti personali (alloggi, ristorazione, sanità, socialità) così come i mestieri manuali e dell’edilizia.
Fonte: UST – Rilevazione sulle forze di lavoro in Svizzera (RIFOS) per il periodo 2001-2017 (in francese e tedesco).
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Ultima modifica 03.01.2019
