Ein Firmenumzug, ob nach einem Schadenfall oder aufgrund von finanziellen oder operativen Zwängen, ist häufig eine komplexe Angelegenheit. Hier einige Tipps.
Will der Geschäftsführer eines KMU seine Geschäfte an einen neuen Standort verlegen, muss er einige grundlegende Entscheidungen treffen, bevor es losgehen kann. Die ersten Überlegungen betreffen den künftigen Standort: Soll es ein altes Gebäude sein oder ein massgeschneiderter Neubau? Will man die betrieblichen Abläufe teilweise oder gänzlich neu organisieren? Zudem muss man eine erste Planung aufstellen und vor allem die Koordination des Umzugs intern an einen oder mehrere Projektleiter übertragen.
Aufgaben des Projektleiters
Der für den Umzug ernannte Verantwortliche wacht über
- den aktuellen Stand des Gebäudes
- die Neuorganisation der Produktion
- die interne und externe Kommunikation
- die Einhaltung des Budgets
- die Einhaltung der Fristen für jede der bis zum Tag X zu erledigenden Aufgaben
- die Auflistung dessen, was mitgenommen werden soll und was nicht, was gekauft werden muss und was nicht (um Kosten einzusparen, sollte man die Recycling-Dienste der Umzugsfirmen in Anspruch nehmen oder die Möbel weiterverkaufen)
- die Liste der in den Umzug einbezogenen internen Mitarbeiter und/oder der Aufgaben, für die externe Fachkräfte gefunden werden müssen (Innenarchitekt, Produktionsingenieur, rechtliche und administrative Unterstützung, Lagerist usw.)
- die Auswahl eines Umzugsunternehmens (es sind mehrere Kriterien zu berücksichtigen: Tarife, Fristen, Referenzen)
Zwei unerlässliche Dokumente
- Die Checkliste
Sie wird Ihnen von jedem seriösen Umzugsunternehmen bereitgestellt. Sie listet detailliert auf, welche Schritte vor dem Umzugstag zu erledigen sind: Haben Sie Ihren Partnern die neuen Kontaktdaten übermittelt? Haben Sie geplant, wie die IT-Ausstattung transportiert wird? Darauf geachtet, dass die Pflanzen nicht am Vortag gegossen werden? usw.
- Der Einrichtungsplan
Er wird intern oder mit Hilfe von Beratern erstellt und enthält exakte Angaben, Büro für Büro oder Maschine für Maschine, wie der neue Produktionsstandort eingerichtet wird. Er dient dazu, die Sachen am alten Standort zu kennzeichnen und am neuen entsprechend wieder aufzustellen.
