Auf einen Internetanschluss kann kein Unternehmen verzichten. Einige entscheiden sich sogar für ein Intranet oder ein firmeneigenes E-Mail-Programm.
Internet
Eine Anbindung ans Internet gehört heute zur Grundausrüstung jeder noch so kleinen Firma. Wer im Web keine Präsenz zeigt, wird es im Internet-Zeitalter zunehmend schwer haben, erfolgreich zu sein. Bei der Auswahl des Internet-Zugangs sind vor allem die Zuverlässigkeit der Datenleitung, das Tempo der Datenübertragung und die Kosten für den Internet-Anschluss ausschlaggebend. Standard sind heute für Kleinfirmen ein ADSL-Breitband-Anschluss (ADSL steht als Abkürzung für Asymmetric Digital Subscriber Line), der die Bedürfnisse eines KMU weitgehend abdecken sollte. Zudem wird die Leistung zum Pauschaltarif abgerechnet, womit die Internet-Kosten plan- und kalkulierbar werden.
Wer mehr Leistung braucht, kann auch so genannte SDSL-Leitungen (SDSL steht als Abkürzung für Symmetrical Digital Subscriber Line) mieten. Die Kosten dafür sind aber einiges höher als bei ADSL; dafür ist die Verfügbarkeit höher. Zeitbasierte Abrechnungssysteme, wie sie bei ADSL-Angeboten existieren, sind allenfalls für Einzelunternehmer ohne hohen Internet-Bedarf von Interesse. Sie rechnen sich aber nur, wenn sehr wenig Zeit im Web verbracht wird.
Die schnellste Lösung sind jedoch Glasfaserkabel, die sich in den letzten Jahren weiträumig durchgesetzt haben. Diese Verbindungen waren früher Grossunternehmen vorbehalten, sind nun aber auch für KMU zugänglich. Das Netz wurde in der Schweiz erheblich ausgebaut und viele Betreiber bieten den Zugang zu erschwinglichen Preisen an. Neben der Überschallgeschwindigkeit, die für die Übertragung grosser Datenpakete ideal ist, bieten Glasfaserkabel den weiteren Vorteil einer äusserst stabilen Verbindung.
Intranet
Ein Intranet ist ein Rechnernetzwerk, das auf den gleichen Techniken wie das Internet basiert, jedoch nur von einer festgelegten Gruppe von Mitgliedern einer Organisation genutzt werden kann. Intranets haben die "schwarzen Bretter" in vielen Firmen mittlerweile ersetzt und bieten Zugriff auf firmeninterne Daten wie Telefonlisten, Absenzenlisten, Firmeninfos und anderes mehr.
Mit einem Intranet verfolgen Unternehmen das Ziel, die Informationsversorgung für die Mitarbeitenden zu verbessern. In der Regel startet beim Aufstarten des Internet-Browsers automatisch das Intranet. Informationen auf Intranets sind in der Regel vertraulich und nur für die Mitarbeitenden gedacht. Kleinstfirmen werden wohlweislich andere Kommunikationskanäle für Mitarbeitende einsetzen. Intranets finden sich somit meist in Firmen mit einem grösseren Personalbestand.
Vorteile eines Intranets:
- schnellere innerbetriebliche Informationsströme
- verringerte Fehlerquote
- Arbeitsvereinfachung, weil Personen aus allen Abteilungen auf die gemeinsame Datenbank zugreifen können und nicht nach Listen oder Karteien suchen müssen
- Möglichkeit, bestimmte Vorgänge zu automatisieren
- zentrale Auswertungsmöglichkeiten stehen zur Verfügung
Extranet
Das Extranet ist eine Erweiterung des firmeninternen Intranets um eine Komponente, die nur von einer festgelegten Gruppe externer Benutzer verwendet werden kann. Extranets dienen der Bereitstellung von Informationen, die zum Beispiel Unternehmen, Kunden oder Partnern zugänglich gemacht werden, nicht aber der Öffentlichkeit.
Grundsätzlich nutzt ein Extranet dieselbe Technologie wie das Internet. Vor allem für Firmen, die eng mit Partnern oder Kunden zusammenarbeiten wollen, ist es interessant, sich einem Extranet anzuschliessen oder selbst eines zu programmieren.
E-Mail-Infrastruktur
Mit steigendem E-Mail-Verkehr und zunehmender Grösse von E-Mails wachsen die Erwartungen der Anwender an die elektronische Briefpost: Wer eine Mitteilung mit vertraulichem Inhalt quer durch die Welt verschickt, will auch, dass diese ankommt. Denn E-Mail-Pannen können schnell in kleinen Katastrophen enden: schlechte Presse für die Firma, frustrierte Anwender, sinkende Produktivität und - was entscheidend ist – negative Auswirkungen auf die Geschäfte.
E-Mail, gemeinsame Kalender, Kontaktdaten und der schnelle Zugang zum Web-Mail müssen heute so verfügbar sein wie das Telefon. Um mit den steigenden Anforderungen der Anwender mitzuhalten, stehen auch Kleinfirmen vor folgenden Herausforderungen:
- die Komplexität des E-Mail-Zugangs steigt (Stichworte sind POP, IMAP, Web-Mail, W-LAN-Zugang)
- die Lösung sollte ständig verfügbar sein und hohe Sicherheit bieten
- die Lösung muss für künftiges Wachstum skalierbar sein, d.h. mit dem Unternehmen wachsen können
Die hohe Veränderungsrate, die komplizierte Verarbeitung der Daten sowie die Vielzahl unterschiedlicher Zugriffsarten (POP3, IMAP4, Webmail, SIP etc.), die alle unterstützt werden müssen, macht eine E-Mail-Systemevaluation schwierig. Diverse Internet Service Provider (ISPs) wie beispielsweise Bluewin, Sunrise, Green, GMX und andere bieten gerade für Kleinfirmen pfannenfertige E-Mail-Basispakete an, bei denen man selber vor Ort keine eigene Server-Infrastruktur aufbauen muss. In Startphasen kann eine solche Lösung ideal sein. Bei starkem Wachstum des Unternehmens muss in der Regel früher oder später eine eigene E-Mail-Server-Infrastruktur aufgebaut werden.
E-Mail-Anwendungsprogramme
Wer effizient und sicher E-Mails versenden und verfassen will, kommt nicht um ein möglichst einfaches und zuverlässiges Anwendungsprogramm (E-Mail-Client) mit praxisnahen Funktionen herum. Neben den bezahlpflichtigen, für die meisten Betriebssysteme existierenden Standardprogrammen wie Lotus Notes von IBM oder Outlook von Microsoft gibt es aber auch gut funktionierende kostenlose E-Mail-Programme wie Thunderbird von Mozilla oder Outlook Express von Microsoft. Eine umfassende Liste existierender E-Mail-Programme hat Wikipedia veröffentlicht.
Gratis-Programme bieten allerdings meist nicht den Komfort der bezahlpflichtigen Versionen. Es gilt zu bedenken, dass jede Firma wichtige elektronische Korrespondenz während 10 Jahren aufbewahren muss. Daher sollten E-Mails regelmässig gesichert und elektronisch aufbewahrt werden. Zur Sicherung von E-Mails existieren diverse Sicherungsprogramme, die in der Regel sogar kostenlos im Internet erhältlich sind.
