Organizzare i compiti e le funzioni dei collaboratori è indispensabile per una PMI. In quest’ottica, conviene prendere in considerazione diversi parametri interni ed esterni.
In seno ad una PMI, è importante realizzare una valutazione del numero di dipendenti che dispongono delle competenze necessarie per rispondere ai compiti attuali e futuri dell’impresa.
In generale, la pianificazione delle risorse umane si divide in tre sezioni:
- La necessità di sostituire i collaboratori
- Il bisogno di assumere nuovi collaboratori
- La diminuzione del personale
La pianificazione del personale consiste in un insieme di attività il cui obiettivo è la valutazione della domanda e dell’offerta di lavoro. In un primo tempo, l’imprenditore deve dunque valutare i bisogni di personale della sua impresa a corto, medio e lungo termine.
Si deve proiettare nell’avvenire e domandarsi dove si situerà l’impresa tra due, cinque o dieci anni. È necessario eseguire un’analisi dell’ambiente esterno, come di quello interno.
Si tratta di sapere qual è il target della clientela, valutare le forze e le debolezze dell’impresa, prendere in considerazione gli eventuali pensionamenti pianificati, ma anche l’andamento del lavoro, la concorrenza, le aspettative dei clienti e, ovviamente, il profilo del personale.
Valutazione delle competenze
Una volta eseguita l’analisi, ci si deve domandare di quali competenze l’impresa abbia bisogno e di quanti collaboratori necessiti per realizzare il lavoro.
Prima di assumere nuovi collaboratori, è utile domandarsi quante persone possano realizzare questo lavoro tra gli effettivi attuali dell’impresa, cioè direttamente, dopo una formazione adeguata.
È quindi necessario conoscere le competenze precise di tutti i collaboratori dell’impresa, ma anche le esperienze, la formazione, gli interessi, le aspirazioni o gli ambiti di conoscenza degli uni e degli altri. Questa analisi può essere effettuata durante un colloquio di valutazione annuale con ognuno dei dipendenti.
Valutazione dei gap
Se viene riscontrato un gap tra le disponibilità e le necessità, bisogna pensare ad uno o più nuovi collaboratori. Ma succede anche di costatare un surplus di personale o una carenza di competenze adeguate e dunque la necessità di separarsi da uno o più dipendenti.
L’assunzione o il licenziamento di collaboratori non sono le sole opzioni possibili. Si può pensare di ricollocare gli effettivi in funzione dei profili, predisporre dei programmi di perfezionamento, oppure ridurre il tempo di lavoro temporaneamente o in modo permanente.
In caso di apertura di una filiale all’estero possono presentarsi situazioni di inadeguatezza tra i profili a disposizione e le necessità. Possono allora rivelarsi necessarie, se non indispensabili, delle conoscenze specifiche, in particolare in termini linguistici, giuridici o legate al mercato.
Le stesse problematiche possono sopravvenire se l’impresa diversifica le proprie attività in nuovi settori o se, ad esempio, viene comprata da una società terza.
