Utilizzare meno Powerpoint per rendere più dinamica la propria presentazione

Dopo avere regnato su ogni presentazione pubblica negli ultimi anni, Powerpoint potrebbe essere detronizzato dalla vecchia flip chart? Considerato come mal utilizzato e noioso, il programma informatico non sempre si rivela efficace. Chiarimenti e consigli.

Lavagna bianca e tabellone a fogli per presentazioni collocati in un ufficio.

Da un certo numero di anni, il programma Powerpoint sembra regnare incontrastato sulle conferenze ed i seminari. Slide dopo slide, i conferenzieri propinano dati di ogni tipo. Un fenomeno additato da qualche anno dall'americano Edward Tufte, autore del saggio "Powerpoint is Evil" (Powerpoint è diabolico). "Questo genere di presentazione privilegia la forma a scapito del contenuto, tradendo un'attitudine mercantile che trasforma tutto in argomento di vendita", afferma il professore di statistica all'Università di Yale.

"La gente lo utilizza spesso per imitazione", spiega Matthias Poehm, speech coach nella regione di Zurigo e fondatore del Partito Anti Powerpoint in Svizzera. "Se si calcola il costo di tutti gli impiegati che perdono il loro tempo durante presentazioni troppo lunghe, si arriva a miliardi che se ne vanno in fumo." Questa tecnica, che è però largamente ancorata nelle abitudini delle imprese, è oggi rimessa in questione.

In effetti, gli specialisti concordano nel constatare che Powerpoint è mal utilizzato, o troppo utilizzato. Secondo Thomas Skipworth, coach per conferenzieri della regione zurighese, è necessario trovare la giusta misura. "Tutto dipende dallo scopo che si vuole raggiungere, spiega. Ma la prima regola consiste certamente nel non annoiare il proprio pubblico." Perché una tale noia? Lo specialista rileva che la maggior parte dei conferenzieri scrive troppo testo sulle slide. "A questo punto, non si tratta più di una conferenza, ma di una lettura. E sono in grado di leggere da me il testo... Non ho bisogno di seguire un seminario per questo."

Quali sono le soluzioni alternative? Matthias Poehm si oppone ostinatamente all'uso di Powerpoint che, a suo avviso, è "una macchina senza vita". "È impossibile creare suspense con questa tecnica", argomenta. In 15 anni di coaching, l'esperto ha potuto realizzare un certo numero di test. Secondo le sue osservazioni, una conferenza realizzata con un supporto informatico dà risultati peggiori della stessa presentazione basata però sulla tecnica della flip chart (la famosa lavagna con grandi fogli di carta su un treppiede). "L'effetto di un discorso non risiede nel risultato stesso, ma nella creazione del risultato. Con la flip chart si crea qualcosa davanti agli occhi degli spettatori."

Una constatazione condivisa da Thomas Skipworth. "La creazione è affascinante per il pubblico. Le persone osservano come se non avessero mai visto qualcuno scrivere!" Parallelamente, questa soluzione obbliga il conferenziere a selezionare gli elementi che desidera trasmettere al suo pubblico. Se uno avrà tendenza ad includere tavole complesse e grafici illeggibili nella sua presentazione Powerpoint, la flip chart porterà gli spettatori a concentrarsi sui risultati o gli indicatori essenziali. Il lavoro di selezione sta senz'altro al presentatore. Risultato: si evita di scocciare il pubblico.

"La nostra capacità d'attenzione va riducendosi sempre più", afferma Thomas Skipworth. Per Matthias Poehm, si potrebbe fare a meno del 95% dei dati che scorrono generalmente sulle slide Powerpoint. Un consiglio dato dal professionista: "Mantenere il 5% e raccontare un aneddoto a proposito di queste cifre. In tal modo diventa più interessante. La presentazione durerà la metà del tempo e sarà più efficace. Si deve creare qualcosa che resterà impresso nella memoria delle persone."


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Evitare tutto ciò che può distrarre

Oltre al fatto di consigliare un supporto scritto adeguato, gli esperti pongono l’accento su diverse astuzie che possono rendere una conferenza accattivante. Nella maniera di raccontare, di condividere le proprie esperienze o di guardare il pubblico, ma anche nelle abitudini da eliminare. "È necessario evitare tutto ciò che può distrarre. Giocare con il tappo della penna o muoversi continuamente impedisce ai presenti di restare concentrati", afferma Thomas Skipworth, che deplora il fatto che dare una conferenza sia spesso percepito come una punizione. Al contrario, rappresenta spesso un’opportunità concreta per far passare un messaggio, convincere dei clienti o mettere in valore il proprio lavoro. 

Ultima modifica 02.09.2015

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