"Nelle e-mail, talvolta dimentichiamo l’abc della cortesia"

Redigere una e-mail sembra semplice, ma bisogna conoscere le regole del sapere vivere legate a questo mezzo comunicativo. La specialista Sandrine Mélé elenca gli errori da evitare. 

Pratiche e rapide, le e-mail sono diventate il primo mezzo di comunicazione nella maggior parte delle imprese. E ciononostante, troppe inciviltà vengono ancora commesse per ignoranza delle regole del saper vivere. Nell’ambito di Romandie Formation – l’offerta di corsi del "Centre Patronal" – Sandrine Mélé insegna agli impiegati e ai dirigenti d’impresa la giusta prassi inerente la redazione della posta elettronica. Ecco i suoi consigli. 

Quali sono le regole essenziali da rispettare quando si scrive una e-mail professionale? 

Sandrine Mélé: Conviene ricordarsi che una e-mail non è un messaggio WhatsApp. È vero che l’e-mail permette più flessibilità nel modo di scrivere e il tono utilizzato rispetto alle lettere standard, molto regolamentate. Questo non dispensa tuttavia dal rispetto di un certo protocollo, anche con un o una collega che conosciamo. Non possiamo sapere dove verrà trasferito. Potrebbe anche capitare in ambiti imprevisti. Pertanto è fondamentale evitare le abbreviazioni, il linguaggio familiare, i "cucù" e i "ciao". Bisogna restare professionali. Nelle e-mail, talvolta dimentichiamo l’abc della cortesia. Dire "buongiorno", "grazie" e "buon pomeriggio" è essenziale. Troppe e-mail vengono ormai inviate senza questi riguardi. Bisogna considerarle come delle incursioni in un ufficio. Cosa pensereste di qualcuno che entra e lancia un "mi puoi fotocopiare questo?". Non sarebbe rispettoso. 

Gli smile sono da bandire? 

Mélé: Molto in voga sui social network, questa moda comincia ad estendersi anche alle e-mail. Oggi, siamo ancora alla frontiera. Penso che non si dovrebbe abusarne. Le frasi in maiuscolo, che danno l’impressione che si stia urlando, sono invece da evitare. 

Quali sono le formule di cortesia appropriate nelle e-mail? 

Mélé: Le frasi tradizionali e ampollose come "vogliate gradire…" sono da semplificare. Opterei piuttosto per "cordiali saluti" o "la saluto cordialmente" che convengono a un superiore, mentre un "cordialmente" va benissimo per un collega che vediamo regolarmente.

Quando si ricerca una formula molto neutra, si può ricorrere a un "distinti saluti". È un buon modo di dire arrivederci, che si adatta ad ogni circostanza. 

Esistono delle differenze tra i francofoni e i germanofoni? 

Mélé: I primi tendono maggiormente ad abbellire i propri messaggi e a cercare la convivialità con delle formule quali "spero che stia bene". I secondi sono generalmente più diretti ed usano un linguaggio più famigliare. Bisogna dire che in tedesco, una parola non ha un unico significato, contrariamente al francese, che è molto più "fiorito". 

Con il flusso incessante delle e-mail quotidiane, non è appunto preferibile andare subito al sodo? 

Mélé: Certamente. Non c’è niente di peggio di dover far scorrere la schermata tre o quattro volte per leggere dall’inizio alla fine. Una e-mail professionale deve essere efficacie, ovvero trasmettere un’informazione chiara. Si Può però essere concisi restando al contempo educati. Per questo, è bene evitare le formule troppo lunghe, appesantite da pronomi relativi e participi presenti. Una buona frase comprende 15 parole al massimo e sviluppa una sola idea. 

Quali sono gli errori tipici da non commettere? 

Mélé: Dimenticare di rileggere prima di inviare figura tra i primi errori ricorrenti. Scrivere una e-mail è molto più facile rispetto a una lettera, la quale richiede l’apertura di un’applicazione per la redazione di testi, l’impaginazione, ecc. In passato, questo lungo processo ci invitava a prendere tempo e una certa distanza benefica; non soltanto per gli errori di ortografia ma anche per la ponderazione dei propositi.

Un altro errore consiste nel soccombere alla "malattia della messa in copia", che tocca sempre più collaboratori in seno alle imprese. Quante persone trovano le caselle di posta elettronica riempite di e-mail che non li concernono? 

Per quanto riguarda l’invio e la ricezione, quali sono le regole implicite? Si può inviare un’e-mail in qualsiasi momento della giornata? 

Mélé: Qualche anno fa, una e-mail inviata al di fuori dell’orario di lavoro sorprendeva. Oggi la mentalità è cambiata, in quanto il moltiplicarsi degli orari sfasati e dei tempi parziali implica velocità di lettura differenti… Si ha il diritto di inviare una e-mail alle tre del mattino o nel weekend. L’importante è chiarire questo genere di aspettative in partenza. Si può anche segnalare nel messaggio che non si necessita di una risposta immediata, per tranquillizzare il proprio interlocutore. 

In caso di urgenza, non è meglio prendere in mano il telefono? 

Mélé: No. Personalmente, se si desidera contattarmi, io raccomando l’uso delle e-mail. Dato che sono spesso impegnata con delle formazioni, per me è più facile rispondere a una e-mail piuttosto che a una chiamata.

Al contrario, è vero che in certi casi un colpo di telefono è molto più appropriato. Ad esempio, quando si desidera sgridare qualcuno o affidargli un compito difficile. Questo permette di accertarsi che il messaggio sia stato recepito perfettamente.


Informazione

Biografia

Immagine di Sandrine Mélé, formatrice in comunicazione

Sandrine Mélé lavora da più di vent’anni nel settore della comunicazione. Dapprima responsabile marketing per un’impresa di telecomunicazioni, poi direttrice della comunicazione per FNAC Svizzera, si è poi specializzata nella formazione. È stata professoressa alla Scuola IPAC Design à Ginevra e oggi insegna in diversi centri di formazione quali Romandie Formation, VOXEA, e per il Canton Ginevra.

Ultima modifica 03.01.2019

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