"I dati salvati in forma elettronica forse non saranno più leggibili tra 10 anni"

Molte PMI relegano in secondo piano il trattamento delle informazioni interne dell’impresa. Ines Kaps, direttrice dell’agenzia di consulenza passion2practice, evoca la gestione efficace dei dati. 

Le imprese generano ogni giorno immense quantità di informazioni e di dati. Fare in modo che questi siano ben utilizzati e archiviati fa parte dei compiti principali degli imprenditori. Troppo spesso però, questa missione viene trascurata o mal gestita, come ci spiega Ines Kaps, direttrice dell’agenzia di consulenza passion2practice a Winterthur, e esperta in gestione dell’informazione e dei documenti d’archivio. La digitalizzazione sempre più rapida pone infatti nuove sfide alle PMI. 

Quali sono i punti che le PMI devono prendere in considerazione per poter gestire efficacemente i propri dati? 

Ines Kaps: È importante distinguere le informazioni di ordine giuridico dalle informazioni interne all’impresa. Le prime sono soggette a termini di conservazione chiari. I libri contabili, i rapporti d’archivio o i giustificativi contabili devono ad esempio essere conservati per dieci anni. Questa scadenza si applica anche ai dossier del personale, ai documenti delle assicurazioni sociali e alle dichiarazioni dei salariati. Ogni impresa deve inoltre domandarsi quali dati interni vale la pena archiviare. Quali informazioni apportano un valore aggiunto? Quali potrebbero essere soppresse in modo da ridurre i costi? 

In che modo le imprese devono attuare concretamente questo processo? 

Kaps: Per le imprese esistenti, è raccomandabile procedere ad un inventario. Dove si trovano le informazioni? Dove vi sono ridondanze? È inoltre importante formare delle categorie in funzione delle priorità. I brevetti o le informazioni relative ad un processo tecnico interno all’impresa devono essere trattate diversamente rispetto al menu della mensa. Quando un’impresa può sopprimere tranquillamente le sue informazioni obsolete, padroneggia la gestione dei suoi dati. 

Quali sono gli errori da evitare? 

Kaps: La gestione dell’informazione e dei documenti d’archivio è un settore specifico che deve essere abbordato in maniera pragmatica, dal momento in cui non tutte le PMI dispongono necessariamente di uno specialista in materia. È per questa ragione che molti imprenditori trascurano questo compito o lo eseguono in maniera frettolosa. È invece essenziale adottare un approccio che tenga chiaramente conto dell’investimento da fornire e dei benefici auspicati. Una volta definito il tipo d’approccio, la direzione deve apportarvi il proprio sostegno e comunicare agli impiegati delle regole chiare concernenti la gestione delle informazioni dell’impresa. D’altra parte, sussiste il rischio che delle informazioni cruciali vadano perse, cosa di cui l’impresa potrebbe risentire e che potrebbe anche comportare delle sanzioni. 

Quali sono le sfide specifiche poste dalla digitalizzazione delle informazioni? 

Kaps: La conseguenza principale della digitalizzazione per le imprese è una quantità sempre crescente di dati. Questo concerne soprattutto le informazioni relative ai clienti e ai fornitori. Di conseguenza, è importante prendere seriamente la questione della protezione dei dati. Come utilizzare queste informazioni rispettando la protezione dei diritti personali? 

È consigliabile salvare dei dati in forma elettronica? 

Kaps: Di principio, gli archivi elettronici sono autorizzati, anche se sottostanno a certe condizioni. Ad esempio: dato che le informazioni più importanti devono essere conservate dieci anni, l’evoluzione tecnologica folgorante deve essere presa in considerazione. È possibile che un formato valido oggi non sia più leggibile tra dieci anni. Inoltre, le informazioni devono essere archiviate in modo non modificabile. In tal proposito, la registrazione in formato "PDF/A" (una norma certificata ISO per l’archiviazione) è un metodo sicuro. Per quanto concerne i contratti, devono ancora essere conservati in forma cartacea con la firma originale. 

Come si può evitare l’utilizzo abusivo di informazioni salvate digitalmente? 

Kaps: In primo luogo, si devono sensibilizzare i collaboratori alla gestione dei dati digitali dell’impresa, in quanto il rischio principale resta la perdita o la fuga di informazioni. Va da sé che, durante un viaggio d’affari, non bisogna lasciare la chiave USB contenente dati sensibili nella camera dell’hotel. I collaboratori che lavorano spostandosi sono sempre più numerosi ed è pertanto raccomandabile l’utilizzo di un filtro di confidenzialità per lo schermo del computer portatile, così come sarebbe bene non connettersi alla rete dell’impresa attraverso connessioni internet non sicure.


Informazione

Profilo

Ritratto di Ines Kaps, direttrice dell’agenzia di consulenza passion2practice.

Dal 2001, Ines Kaps dirige passion2practice GmbH a Winterthur, dove fornisce alle imprese consigli nell’ambito della gestione dell’informazione e dei documenti d’archivio. Annovera 15 anni di esperienza quale capo progetto internazionale e Change Manager. Ha studiato presso l’Università di Rennes (Francia) e l’Università di Klagenfurt (Germania) ed ha effettuato un MBA presso la Henley Business School (Regno Unito). Dal 2009 è pure coach di giovani imprenditori e membro della giuria del concorso di business plan in Baviera.

Ultima modifica 19.10.2016

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