Près du quart des actifs suisses a exercé en 2017 une partie de son activité en dehors de son lieu de travail. Une pratique qui requiert un encadrement adéquat.
Qui est présent au bureau aujourd’hui? Déborah travaille-t-elle depuis chez elle ou est-elle en congé? Les horaires de Michel sont-ils compatibles avec ceux de Jacques? Ces questions, un dirigeant ou un responsable des ressources humaines se les pose parfois lorsqu’il doit organiser l’activité de ses collaborateurs en télétravail. Mal organisé en amont, ce mode de fonctionnement peut devenir un calvaire. Quelques conseils pour mettre en place un mode de travail flexible, sans le subir.
1. Procéder par étape
Changer de fonctionnement et offrir la possibilité de travailler à distance à ses employés se déroule en plusieurs phases. Pour s’informer, l’Initiative Work Smart propose un modèle d’organisation divisé en cinq étapes successives. Comme l’explique Barbara Josef, fondatrice de l’agence de ressources humaines 5to9 à Brütten (ZH) et impliquée dans l’organisation Work Smart: "En phase 1, lorsque les employés restent attachés à leur lieu de travail et dépendent fortement de leur hiérarchie, le télétravail ne doit pas dépasser 30% du temps global. En phase 5, la plus aboutie du modèle, les rythmes s’inversent et le télétravail peut occuper 70%."
2. Apprécier les avantages
Gagnant-gagnant, le travail flexible consenti profite aux employeurs et aux employés. Un dirigeant peut espérer une amélioration de la motivation de salariés qui travaillent à leur rythme. De ce bien-être découle souvent une hausse de la productivité.
Moins de personnel en présentiel implique aussi une réduction des dépenses de fonctionnement et l’optimisation de l’espace par le partage de bureaux par exemple. "Toutefois, l’aspect financier ne doit pas être le moteur de l’instauration d’une flexibilité de travail. Pour réussir cette transition importante dans l’organisation et la culture d’une entreprise, les convictions de chacun doivent être plus sincères", estime Barbara Josef.
Autre aspect intéressant, dans le cadre d’un programme de durabilité, le télétravail contribue à réduire le trafic et les émissions de CO2.
3. Palier les inconvénients par un management adapté
Pour un dirigeant, la mise en place de modes de travail flexibles implique un encadrement ajusté. Lorsque les salariés sont absents physiquement, se baser sur un décompte horaire pour évaluer leur travail semble inapproprié. Pour Jorge Kühni, vice-directeur de l’Office fédéral du personnel à Berne, où le travail à domicile a été libéralisé depuis quelques mois, "un management par objectifs correspond mieux à ce mode de fonctionnement. Surtout lorsque les salariés ont une complète liberté dans le choix de leurs horaires et que l’amplitude de travail devient très large".
4. Planifier sans contrôler
Gérer des salariés présents, mobiles, à la maison ou en congés, peut être un casse-tête. L’instauration de plages ou de jours de télétravail fixes peut être une solution pour éviter trop de complications dans l’organisation. L’utilisation d’un planning partagé et la possibilité de consulter les agendas de chacun permettent aussi de savoir qui est où et ce plus ou moins à l’avance selon les exigences d’un poste. "Ces outils ne sont pas là pour contrôler les employés, rappelle Barbara Josef. Ils permettent de faciliter l’organisation."
5. Mettre en place des lignes directrices
Faire confiance à ses employés et réciproquement à ses managers est aussi une règle de base lorsqu’on instaure de la flexibilité. "Une bonne culture d’entreprise qui rappelle ses valeurs et son fonctionnement, tout comme la rédaction d’une charte sur le 'comment travailler ensemble ' permettent de mettre en place des lignes directrices claires et transposables hors les murs", suggèrent Barbara Josef. Toutefois, des règles trop contraignantes seraient contreproductives. "La manière de fonctionner doit se décider entre employeurs et employés, avec une souplesse réciproque, en fonction des obligations liées à une profession."
A contrario, l’absence totale de directives pourrait entrainer des abus, voire une déstabilisation de l’employé livré à lui-même. Le surmenage arrive aussi lorsque l’on travaille chez soi.
6. Préserver des moments communs
Le télétravail ne doit pas conduire à l’isolement. Programmer des réunions en présentiel, à un moment précis et se tenir à ces rendez-vous consolident l’esprit d’équipe et facilitent le travail commun. "Notre équipe de sept personnes se retrouve chaque mardi matin dans notre espace de coworking genevois, note Guillaume Ruelle, consultant chez l’installateur de logiciels de gestion d’entreprises Systeo. Le reste du temps, nous sommes souvent en déplacement ou en télétravail. Ce moment d’interaction avec mes collègues est très important pour moi."
7. S’adapter à l’évolution
Dans le cadre d’un recrutement, la flexibilité peut être attractive. "Il y a dix ans encore, c’était original de proposer une autre manière de travailler, estime Barbara Josef. Maintenant, c’est juste normal d’offrir des alternatives."
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Le travail à la maison explose en Suisse
Le nombre d’actifs occupés exerçant une partie de leur activité en télétravail a quadruplé entre 2001 et 2017 pour passer de 248'000 personnes à plus d’un million. Cela représente au total 22,6% de la population active.
Plus de la moitié des actifs de la branche information et communication ont effectué du télétravail en 2017, suivis de ceux travaillant dans l’enseignement (44,3%). En queue de peloton: les activités nécessitant des contacts personnels (hébergement, restauration, santé, social) ainsi que les métiers manuels et la construction.
Source: OFS - Enquête suisse sur la population active (ESPA) pour la période 2001-2017.
Dernière modification 03.01.2019
