Déménager une entreprise: les étapes clés

Relocaliser son activité, en raison d’un sinistre, de contraintes financières ou opérationnelles, fait partie de la vie de toute entreprise. Une démarche qui nécessite une planification très précise.

Des employés de bureau quittent leur poste en file indienne, un carton à la main.

Un déménagement implique bien plus que le déplacement de meubles ou de machines d’un point A à un point B. Toute relocalisation provoque inévitablement une réorganisation de l’entreprise. Investir un nouveau site, qu’il soit existant ou conçu sur mesure, suppose donc pour les dirigeants une réflexion en amont. "Entre 2010 et avril 2013, Bobst a quitté son site historique de Prilly dans le canton de Vaud pour regrouper ses activités sur Mex. L’opération a été l’occasion de réorganiser toute notre production, ce qui nous a permis d’économiser 30% de surface!", explique André Vessaz, responsable des infrastructures et services généraux du groupe.

L’entreprise peut aller jusqu’à concevoir une organisation du travail flexible et évolutive sur le long terme. "Deux ans après notre déménagement, rien n’est gravé dans le marbre, remarque Christophe Paris, directeur de Valentine Fabrique, PME spécialisée dans la fabrication de friteuses à Romanel-sur-Morges (VD) qui a déplacé en 2013 son site de production. Il nous arrive toujours de faire évoluer certains aspects pour gagner en productivité. Nous avons conçu le site pour cela" Ces réflexions peuvent être menées en interne ou à l’aide de cabinets externes. "Au départ du projet, nous avons fait appel à une société pour nous indiquer les aspects auxquels il fallait faire attention", explique ainsi André Vessaz.

Désigner un chef de projet

Une fois les fondements de la réorganisation décidée, le déménagement peut être planifié. Il est essentiel de confier sa gestion, en interne, à un ou plusieurs chefs de projet, selon l’ampleur.

Outre le planning, le coordinateur de projet supervise tous les aspects de l’opération: "Il doit veiller à l’état des lieux du nouveau bâtiment, à l’équipement et à l’achat des meubles, à la réorganisation de la production, à la communication interne et externe ou encore au respect des budgets", résume Mike Schleuniger, dirigeant d’une unité de Wiedmer à Wädenswil (ZH) et spécialiste des déménagements d’entreprises.

La communication interne n’est pas à négliger. "Statistiquement, 20% des personnes ont des difficultés à vivre les changements", assure André Vessaz. Anticiper, expliquer, impliquer en faisant régulièrement le point de la situation avec les collaborateurs permet de dédramatiser et de répondre aux questions.

Les managers jouent aussi un rôle moteur. "Ils contribuent à assurer le respect des délais et le contrôle de toutes les tâches à effectuer en vue du jour J", assure Isabelle Harsch, CEO de Henri Harsch HH, entreprise de déménagement à Zurich et Genève.

Déménager avec ou sans les meubles?

Vient ensuite une décision importante: que faut-il au juste déménager? "L’un des points importants c’est le tri, explique Isabelle Harsch. Bouger, c’est l’occasion de se défaire de documents, de mobilier inutile". Une étape qui a aussi un coût: pour éviter la facture de la déchetterie, pensez aux entreprises de déménagement qui ont parfois leur propre filière de recyclage. Et si les employés se montrent intéressés, une autre solution, pratiquée notamment par Bobst, est de revendre en interne le mobilier – qui a parfois une ancienneté et une valeur sentimentale pour les employés.

Choix d’un sous-traitant

Architecte d’intérieur, ingénieur de production, assistance juridique et administrative, transport des meubles et des machines: toutes les compétences indispensables à un déménagement ne sont pas disponibles en interne. Afin de réduire les coûts, une des solutions consiste à impliquer au maximum les employés, qu’il s’agisse de faire les cartons de monter leurs nouveaux bureaux comme l’a fait Valentine, "tout en veillant bien sûr aux consignes de sécurité", indique Christophe Paris.

Mais le prix ne doit pas être le seul critère dans le choix d’un un sous-traitant fiable. "J’ai réalisé trois ou quatre appels d’offres. J’ai finalement choisi l’entreprise qui avait les meilleures références, demandait un tarif raisonnable et avec qui les délais pouvaient être tenus", résume Christophe Paris.

Tenir les délais

Car tout l’enjeu, notamment dans l’industrie, est de pouvoir déménager en impactant au minimum la production. Pour ce faire, il est important de prévoir le déménagement à une période annuelle de faible activité, et, si possible, un week-end, même si cela nécessite dans certains cantons des autorisations particulières. Tout l’enjeu est de réduire au maximum le temps d’inactivité des machines et des équipes, de rationaliser les déplacements et l’installation dans les nouveaux locaux grâce à un plan d’implantation (voir encadré).


Informations

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Les documents indispensables

-La check-list

Elle vous est fournie par toute entreprise de déménagement sérieuse. Elle détaille, à rebours, les étapes à prendre en compte avant le jour du déménagement: avez-vous communiqué vos nouvelles coordonnées à vos partenaires? Prévu comment transporter le matériel informatique? Veillé à ce que les plantes ne soient pas arrosées la veille?, etc.

-Le plan d’implantation

Conçu en interne ou avec l’aide de consultants, il donne exactement, bureau par bureau ou machine par machine, le plan du nouveau site de production. C’est grâce à lui que sont étiquetées et redisposées les affaires du premier site vers le second.

Dernière modification 04.05.2016

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