L’e-facturation entre dans une nouvelle ère

La facturation électronique permet d'envoyer et de recevoir des factures de manière rapide et dématérialisée. Toujours plus d’entreprises et d’organisations publiques se lancent à l’eau.

Une femme travaille sur son ordinateur, assise en tailleur sur son canapé.

"Substituer les factures papier par des processus électroniques est une tendance globale", souligne Bruno Koch, responsable de la société saint-galloise Billentis, spécialisée dans la facturation électronique. Aussi bien pour l’émetteur que pour le récepteur de la facture, l’objectif consiste notamment à gagner de l’argent. Cette transition est généralement initiée par les grandes organisations disposant d’un important volume de factures, comme l’Administration fédérale (lire encadré).

Ces dernières incitent leurs partenaires commerciaux, notamment les PME, à se convertir à leur tour au format électronique. Ce qui permet d’accélérer l’ensemble des processus de paiement. "Une étude menée en Allemagne a démontré que les factures électroniques sont payées en moyenne 5,4 jours plus tôt que les factures papier", poursuit Bruno Koch. Les factures électroniques peuvent en effet être plus facilement vérifiées et donc traitées et payées plus rapidement que les facture papier. De fait, les problèmes liés à des factures non transmises, par exemple dans le cas d’adresses erronées ou payées en retard dans le cas d’un départ en vacances, diminuent fortement. A cela s’ajoute les avantages liés à une centralisation de la facturation, notamment au sein des grandes organisations.

Bruno Koch estime qu’environ 10 millions de sociétés en Europe et près de 50'000 en Suisse sont déjà passées au format numérique. "Ce nombre va croître de manière significative lorsque les organisations du secteur public de l’Union européenne vont adapter leurs systèmes informatiques et leurs processus de facturation pour remplacer les factures papier, au plus tard en 2018", souligne-t-il. A titre d’illustration, aux Etats-Unis, près de 25% des factures sont déjà envoyées uniquement par voie électronique.

Une efficacité accrue

Responsable E-Gouvernement au Département des finances, Simon Zbinden souligne l’important gain d’efficacité et d’économies que va amener la facturation électronique dans le traitement des factures, non seulement pour l'Administration fédérale, mais aussi pour l’économie nationale dans son ensemble, où près de 700 millions de factures sont échangées chaque année. L'obligation pour tous les fournisseurs de la Confédération de passer à la facturation électronique devrait selon lui aider à accélérer l'introduction de ce mode de facturation en Suisse.

"L'Administration fédérale est consciente du fait que les fournisseurs présentent des situations et des besoins différents, souligne-t-il. C’est pourquoi, elle propose à ses fournisseurs trois solutions distinctes permettant d'envoyer des factures électroniques. Elle leur offre aussi ses conseils durant la période d'introduction de ce nouveau mode de facturation."

Chaque année, la Confédération collabore avec environ 70’000 fournisseurs et reçoit près de 700’000 factures. La majeure partie d'entre elles est encore envoyée sur papier et doit donc être numérisée dans des centres de traitement. On notera qu’en juin 2015, le pourcentage de factures électroniques atteignait déjà presque 20%.


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Le Conseil fédéral impose l’e-facture dès 2016

A partir du 1er janvier 2016, les fournisseurs de l'Administration fédérale devront recourir à la facturation électronique pour les marchés dont la valeur contractuelle dépasse CHF 5’000. Cette décision tient compte de la demande des PME de ne pas soumettre à cette obligation les petits volumes de factures. L'administration fédérale assistera ses fournisseurs durant la phase d'introduction. Depuis 2012, toutes les unités de l'Administration fédérale peuvent traiter les factures électroniques qui leur sont adressées.

Actuellement établie sur papier, la grande majorité des 700'000 factures réceptionnées chaque année par la Confédération doit d'abord être numérisée. A l'heure actuelle, l'Administration fédérale reçoit environ 20% des factures par voie électronique et s'efforce d'augmenter cette part. Le fait d'imposer la facturation électronique aux fournisseurs de la Confédération devrait permettre d’accélérer la transition vers ce mode de paiement en Suisse.

Dans plusieurs pays européens, la facturation électronique est déjà obligatoire pour les fournisseurs des administrations publiques ou est en passe de le devenir.

Dernière modification 11.10.2015

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