"Les données sauvegardées sous forme électronique ne seront peut-être plus lisibles dans 10 ans"

De nombreuses PME relèguent au second plan le traitement des informations internes à l’entreprise. Ines Kaps, directrice de l’agence de conseil passion2practice, évoque la gestion efficace des données. 

Les entreprises génèrent chaque jour d’immenses quantités d’informations et de données. Faire en sorte que ces dernières soient bien utilisées et archivées fait partie des tâches principales des entrepreneurs. Cette mission est pourtant trop souvent négligée ou mal gérée, comme nous l’explique Ines Kaps, directrice de l’agence de conseil passion2practice à Winterthour, et experte en gestion de l’information et des documents d’archives. La numérisation toujours plus rapide pose notamment de nouveaux défis aux PME. 

Quels sont les points que les PME doivent prendre en considération afin de gérer efficacement leurs données? 

Ines Kaps: Il est important de distinguer les informations d’ordre juridique des informations internes à l’entreprise. Les premières sont soumises à des délais de conservation clairs. Les livres de compte, les rapports d’activité ou les pièces comptables doivent par exemple être conservés dix ans. Ce délai s’applique également aux dossiers du personnel, aux documents des assurances sociales et aux déclarations des salaires. Chaque entreprise doit en outre se demander quelles données internes à l’entreprise il est pertinent d’archiver. Quelles informations apportent une valeur ajoutée? Lesquelles pourraient être supprimées afin d’aider à réduire les coûts?

Comment les entreprises doivent-elles mettre en œuvre concrètement ce processus? 

Kaps: Pour les entreprises existantes, il est recommandé de procéder à un inventaire. Où se trouvent les informations? Où y a-t-il des redondances? Il est également important de former des catégories en fonction des priorités. Les brevets ou les informations relatives à un processus technique interne à l’entreprise doivent être traités différemment du menu de la cantine. Lorsqu’une entreprise peut supprimer tranquillement ses informations obsolètes, elle maîtrise sa gestion des données. 

Quelles sont les erreurs à éviter? 

Kaps: La gestion de l’information et des documents d’archives est un domaine spécifique qui doit être abordé de manière pragmatique, d’autant plus que toutes les PME ne disposent pas nécessairement d’un spécialiste en la matière. C’est la raison pour laquelle de nombreux entrepreneurs négligent cette tâche ou l’exécutent à la va-vite. Il est essentiel, au contraire, d’adopter une approche qui tient clairement compte de l’investissement à fournir et des bénéfices souhaités. Une fois cet angle d’approche défini, la direction doit y apporter son soutien et communiquer aux employés des règles claires concernant la gestion des informations de l’entreprise. D’autre part, il existe un risque que des informations cruciales soient perdues, ce qui pourrait porter préjudice à l’entreprise et peut même être passible de sanctions. 

Quels sont les défis spécifiques que pose la numérisation des informations? 

Kaps: La principale conséquence de la numérisation pour les entreprises est une quantité toujours croissante de données. Cela concerne surtout les informations relatives aux clients et aux fournisseurs. Par conséquent, il est important de prendre à bras le corps la question de la protection des données. Comment utiliser ces informations tout en respectant la protection des droits personnels? 

Est-il judicieux de sauvegarder des données sous forme électronique? 

Kaps: En principe, les archivages électroniques sont autorisés, même s’ils sont soumis à certaines conditions. Exemple: étant donné que les informations les plus importantes doivent être conservées dix ans, l’évolution technologique fulgurante doit être prise en considération. Il est possible qu’un format valide aujourd’hui ne soit plus lisible dans dix ans. En outre, les informations doivent être archivées de façon non modifiable. A cet égard, l’enregistrement au format "PDF/A" (une norme certifiée ISO pour l’archivage) est un moyen sûr. Quant aux contrats, ils doivent encore être conservés sous forme papier avec la signature d’origine. 

Comment éviter l’utilisation abusive d’informations sauvegardées numériquement? 

Kaps: En premier lieu, il s’agit de sensibiliser les collaborateurs à la gestion des données numériques de l’entreprise, car le risque principal reste la perte ou la fuite d’informations. En voyage d’affaires, ne pas laisser de clé USB contenant des données sensibles dans la chambre d’hôtel doit être une évidence. Les collaborateurs étant de plus en plus nombreux à travailler en déplacement, il est recommandé d’utiliser un filtre de confidentialité pour l’écran de l’ordinateur portable, et de ne pas se connecter au réseau de l’entreprise via des connexions Internet non sécurisées. Les collaborateurs travaillant depuis leur domicile doivent disposer d’une connexion sécurisée.


Informations

Biographie

Portrait d'Ines Kaps, directrice de l’agence de conseil passion2practice.

Depuis 2011, Ines Kaps est directrice de passion2practice GmbH à Winterthour, où elle dispense aux entreprises des conseils en matière de gestion de l’information et des documents d’archives. Elle dispose de 15 ans d’expérience en tant que cheffe de projet internationale et Change Manager. Elle a étudié à l’Université de Rennes (France) et à l’Université de Klagenfurt (Autriche) et est titulaire d’un MBA de la Henley Business School (Royaume-Uni). Depuis 2009, elle est également coach de jeunes entrepreneurs et membre du jury du concours de business plans en Bavière.

Dernière modification 19.10.2016

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