Comment aménager au mieux les bureaux d’une PME

L'organisation des espaces de travail répond aujourd’hui à des logiques différentes. Les explications de Key Kawamura, cofondateur de l’agence lausannoise Studio Banana.

Comment agencer les bureaux d’une entreprise afin de maximiser la productivité, la créativité et le bien-être des collaborateurs? C’est à ces questions que l’agence Studio Banana souhaite répondre. Basée à Lausanne, Madrid et Londres, elle compte aujourd’hui une trentaine de collaborateurs. Parmi ses clients les plus connus, on peut mentionner Ernst & Young, Nestlé, Eurovision, Telefónica, l’EPFL ou l’ONU. Interview avec son cofondateur Key Kawamura.

Quels conseils donneriez-vous à un entrepreneur souhaitant aménager au mieux les bureaux de sa PME?

Key Kawamura: Je lui dirais de penser d'abord aux modalités de travail optimales pour son activité: la création, la gestion, le traitement de données, etc. Chaque forme de travail requiert des conditions différentes et spécifiques. Il faut ensuite imaginer la journée idéale des collaborateurs: travail concentré, échange interne, présentations, détente, inspiration. L'espace doit s'adapter aux activités des utilisateurs et non l'inverse. Il convient aussi de dresser la liste des valeurs de la marque. Repose-t-elle sur la tradition, l'innovation, la transparence, la confidentialité ou encore la rapidité? L'atmosphère des locaux doit être cohérente avec l'ADN de l’entreprise. L'espace est une carte de visite des services et des produits de la société.

Quelles sont les grandes tendances en matière d’aménagement, de mobilier ou de design dans les bureaux aujourd’hui?

Kawamura: La tendance actuelle est à ce que l’on appelle l’activity-based workplace. Le principe est simple: l'employé contemporain est nomade, c'est à dire qu'il se déplace en fonction de l'activité qu'il doit exercer à un moment donné, pour être dans une ambiance offrant les conditions idéales pour cette activité. La dualité historique entre l’espace de travail et la salle de réunion est aujourd’hui dépassée: il existe une multitude d’espaces intermédiaires, allant de la cafeteria à la salle de brainstorming, en passant par des cabines téléphoniques.

L’open innovation est une méthodologie de création et d’innovation basée sur la collaboration et le partage d'idées. Cela demande un espace qui promeut l'échange, la communication, la visualisation, etc. Le design thinking est une autre méthodologie très répandue à présent. Provenant de l'Université de Stanford, elle permet le développement d'idées novatrices en un temps record. Ces deux méthodes ont forcément un impact sur l'aménagement et la configuration de l'espace. Nos locaux à Lausanne en sont un bon exemple, mais aussi l'incubateur Fintech Fusion à Genève et l'Experience Centre d’Ernst & Young à Londres que nous avons conçus récemment.

Qu’en est-il plus précisément des open space? Pensez-vous que ce modèle va continuer à se développer dans les années à venir en tenant compte, par exemple, des problèmes que cela peut occasionner en termes de concentration?

Kawamura: L'open space a ses avantages, mais n'est pas la solution à tout. Effectivement, il y a de défis liés à l'ouverture complète d'un espace de travail. L'important est de trouver la taille optimale des groupes de relation, c'est à dire de savoir créer des barrières aux bons endroits. Ces barrières peuvent être des parois opaques, mais aussi des cloisons vitrées, du mobilier bas ou perméable visuellement. De plus, l'open space doit toujours être accompagné d’espaces fermés où l’on peut se concentrer ponctuellement.

Y a-t-il un nombre optimal de personnes pouvant travailler dans un même espace ouvert?

Kawamura: Des études scientifiques parlent de groupes de 40 personnes et d'une distance de 2,5 mètres autour d'une personne comme étant des indicateurs de proximité forte à l'intérieur de grandes communautés de travail. Il s’agit à peu près de la distance, dans les grands bureaux, où l’on connait le prénom de tous les collègues. Nous croyons que la force d'une communauté n'est pas juste une question de nombre de personnes ou de taille de l'espace, mais varie plutôt en fonction de la qualité des rapports établis parmi les employés. L’espace joue pour cela un rôle facilitateur crucial.

Quels paramètres permettent de favoriser la créativité et la productivité dans les bureaux?

Kawamura: L'échange, les moments de discussions informelles, la sérendipité (ndlr, le fait de réaliser une innovation de manière fortuite) sont des éléments importants, tout comme le fait de visualiser le travail, d’afficher et de partager le "work in progress" avec ses collègues ou de stimuler la pensée latérale en amenant des objets ou des outils qui nous poussent à réfléchir différemment. Et bien évidemment la turbo-sieste! Attention cependant: créativité et productivité ne fonctionnent pas toujours ensemble. Il faut trouver le juste milieu.

On parle parfois des avantages des bureaux qui permettent de travailler debout derrière son poste. Est-ce une bonne idée selon vous?

Kawamura: Oui, au niveau ergonomique c'est une solution intéressante, mais pas pour tout le monde. Il y a aussi une nouvelle tendance vers les bureaux mobiles sur roues qui nous permettent de travailler en marchant et même le treadmill desk (bureau et tapis de course intégrés).


Informations

Biographie

Portrait de Key Kawamura, cofondateur de l’agence lausannoise Studio Banana.

Né en 1979 à Oviedo, en Espagne, Key Kawamura est espagnol et japonais. Il a effectué une formation d'architecte à l'Architectural Association de Londres. En 2008, il cofonde avec Ali Ganjavian, Studio Banana. Une agence qui travaille sur la création d'espaces, les méthodologies de collaboration, la favorisation de l'innovation à travers le design, ainsi que le storytelling multimédia. La société dispose aujourd’hui de bureaux à Lausanne, Madrid et Londres.

Dernière modification 02.03.2016

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