Umzug eines Unternehmens: Die wichtigsten Schritte

Eine räumliche Verlegung des Betriebs aufgrund eines Schadenfalls oder finanzieller oder operativer Zwänge gehört potenziell zum Leben eines jeden Unternehmens. Ein solches Vorhaben muss sehr genau geplant werden.

Angestellte, die in einer langen Reihe Zügelkartons vor sich her tragen

Ein Umzug umfasst weit mehr als den Transport der Möbel oder Maschinen von A nach B. Jede Standortverlegung führt unvermeidlich zu einer Neuorganisation des Unternehmens. Die Inbetriebnahme eines neuen Standorts, ob in bestehenden oder massgeschneiderten Räumlichkeiten, verlangt von der Geschäftsführung also ein sorgfältiges Nachdenken im Vorfeld. "Zwischen 2010 und 2013 verliess Bobst seinen traditionellen Standort Prilly im Kanton Waadt, um seine Aktivitäten in Mex zusammenzulegen. Das war für uns die Gelegenheit, unsere gesamte Produktion neu zu organisieren, wodurch wir 30% an Fläche einsparen konnten!", erklärt André Vessaz, Leiter des Bereichs Infrastruktur und Allgemeine Dienstleistungen.

Das Unternehmen geht so weit, dass eine flexible Arbeitsorganisation entsteht, die sich über lange Sicht stets weiterentwickeln kann. "Zwei Jahre nach dem Umzug ist bei uns nichts in Stein gemeisselt", bemerkt Christophe Paris, Geschäftsführer von Valentine Fabrique, einem KMU in Romanel-sur-Morges (VD), das Fritteusen herstellt und seinen Produktionsstandort 2013 verlegt hat. "Es kommt immer wieder vor, dass wir bestimmte Aspekte weiterentwickeln, um noch produktiver zu werden. Dafür haben wir den Standort konzipiert." Diese Überlegungen können firmenintern angestellt werden oder mit Hilfe einer externen Agentur. "Zu Beginn des Projekts haben wir uns Unterstützung von einer Firma geholt, um zu erfahren, auf welche Punkte wir besonders achten müssen", erklärt André Vessaz.

Projektleiter benennen

Sobald die Grundlagen für die Neuorganisation beschlossen wurden, kann der Umzug geplant werden. Wichtig ist, dass man das Management für den Umzug je nach Umfang intern an einen oder mehrere Projektleiter überträgt.

Neben der Planung überwacht der Projektkoordinator alle Aspekte des Vorhabens. "Er muss den aktuellen Stand im neuen Gebäude, die Ausstattung und den Kauf von Möbeln, die Neuorganisation der Produktion, die interne und externe Kommunikation und auch die Einhaltung des Budgets im Blick haben", fasst Mike Schleuniger, Leiter einer Geschäftseinheit von Wiedmer in Wädenswil (ZH) und Experte für Firmenumzüge, zusammen.

Gerade die interne Kommunikation darf nicht vernachlässigt werden. "Statistisch gesehen haben 20% der Menschen Schwierigkeiten mit Veränderungen", weiss André Vessaz. Wenn man vorausdenkt, Erklärungen gibt und die Mitarbeitenden einbezieht, indem regelmässig über den aktuellen Stand gesprochen wird, kann man dem Umzug die Dramatik nehmen und auf Fragen antworten.

Auch die Manager sind eine treibende Kraft. "Sie stellen sicher, dass die Fristen eingehalten werden, und kontrollieren alle Aufgaben, die bis zum Tag X zu erledigen sind", erklärt Isabelle Harsch, CEO von Henri Harsch HH, einem in Zürich und Genf ansässigen Umzugsunternehmen.

Umzug mit Möbeln oder ohne?

Anschliessend steht eine wichtige Entscheidung an: Was muss überhaupt mit? "Ganz wichtig ist das Aussortieren", erläutert Isabelle Harsch. "Ein Umzug ist die Gelegenheit, sich von Dokumenten und überflüssigem Mobilliar zu trennen." Dieser Schritt ist auch mit Kosten verbunden: Die Rechnung für die Mülldeponie kann man sich allerdings sparen, denn auch Umzugsunternehmen haben zuweilen eine eigene Recycling-Abteilung. Und wenn Interesse besteht, gibt es auch die insbesondere von Bobst praktizierte Lösung, die Einrichtung intern unter den Mitarbeitern zu verkaufen - einige Gegenstände haben für sie aufgrund ihrer langen Geschichte auch einen emotionalen Wert.

Wahl der Auftragnehmer

Innenarchitekt, Produktionsingenieur, rechtliche und administrative Unterstützung, Transport der Möbel und Maschinen: Nicht alle Fähigkeiten, die im Rahmen eines Umzugs benötigt werden, sind innerhalb der Firma verfügbar. Um die Kosten zu senken, bietet es sich an, die Mitarbeitenden so weit wie möglich einzubinden, indem sie zum Beispiel Kisten packen oder ihre neuen Schreibtische aufbauen, wie es bei Valentine der Fall war. "Dabei ist natürlich auf die Einhaltung der Sicherheitsvorschriften zu achten", wie Christophe Paris berichtet.

Doch bei der Entscheidung für einen zuverlässigen Subunternehmer sollte der Preis nicht das einzige Kriterium sein. "Ich habe drei oder vier Ausschreibungen gemacht. Am Ende habe ich mich für das Unternehmen mit den besten Referenzen entschieden, das einen vernünftigen Preis bot und mit dem wir unsere Fristen einhalten konnten", ergänzt Christophe Paris.

Einhaltung der Fristen

Das entscheidende Ziel ist nämlich, besonders in der Industrie, dass der Umzug die Produktion so wenig wie möglich beeinträchtigt. Deshalb ist es wichtig, den Umzug in eine eher ruhige Phase im Jahr zu legen und ihn möglichst an einem Wochenende durchzuführen, auch wenn dafür in einigen Kantonen Sonderbewilligungen erforderlich sind.  Es geht darum, die Zeit, in der Maschinen und Teams untätig sind, auf ein Minimum zu reduzieren, und die Transportfahrten sowie die Einrichtung in den neuen Räumen dank eines Einrichtungsplans (s. Kasten) zu rationalisieren.


Informationen

zum Thema

Zwei unerlässliche Dokumente

- Die Checkliste

Sie wird Ihnen von jedem seriösen Umzugsunternehmen bereitgestellt. Sie listet detailliert auf, welche Schritte vor dem Umzugstag zu erledigen sind: Haben Sie Ihren Partnern die neuen Kontaktdaten übermittelt? Haben Sie geplant, wie die IT-Ausstattung transportiert wird? Darauf geachtet, dass die Pflanzen nicht am Vortag gegossen werden? usw.

- Der Einrichtungsplan

Er wird intern oder mit Hilfe von Beratern erstellt und enthält exakte Angaben, Büro für Büro oder Maschine für Maschine, wie der neue Produktionsstandort eingerichtet wird. Er dient dazu, die Sachen am alten Standort zu kennzeichnen und am neuen entsprechend wieder aufzustellen.

Letzte Änderung 04.05.2016

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