Für die E-Rechnung beginnt eine neue Ära

Mittels der elektronischen Rechnungsstellung können Rechnungen schnell und papierlos versandt und empfangen werden. Immer mehr Unternehmen und öffentliche Einrichtungen stellen sich um.

Lächelnde junge Frau sitzt mit gekreuzten Beinen auf einem Sofa und arbeitet an ihrem Laptop

"Papierrechnungen durch elektronische Verfahren zu ersetzen, ist ein weltweit zu beobachtender Trend", weiss Bruno Koch, Leiter der St. Galler Firma Billentis, die auf elektronische Rechnungsstellung spezialisiert ist. Sowohl der Sender als auch der Empfänger der Rechnung wollen auf diese Weise vor allem Geld sparen. Angeregt wird die Umstellung in der Regel von grossen Einrichtungen mit einem hohen Rechnungsaufkommen, beispielsweise von der Bundesverwaltung (s. Kasten).

Diese bewegen ihre Geschäftspartner, insbesondere die KMU, ebenfalls zum elektronischen Format zu wechseln. So kann die gesamte Abwicklung beschleunigt werden. "Eine in Deutschland durchgeführte Studie belegte, dass elektronische Rechnungen im Durchschnitt 5,4 Tage früher bezahlt werden als Papierrechnungen", führt Bruno Koch weiter aus. Tatsächlich lassen sich E-Rechnungen leichter überprüfen und folglich rascher verarbeiten und bezahlen als Papierrechnungen. Probleme mit nicht zugestellten Rechnungen, die zum Beispiel durch falsche Adressen entstehen, sowie urlaubsbedingte Zahlungsverzögerungen nehmen spürbar ab. Hinzu kommen die Vorteile einer zentralisierten Rechnungsstellung, insbesondere bei grossen Einrichtungen.

Bruno Koch schätzt, dass rund 10 Millionen Firmen in Europa und knapp 50'000 in der Schweiz bereits auf das digitale Format umgestellt haben. "Diese Zahl wird sich deutlich erhöhen, sobald der öffentliche Dienst der Europäischen Union sein IT-System und seine Rechnungslegungsverfahren anpassen wird, um die Papierrechnungen zu ersetzen, spätestens 2018", hebt er hervor. Zum Vergleich: In den USA werden bereits 25% der Rechnungen ausschliesslich auf elektronischem Wege versandt.

Mehr Effizienz

Simon Zbinden, Leiter E-Government im Eidg. Finanzdepartement, betont die Effizienzsteigerung und die Einsparungen, die durch die E-Rechnung bei der Verarbeitung von Rechnungen ermöglicht werden, nicht nur für die Bundesverwaltung, sondern auch für die gesamte Volkswirtschaft, in der jedes Jahr rund 700 Millionen Rechnungen ausgestellt werden. Die Verpflichtung für alle Lieferanten des Bundes, zur E-Rechnung überzugehen, dürfte seiner Meinung nach die Verbreitung dieser Art der Rechnungsstellung in der Schweiz beschleunigen.

"Der Bundesverwaltung ist bewusst, dass sich die Lieferanten in unterschiedlichen Situationen befinden und unterschiedliche Bedürfnisse haben", betont er. "Darum bietet sie ihren Lieferanten drei verschiedene Lösungen an, elektronische Rechnungen zu versenden. Darüber hinaus steht sie ihnen in der Einführungsphase dieser neuen Art der Rechnungsstellung beratend zur Verfügung."

Der Bund arbeitet jedes Jahr mit etwa 70'000 Lieferanten zusammen und erhält rund 700'000 Rechnungen. Der Grossteil wird noch auf Papier erstellt und muss dann in Verarbeitungszentren digitalisiert werden. Im Juni 2015 erreichte der Anteil der E-Rechnungen immerhin schon knapp 20%.  


Informationen

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Bundesrat verlangt ab 2016 E-Rechnungen

Ab dem 1. Januar 2016 müssen die Lieferanten der Bundesverwaltung für Beschaffungen, deren Vertragswert mehr als CHF 5'000 beträgt, die E-Rechnung nutzen. Dieser Entscheid berücksichtigt die Bitte der KMU, kleine Rechnungsbeträge von dieser Pflicht auszunehmen. Die Bundesverwaltung wird ihren Lieferanten in der Einführungsphase behilflich sein. Seit 2012 können alle Verwaltungseinheiten der Bundesverwaltung eingehende E-Rechnungen verarbeiten.

Der Grossteil der 700'000 Rechnungen, die der Bund jedes Jahr erhält, wird derzeit auf Papier erstellt und muss zunächst digitalisiert werden. Im Moment erhält die Bundesverwaltung rund 20% der Rechnungen auf elektronischem Wege und sie ist bestrebt, diesen Anteil zu erhöhen. Indem die Lieferanten des Bundes zur E-Rechnung verpflichtet werden, kann sich der Übergang zu dieser Art der Rechnungsstellung in der Schweiz beschleunigen lassen.

In mehreren europäischen Ländern ist die elektronische Rechnungsstellung für die Lieferanten der öffentlichen Verwaltung bereits Pflicht oder es ist ein entsprechendes Vorhaben im Gange.

Letzte Änderung 04.08.2015

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