Ein realistisches Budget hilft, dass am Jahresende nicht ein Resultat herausschaut, das mit den ursprünglichen Voraussagen kaum mehr etwas zu tun hat. Im Zweifelsfall kann es sogar eher etwas zu vorsichtig ausfallen. Zumindest in der Gründungsphase sind die künftigen Kosten und Erträge oft nur schwer abschätzbar. In der anfänglichen Euphorie fliesst häufig Wunschdenken in die Finanzpläne ein:

• Besonders verführerisch ist der so genannte Top-Down-Ansatz, bei dem der eigene Marktanteil und mithin der eigene Umsatz aus dem Marktvolumen abgeleitet wird.

• Auch die konjunkturelle Entwicklung fliesst häufig nicht oder nur ungenügend ein die Planung ein. Erfahrungsgemäss kann man nicht von kontinuierlichen Wachstumsraten ausgehen.

Die verschiedenen Teile des Finanzplans, bzw. des Budgets sollten konsistent und in sich widerspruchsfrei sein. Andernfalls provozieren Sie unangenehme Fragen von ihren Kreditgebern. Zudem erschweren widersprüchliche Informationen auch die eigene Planung.

Basis des Budgets ist der mutmassliche Aufwand (Kosten) und die mutmasslichen Erträge (Einnahmen) des kommenden Jahres. Besteht der Betrieb schon länger, so ist das relativ einfach abzuschätzen, indem die Zahlen des Vorjahres und des laufenden Jahres an die im nächsten Jahr erwarteten Verhältnisse angepasst werden:

• Ist neue Kundschaft zu gewinnen?

• Wie und wo kann man diese neue Kundschaft gewinnen?

• Muss mit dem Wegbrechen bedeutender Kundeninnen und Kunden gerechnet werden?

• Wo können Kosten gespart werden?

• Wo fallen Mehrkosten an?

Fehlen solche Basisinformationen, so ist der Budgetprozess schwieriger, deswegen aber nicht weniger nötig. Zumindest die Kostenseite sollteeinigermassen zuverlässig abgeschätzt werden können.

Bei den Kosten unterscheidet man zwischen den Fixkosten (Miete samt Nebenkosten, Leasing, Versicherungsprämien etc.) und den variablen Kosten, die in direktem Zusammenhang mit der Produktion entstehen (Wareneinkauf, Transport- und Energiekosten, Zölle, etc.).

Mitarbeitende gehören je nach Kategorie zu den fixen oder variablen Kosten: Die Verwaltung (Management, Buchhaltung, Empfang etc.) verursacht Fixkosten, die Mitarbeitenden in der Produktion variable Kosten (vorausgesetzt die Kündigungsfristen sind kurz und das Personal lässt sich flexibel einsetzen).