Die Vorteile der internen Personalbeschaffung liegen auf der Hand: Firmen können Kosten sparen und die Fluktuation senken. Wo interne Karrieremöglichkeiten winken, sind Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter motivierter. Allerdings kann die interne Personalbeschaffung auch zu Unstimmigkeiten führen, beispielsweise wenn mehrere Mitarbeiter mit der freien Stelle geliebäugelt haben. Zudem ist es insbesondere in KMU schwieriger, einem internen Stellenbewerber eine Absage zu erteilen.

Externe Suche

Die externe Personalbeschaffung ist für Unternehmen aufwändiger und somit teurer. Doch sie hat entscheidende Vorteile: Leute von ausserhalb bringen neue Ideen und neues Potenzial in eine Firma. Anderseits kann die Integration der neuen Mitarbeitenden Schwierigkeiten bereiten und lange Einarbeitungszeiten mit sich bringen. Für die externe Personalbeschaffung gibt es verschiedene Möglichkeiten:

• Inserate in Zeitungen oder Fachzeitschriften
• Angebote im Internet
• Mitteilungen an Anschlagbrettern von Hochschulen
• Beizug von externen Beratern
• Abwerben von Konkurrenten (Headhunting)
• Zusammenarbeit mit Regionalen Arbeitsvermittlungsstellen (RAV)
• Anfragen bei Drittpersonen etc.

Personalberater

Wenn eine Firma einen hochqualifizierten Spezialisten oder eine Führungskraft sucht, kann sich der Beizug von Personalberatern lohnen. Diese übernehmen den Löwenanteil der Personalsuche: Inserategestaltung, Mediaplanung, Bewerberauswahl. Die Zusammenarbeit mit Personalberatern empfiehlt sich auch, wenn der Firmenname bei der Personalsuche verschwiegen werden soll. Die Kosten für einen Personalberater können allerdings ein bis mehrere Monatsgehälter der zu besetzenden Stelle betragen.

Personalsuche ist Öffentlichkeitsarbeit

Werbeträger

Wo ein Unternehmen für die Personalsuche inseriert, hängt vom Zielpublikum ab. Sachbearbeiter können über eine Tages- oder Wochenzeitung sowie allgemeine Stellensuchseiten im Internet angesprochen werden. Spezialisten findet eine Firma dagegen eher über Inserate in Fachzeitschriften oder auf branchenspezifischen Internetseiten. Ein Grossteil der Stelleninserate wird heute nur noch online publiziert. Unternehmen sollten freie Stellen deshalb auch auf der eigenen Website publizieren. Es gibt spezielle Suchmaschinen, die regelmässig die Firmenwebsites nach Inseraten absuchen.

Bewerbungen analysieren

Wenn die ersten Stellenbewerbungen eingehen, sollten Unternehmen jedes Bewerbungsschreiben mit einem Zwischenbescheid bestätigen. Danach folgt eine erste Auswahl unter den Stellenbewerbern nach folgenden Kriterien:

• Eignung für die ausgeschriebene Stelle
• Ausbildung
• Branchenkenntnisse
• Beruflicher Werdegang
• Besondere Kenntnisse

Wichtig ist zudem eine formale und inhaltliche Beurteilung des Bewerbungsschreibens. Inhaltlich sollte ein Bewerbungsschreiben:

• an das Inserat anknüpfen
• die wichtigsten Informationen über den Bewerber enthalten
• die Motive für die Bewerbung darlegen
• das Interesse an einem Gespräch ausdrücken

Formale Aspekte können sein: Sind die Informationen prägnant und klug geordnet oder nicht? Ist das Schreiben kurz, knapp und präzis oder weitschweifig und langatmig? Wie ist das sprachliche Niveau? Kernstück der Bewerbung ist der Lebenslauf. Er sollte folgende Punkte enthalten:

• Personalien, Familienstand und Adresse
• Schulen
• berufliche Ausbildung
• Prüfungen
• berufliche Tätigkeiten und Fähigkeiten
• Weiterbildung
• Freizeit und Interessen
• Selbsteinschätzung

Dritter Bestandteil einer Bewerbung sind die Zeugnisse - von Schulen und Ausbildungsstätten und auch von bisherigen Arbeitgebern. Arbeitszeugnisse enthalten Angaben über die Dauer des Arbeitsverhältnisses, die Tätigkeiten des Bewerbers sowie eine Beurteilung der Leistungen und des Verhaltens. Arbeitszeugnisse müssen laut Gesetz grundsätzlich wohlwollend formuliert sein. Das heisst: Sie sind in der Regel positiver als die wirkliche Leistung. Wichtig ist auch eine Beurteilung dessen, was nicht im Zeugnis steht, zum Beispiel Angaben über die Führungsqualität bei einem leitenden Angestellten. Bringt ein Stellenbewerber nur eine Arbeitsbestätigung und kein eigentliches Zeugnis mit, hat das Arbeitsverhältnis in der Regel mit Unstimmigkeiten geendet.

Nach der Analyse der Stellenbewerbungen muss sich das Unternehmen entscheiden: Wer wird zu einem Bewerbungsgespräch eingeladen, wer bekommt eine Absage, wer wird "als Reserve" zurückbehalten, für den Fall, dass der Wunschkandidat die Stelle doch nicht annimmt? Abgewiesene Stellenbewerber sollten in jedem Fall eine kurze, nicht allzu stark standardisierte Absage erhalten und ihre Bewerbungsunterlagen zurück bekommen.

Das Bewerbungsgespräch

Keine Anstellung ohne Interview. Auch KMU müssen sich gründlich darauf vorbereiten. Die eingereichten Bewerbungsunterlagen sollten genau durchgesehen und Fragen notiert werden, auf die unbedingt eine Antwort gewünscht wird. Alle für die Anstellung wesentlichen Punkte darf ein Unternehmen erwähnen. Weitergehende Fragen beispielsweise zum privaten Umfeld müssen von Bewerbern nicht beantwortet werden. Gesundheitliche Probleme müssen Stellenbewerber nur angeben, wenn sie die Gesundheit von anderen gefährden oder die ausgeschriebene Stelle keine körperlichen Beschwerden zulässt.

Ein gut strukturiertes Bewerbungsgespräch hilft allen Beteiligten. Im Zentrum sollten Fragen stehen über:

• Werdegang des Bewerbers oder der Bewerberin
• Besonderes Wissen, spezielle Fähigkeiten
• Grund des letzten Stellenwechsels
• Persönliche und berufliche Ziele
• Stärken und Schwächen
• Erwartungen an die Stelle
• Flexibilität (Einsatz, Arbeitsweg etc.)
• Lohnvorstellungen

Anschliessend soll der Kandidat genaue Informationen zur ausgeschriebenen Stelle erhalten: Aufgabe, Erwartungen an die Kandidaten, Arbeitsort, Vorgesetzter, Team und Anstellungsbedingungen. Ein stichwortartiges Protokoll hilft bei der Nachbearbeitung und der weiteren Selektion. Vielversprechende Bewerber werden zu einem zweiten Gespräch eingeladen. Hier können Sie den gewonnenen Eindruck vertiefen und allenfalls den direkten Vorgesetzten miteinbeziehen.

Stellenantritt

Der erste Eindruck ist oft der prägendste. Das gilt auch bei der Personalbeschaffung. Ein Unternehmen sollte deshalb den Eintritt eines neuen Mitarbeiters oder einer neuen Mitarbeiterin umfassend vorbereiten.

Vor dem ersten Arbeitstag sollten die bisherigen Mitarbeitenden über den Eintritt informiert sein. Der neue Arbeitsplatz sollte vorbereitet sein und die notwendige Infrastruktur sowie das Arbeitsmaterial bereitstehen. Auch interne Unterlagen wie Organigramme sollten im Voraus angepasst werden.

Am ersten Arbeitstag ist eine Vorstellungsrunde des neuen Mitarbeiters oder der neuen Mitarbeiterin gegenüber dem Team und den übrigen Bezugspersonen unabdingbar. Am Ende der ersten Arbeitswoche sollte ein Feedbackgespräch geführt werden. Am Ende des ersten Monats sollte es wiederholt werden.

Probezeitgespräch

Am Ende der Probezeit führt der Vorgesetzte mit dem neuen Mitarbeitenden ein Probezeitgespräch. Zentraler Punkt dabei ist, ob das Arbeitsverhältnis definitiv weitergeführt wird. Dabei sollen die Erfahrungen der ersten Arbeitsmonate bilanziert werden. Der Vorgesetzte beurteilt zudem Leistungsbereitschaft, Leistungsvermögen oder auch die Eingliederung ins Team.

Der Mitarbeitende soll seinerseits die erste Zeit zusammenfassen und Auskunft geben über Fragen wie: Entspricht die Stelle seinen Vorstellungen? Wie ist die Einarbeitung verlaufen? Wie ist die Position innerhalb des Teams?