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"Jedes KMU sollte sich eine Lohnbuchhaltungssoftware zulegen"

Der Verein swissdec hat einen Standard entwickelt, der den Unternehmen die Lohndeklaration erleichtern soll. Geschäftsführer Ernst Stalder erklärt, wie man mit der Software Zeit und Geld spart.

Unternehmen kennen das Problem sehr gut: Die Übermittlung der Lohndaten an die Sozialversicherungen und Behörden kann komplex werden und viel Zeit in Anspruch nehmen. Normalerweise werden für dieses administrative Verfahren Papierformulare verwendet, die der Arbeitgeber für jeden Empfänger getrennt ausfüllen muss. Swissdec, das Qualitätslabel für Lohnbuchhaltungssysteme, wollte das ändern. Der Verein hat einen Lohnstandard mit dem Namen ELM (Einheitliches Lohnmeldeverfahren) entwickelt, der eine einheitliche und automatisierte Übermittlung der Lohndaten via Internet gewährleistet.

Was ist ELM und an wen richtet es sich?

Ernst Stalder: Mit den swissdec-zertifizierten Lohnprogrammen, die mit ELM kompatibel sind, werden die Lohndaten ein einziges Mal aufbereitet und nicht wie bisher für jeden Empfänger getrennt. Mit einem Mausklick wählt das Unternehmen aus, an wen die Daten geschickt werden sollen, woraufhin diese über eine verschlüsselte Verbindung übermittelt werden. Die Empfänger erhalten jeweils nur die Informationen, die ihnen rechtlich und vertraglich zustehen. Dies wird durch einen sogenannten Distributor sichergestellt. Er hat die Aufgabe, die Lohndaten auf ihre Gültigkeit zu überprüfen, die Informationen je nach Empfänger zu filtern und die Daten zu versenden, ohne sie jedoch zu speichern. Die Verwendung einer solchen Software ist freiwillig. Die bisher verwendeten Papierformulare behalten ihre Gültigkeit.

Wer sind die Lohndatenempfänger?

Stalder: Dazu gehören 70 Ausgleichskassen und 13 Versicherungsgesellschaften. Ausserdem die Suva, das Bundesamt für Statistik sowie die Steuerverwaltungen der Kantone Bern und Waadt. Ab 2013 wird das Verfahren auf alle Kantone ausgeweitet.

Wie viele Unternehmen haben den Lohnstandard ELM bisher übernommen?

Stalder: Rund 10'000 Firmen aus allen Branchen, was etwa 1,2 Millionen Menschen entspricht.

Was für eine Software müssen die Unternehmen benutzen?

Stalder: Es gibt mehr als 90 swissdec-zertifizierte Lohnprogramme, darunter die von SAP, Abacus, Sage Suisse, Soreco und Primevision. Swissdec unterstützt die Softwarehersteller und die Lohndatenempfänger in Form von Beratung und Infrastruktur.

Was kostet die Einführung von ELM?

Stalder: Das Unternehmen muss nur die Kosten für die Lizenz des swissdec-zertifizierten Lohnprogramms tragen. Die benötigte Infrastruktur für den Datenschutz und die verschlüsselte Übertragung stellt der Verein kostenlos zur Verfügung.

Wie gewährleisten Sie die Vertraulichkeit der Daten?

Stalder: Die Sicherheitsanforderungen sind natürlich sehr hoch, in Anbetracht der Menge der übermittelten Daten und der Risiken von Persönlichkeitsverletzungen. Die Übermittelung von Lohndaten an den Distributor ist nur mit einem swissdec-zertifizierten Lohnprogramm möglich. Die Lohndaten werden daher signiert und verschlüsselt übermittelt. Externe Audits stellen sicher, dass die Prozesse und Verfahren eingehalten werden.

Sie haben zum zweiten Mal das Qualitätslabel SQS erhalten. Was ist das?

Stalder: Gemäss den revidierten Bestimmungen im Datenschutzgesetz, die am 1. Januar 2008 in Kraft getreten sind, können Unternehmen ihre Datenbearbeitung von Drittanbietern zertifizieren lassen, um deren Sicherheit zu garantieren. In diesem Zusammenhang hat der Verein swissdec im November 2008 das Datenschutzgütesiegel GoodPriv@cy der Firma SQS für die Förderung der Transparenz und die Sicherung der Qualität der Datenbearbeitung erworben. Die Rezertifizierung erfolgte am 18. Mai 2011.

Hat der Verein swissdec neben ELM noch andere Tätigkeitsbereiche?

Stalder: Wir zertifizieren Lohnbuchhaltungssysteme und beraten Lohnsoftwarehersteller. Ausserdem stellen wir dem IT-Service von Swisscom einen Distributor zur Verfügung. Des Weiteren planen wir die Entwicklung von Programmen für die Quellensteuer und den Aufbau einer Infrastruktur für die Authentifizierung von Kunden im Zusammenhang mit der Mehrwertsteuer.

Überlegen Sie, weitere Programmtypen für verschiedene administrative Verfahren zu entwickeln?

Stalder: Wir planen, bis Ende 2013 über die schweizerische Datenaustauschplattform sedex die Quellensteuer für alle Kantone zu integrieren. Bis 2014 wollen wir unsere Standards auf die Fälle Unfall, Krankheit, Militär und Mutterschaft ausweiten. Ausserdem planen wir die Entwicklung von Systemen für die Übermittlung von Steuerdaten wie der Mehrwertsteuer.

Haben Sie den Unternehmerinnen und Unternehmern in der Schweiz etwas Wichtiges zu sagen?

Stalder: Jedes KMU sollte sich eine Lohnbuchhaltungssoftware zulegen und die Einführung digitaler Verfahren beschleunigen. Das hat sehr viele Vorteile: Die Lohndaten werden nur einmal eingetragen. Das Lohnprogramm stellt automatisch für jeden Empfänger alle relevanten Daten zusammen. Hinzu kommt, dass durch die korrekte Berücksichtigung der gesetzlich definierten Werte, also zum Beispiel des Maximallohns, das Risiko sinkt, Prämien für zu hohe Löhne zu zahlen. Was enorm abnimmt, ist die Zahl der Stunden, die mit der Übermittlung der Daten verbracht werden, sowie die damit verbundenen Verwaltungskosten. Mit der Software können die Lohndaten von 30'000 Personen gleichzeitig übermittelt werden! Unternehmen mit mehr als 2'000 Angestellten werden begleitet, damit die Übermittlung möglichst effizient erfolgt.
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Zuletzt aktualisiert am: 21.03.2012

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Zur Person/Firma

Ernst Stalder hat die Geschäftsführung des Vereins swissdec seit der Gründung im Jahr 2007 inne. Ausserdem ist er Bereichsleiter bei der Suva, wo er 1980 als Underwriter einstieg und später als Projektleiter in den Bereichen Versicherungen und Internet tätig war.

Seine Aufgabe bei swissdec besteht darin, die Geschäftsstelle zu führen und den Vorstand zu unterstützen. Er organisiert Netzwerke und stellt die strategische Ausrichtung für künftige Entwicklungen sicher. Hinzu kommt die Organisation von Veranstaltungen wie dem Forum swissdec am 23. Mai im Stade de Suisse, wo Lohnsoftwarehersteller und Lohndatenempfänger zusammenkommen.

Der Verein swissdec ist ein nicht gewinnorientiertes Gemeinschaftsprojekt mehrerer unabhängiger Partner und das Qualitätslabel für Lohnbuchhaltungssysteme. Die Mitglieder und Träger des Vereins swissdec sind die Suva, die Organisation eAHV/IV, die Schweizerische Steuerkonferenz und der Schweizerische Versicherungsverband (SVV). Das Bundesamt für Statistik unterstützt die Ziele von swissdec im Rahmen eines Partnervertrags.